Rutiinit ja automatisointi – salaisuus parempaan työtehoon ja tuloksellisuuteen

Ihmiset tekevät päivittäin tuhansia asioita, joihin ei tarvita tahdonvoimaa. Aamu alkaa kahvinkeitolla ja jatkuu ajomatkalla töihin. Molemmat ovat monimutkaisia operaatioita, joista on ajan saatossa muotoutunut rutiineja. Ne hoituvat ajattelematta – automaattisesti. Nämä rutiinit ovat kuitenkin salaisuus suurempaan työtehoon. Mitä useampi työtehtävä hoituu automatiikalla, sitä paremmin tahdonvoimaa riittää vaativampiin tehtäviin.

Rutiinit luovuuden mahdollistajana

Sanassa rutiini on harmillisen ikävä kaiku. Rutiinit mielletään usein vastakohdaksi luovalle elämälle. Ajatus on kuitenkin virheellinen, koska toistuvat käytännöt säästävät aikaa ja pikemminkin mahdollistavat luovuuden kuin häiritsevät sitä. Tutkimuksissakin on havaittu, että poikkeuksellisen luovien ja tuotteliaiden ihmisten elämää ryhmittävät vankat, stereotyyppiset rutiinit. Perusrutiinien ja niiden tukena käytettävien työvälineiden vakiointi ja digitalisointi ovat hyödyllisiä siksi, että silloin vapautuu aikaa haasteellisempiin tehtäviin, jotka usein koetaan, jopa hauskemmaksi ja erilaiseksi tekemiseksi.

Rajanveto rutiineihin ja mielekkääseen haasteelliseen työelämään ei toisaalta ole yksinkertaista. Tämä siksi, että ovathan monet toistuvista rutiineista samankaltaisena toistuvia, kuten esimerkiksi päivittäinen laskujen käsittely, asiakastietojen päivittäminen, yhtenäisten raportointikäytäntöjen noudattaminen tai myyntiprosessin dokumentointi. Toistuvat toimet ovat samalla myös niitä asioita, joista mielekäs työelämä pitkälti syntyy.

Koettiinpa rutiinit itsessään palkitseviksi tai ei, niissä ei ole kyse pelkästään ajallisesta, vaan myös emotionaalisesta hyödystä. Yrityksissä koetaan paljon turhautumia koskien sitä, kuka tekee, mitä tekee ja miten tekee milloinkin – ja sitä pitääkö asioita suunnitella vai olla impulsiivisia. Arvailun sijaan yrityksissä kannattaa sopia yhteiset ja yhtenäiset käytännöt, jotka ovat varmoja työyhteisön ja sen ilmapiirin pelastajia sekä suoraan tuloksellisuuteen vaikuttava tekijöitä.

Enemmän aikaa, energiaa ja työmotivaatiota

On muistettava, että joskus rutiinit rajoittavat ja pelkistä rutiineista koostuva työelämä ei ole motivoivaa. Siitä huolimatta huomaamme käytäntöjen yhtenäistämisen ja tehostamisen järkevyyden. Olenko tehnyt toimenpiteen kerralla oikein? Esimerkiksi tiedostanko oikein nyt asiakashallintajärjestelmään tekemäni tilauksen vaikutuksen laskutukseen, raportointiin, asiakaskannattavuuteen ja yritykseni tuloksellisuuteen?

Sen lisäksi, että rutiinit ja mahdollisimman pitkälle viety järjestelmäautomaation hyödyntäminen vapauttavat aikaa ja energiaa, ovat ne hienoja myös siksi, että niiden varaan rakentuvat erilaiset onnellisuutta lisäävät taidot. Haasteiden sekä osaamisen oikeasta kohdentamisesta ja tasapainosta syntyvät flow-kokemukset eivät olisi mahdollisia ilman niiden taustalla vaikuttavia itsestään sujuvia, automatisoituja, yhtenäisiä osatekijöitä. Ja mitä korkeampien taitojen tasolle rutiinit yltävät, sitä luovemmaksi, vapaammaksi ja rikkaammaksi työelämä käy.

Yrityksissä rutiinien ja automaation oikeanlaista hyödyntämistä helpottavat toiminnanohjaukseen liittyvien järjestelmien ja ulkoistettujen palveluiden ratkaisut, jotka rakennetaan kunkin yrityksen ja sen toimialan tarpeiden mukaisesti. Yrityksillä on nykyään entistä parempi mahdollisuus päättää miten, missä ja milloin liiketoiminnan rutiineja hoidetaan sekä siitä, mikä sopii yrityksen ja sen työntekijöiden käytäntöihin parhaiten. Me Vismalla autamme mielellämme yritystäsi niin päivittäisten kuin kriittistenkin liiketoiminnan rutiinien tuloksellisessa hoitamisessa.

AnittaSimonen

Anitta Simonen

Palvelujohtaja, KLT
Visma Services Oy
www.visma.fi

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: