Pienyrittäjä, KonMarita taloushallintosi

Vieläkö kaappisi pullistelevat mappeja ja työpöytäsi paperilappuja? Mikäli mappeja kertyy taloushallinnon hoitamisesta enemmän kuin yksi vuodessa on aika KonMarittaa taloushallintosi, eli siirtää se sähköiseksi.

KonMari-menetelmän tarkoituksena on jättää jäljelle vain ne tavarat, jotka tuottavat sinulle iloa, järjestää koti kerralla kuntoon ja tämän avulla pitää se siistinä jatkossakin. Nurkissa pölyttyvät mapit tuskin tuovat kenellekään yrittäjälle iloa. Onni löytyy siitä, että saa keskittyä omaan toimintaansa ja taloushallinnon prosessien sähköistäminen tuo tähän ratkaisun.

Asiakkaanamme toimii monia pieniä yrittäjiä esimerkiksi kauneusalalta, lemmikkiliikkeen pitäjästä markkinointipalveluiden tarjoajaan. Nämä asiakkaat ovat aloittaneet meillä suoraan sähköisinä, hoitaen itse esimerkiksi osto- ja myyntilaskutuksen. Meidän tehtäväksi jää silloin hoitaa ainoastaan pääkirjanpito. Jos asiakkaalta itseltään löytyy jo valmiiksi innostusta tai kiinnostusta sähköisyyteen, on ajatuksen myyminen tietysti varsin helppoa. Myös oma innostus asiaan auttaa saamaan luottamuksen ja sittenhän kyse on enää vain tekemisestä.

Koettele nykyisiä työtapojasi

Meille itsellemmekin Profitaksella sähköisyys vaati hieman opettelua. Aluksi myönnän kokeneeni jopa pientä muutosvastarintaa. Olin niin tottunut katsomaan asioita papereilta, että tietokoneen näytölle siirtyminen vaati hieman totuttelua. Aloitin siirtämällä muutaman kokeilunhaluisen asiakkaan käyttämään Visma Fivaldia. Moni asia vaati aluksi hieman miettimistä, mutta nyt sähköisyydestä on tullut tapa, josta emme halua luopua. Toki meillä on vielä muutamia asiakkaita, joita en näen järkeväksi siirtää sähköisyyteen. Määrä vähenee koko ajan ja asiakkaiden oma-aloitteinen kiinnostuminen on selvästi kasvanut.

Sähköisyyteen siirtyminen vaatii sen, että uskaltaa lähteä koettelemaan nykyisiä työskentelytapoja – sitähän se KonMaritus on, vanhasta luopumista. Jos sähköisyyden hyödyt edelleen mietityttävät, kannattaa suosituksia lähteä hakemaan omilta kollegoilta. Mikään ei vakuuta paremmin kuin tarinat tosielämästä. Esimerkkinä voit katsoa asiakkaidemme tarinat “Sähköisyys kasvattaa kirjanpidon merkitystä yrittäjälle” sekä “Tilitoimiston ja asiakkaan yhteinen ohjelmisto säästää virheiltä”.

Sähköisyys tuo vapautta työskentelyyn

Meille ja asiakkaillemme sähköisyys on tuonut juuri niitä etuja, joita yleensä hehkutetaan: sähköinen taloushallinto on ajasta ja paikasta riippumatonta. Sähköisyys mahdollistaa sen, ettei meidän ja asiakkaiden aikataulujen tarvitse osua ollenkaan yksiin ja asiat hoituvat. Meidän kolmen hengen tilitoimistossa on vapaus tehdä töitä silloin kun haluaa ja samoin sähköiset asiakkaamme voivat hoitaa rutiinit oman mielensä mukaan ja seurata yrityksen taloudellista tilannetta vaikka päivittäin reaaliajassa.

Raportointi onkin sähköisen taloushallinnon parhaita puolia, jos siis oman yrityksen talouden tila yhtään kiinnostaa. Kirjanpidon selailusta pääsee porautumaan vaikka tositetasolle asti. Jos siis vaikka markkinointikulujen suuruus mietityttää, on mahdollista päästä tapahtumatasolle asti tarkastelemaan, mihin rahaa on käytetty. Raportteja voi ajastaa saapumaan omaan sähköpostiin tai seurata tilannetta suoraan Dashboardin graafisilta raporteilta.

Näin KonMaritat taloushallintosi:

1. Tarkastele nykyistä tilannettasi

Kertyykö taloushallinnon tositteista enemmän kuin yksi mappi? Syntyykö myyntilaskuja useampia? Sattuuko ostolaskujen kanssa virheitä, maksetaanko niitä vahingossa tuplana? Jos vastasit yhteen tai useampaan kohtaa kyllä, on sähköistäminen perusteltua.

2. Sähköistä yksi tai useampi prosessi

Osto- tai myyntilaskujen sähköistäminen on yleensä helpoin tapa aloittaa prosessi. Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla, vaan sähköistyminen onnistuu vaiheittain, jolloin voit opetella uutta asia kerrallaan. Todennäköisesti ensimmäisen prosessin sähköistämisen jälkeen olet jo niin vakuuttunut, että jatkoa seuraa!

3. Nauti sähköisyyden eduista ja pysy perillä yrityksesi talouden tilasta

Sähköistäminen puhdistaa työpöydän paperista ja hyllyt mapeista. Jos vieroitusoireet paperista kasvavat liian suuriksi, voit välillä tulostaa raportin hypisteltäväksi. Kohta kuitenkin huomaat nauttivasi tilanteesta.