Osa 1: Parempaa sopimushallintaa

Kilpailutuksesta sopimukseen

Tapa tehdä hankintoja niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla elää murrosvaihetta. Enää ei riitä, että osaa kilpailuttaa oikein, vaan hankintatoimen tulee myös kyetä tehokkaasti seuraamaan, että yhä laajeneva toimittajakaarti pysyy sopimuksissaan.

Tämä blogikirjoitus käsittelee asiakashaastatteluiden avulla havaitsemiamme  sopimusseurannan haasteita. Käsittelemme myös tehokkaan sopimushallintatyökalun tarjoamia hyötyjä, ja miten uunituore Visma Contract Lifecycle Management (CLM) sisältää nipun työkaluja joiden avulla toimittajien ja sopimusten KPI:t (suorituskykyseuranta), kehitys sekä niihin kohdistuvat toimenpiteet saadaan jalkautettua tehokkaasti sopimusten parissa työskenteleville.

Mitä on hyvä kilpailutus?

Onko hyvä kilpailutus sitä, että saadaan pienimmät mahdolliset hinnat? Vai sitä, että kilpailutuksen loppusuoralla on saatu puristettua toimittajista viimeiset mehut irti?   

Tehokkaan kilpailutuksen lopputuloksena tulee olla palvelun tai tavaran hankinta kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisilla kustannuksilla, mutta vastaako saatu palvelu aina hintaansa? Organisaatiot käyttävät valtavasti resursseja vaatimusten laatimiseen ja pisteytykseen, mutta käytämmekö riittävästi aikaa vaatimusten seurantaan? Onko siihen edellytyksiä?

Mitä kilpailutuksen jälkeen?

Laki julkisista hankinnoista, ja eri sidosryhmien yritysten sekä julkissektorin hankintatoimille asettamat vastuullisuusvaatimukset tarkoittavat sitä, että kategoriapäälliköiden tulee jatkossa pitää sekä itsensä että toimittajat varpaillaan. Riittääkö, että toimittaja lupaa kilpailutusvaiheessa toimivansa vastuullisesti sopimuskauden ajan? Riittääkö, että toimittaja sitoutuu toimituslupauksiin, KPI-mittareihin, hinnoittelumalleihin ynnä muihin? Pitäisikö näitä myös seurata?

Mitä tarkoitetaan sopimuksen elinkaarihallinnalla?

Sopimushallinta on kattava termi, jolle löytyy lukuisia nimiä niin suomeksi kuin kansainvälisesti. Kansainväliset termit, kuten Supplier Performance Management, Contract Compliance ja Contract Lifecycle Management, ovat tuttuja hankintoja tekeville. Olemme Vismalla vuoden ajan tarkastelleet, mitä haasteita sopimushallinta asettaa avainhenkilöille, ja keskustelleet asiakkaidemme kanssa, miten he haluaisivat parantaa sopimushallintaa, mikäli heillä olisi sopivat työkalut käytössään. Yli 50 organisaatiota haastateltuamme olemme todenneet, että haasteet ja kipupisteet ovat hyvin pitkälle universaalit, riippumatta siitä onko kyseessä kansainvälinen lääkeyhtiö tai pieni kunta.

Seuraavan kirjoitukseni teemana on sopimushallinnan kuusi haastetta. Pysy kuulolla.

Niko Kytö myyntijohtaja Visma Enterprise OyNiko Kytö
myyntipäällikkö
Visma Enterprise Oy
niko.kyto@visma.com

 

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: