Valtiokonttori on arvioinut, että sähköisiin kuitteihin siirtyminen säästää yrityksiltä vuositasolla noin 800 miljoonan euron edestä työkustannuksia. Rahallisten ja ajallisten säästöjen lisäksi uudistus säästää myös hermoja, sillä tällä hetkellä prosessi on harvinaisen turhauttava: kun työntekijä tekee korttioston, tapahtuma saapuu sähköisenä järjestelmään, mutta kuitti ei. Se on edelleen paperisena jossain. Sähköisiin kuitteihin siirtyminen tarkoittaa sitä, että kuitti saadaan tuotua valittuun järjestelmään ostotapahtuman kyljessä. Näin päästään eroon skannailusta ja hukattujen kuittien metsästämisestä lopullisesti.
Tämän mission eteen työskentelee myös Visman kulu- ja matkalaskujärjestelmä M2:n tuotepäällikkö Jani Vertanen. Hän on osa parhaillaan käynnissä olevaa RTECO-työryhmää, joka selvittää, miten yritykset pääsevät kuittirumbasta eroon käytännössä. Näillä näkymin muutos häämöttää jo aivan nurkan takana.
Kuittien käsittely vie yrityksiltä yli 183 henkilötyövuotta vuodessa
Yhdessä M2-tiiminsä kanssa Jani on laskenut paljonko kuittien käsittely vie yrityksiltä aikaa. Alkuun he tekivät arvion siltä pohjalta, että jokaisen kuitin käsittely veisi työntekijältä vain kaksi minuuttia. Pian kuitenkin todettiin, että prosessi on huomattavasti työläämpi.
– Yleensä kuitit ovat ruttuisia ja niiden etsimiseen kuluu runsaasti aikaa. Sitten kuitista otetaan kuva ja sen jälkeen se liitetään osaksi kululaskua. Tämän jälkeen joudutaan yleensä vielä tekemään kaiken maailman tiliöinnit ja pilkkomaan kuitin kulut useampaan osaan.
Esimerkiksi hotelliyöpymisen kuitilla saattaa olla mukana varsinaisen yöpymisen lisäksi myös aamiainen ja parkkimaksu. Näillä kaikilla on eri arvonlisäveroprosentti, jonka vuoksi ne täytyy eritellä kululaskussa omille riveilleen.
M2-tiimin uusien laskelmien mukaan yhden kuitin käsittelyyn kuluukin jopa kymmenen minuuttia. Saatavilla ei ole tarkkaa dataa siitä, paljonko Suomessa toimivilla yrityksillä syntyy kuitteja yhteensä, mutta pelkästään M2:n läpi kulkee noin 1,6 miljoonaa kuittia vuodessa. Jo näiden kuittien käsittelyyn kuluu yrityksissä 275 000 tuntia. Henkilötyövuosiksi muutettuna tämä tarkoittaa 183 vuotta.
Tähänkin on laskettu mukaan vain yhden työntekijän panos, ei sitä aikaa joka kuluu taloushallinnossa valmiin kululaskun tarkistamiseen. Kuitti kun kiertää yrityksen sisällä vielä asiatarkastajien ja hyväksyjien kautta.
– Usein kululaskuilla ja kuiteilla päädytään pelaamaan ping pongia; ne seilaavat matkustajan ja asiakastarkastajan välillä pahimmillaan monta kertaa, Jani summaa.
Ympäristö hyötyy sähköisistä kuiteista
Paperisilla kuiteilla on myös suuri vaikutus ympäristöön. Kuluuhan kuittien valmistamiseen melkoinen määrä puuta ja vettä. Puhumattakaan jätevuorista, joita paperikuitit jättävät jälkeensä.
– Jos kaikki sujuisi sulavasti, kuitit kierrätettäisiin muun paperijätteen joukossa. Tämä on kuitenkin valitettavan harvinaista, Jani huomauttaa.
Tyypillisesti kuitti rutataan kuvan ottamisen jälkeen taskun pohjalle ja sieltä se kulkeutuu lopulta sekajätteeseen. 1,6 miljoonasta kuitista syntyy tällöin saman verran jätettä kuin 6000 asukkaan kunta tuottaa vuodessa.
Rikastettu data luo yrityksille uusia mahdollisuuksia
Säästöjen lisäksi sähköiset kuitit toimivat avoimena ovena uusille mahdollisuuksille ja palveluille. Näistä kiinnostavimpana Jani mainitsee rikastetun datan, jonka avulla kuittien yhteyteen saadaan liitettyä arvokasta lisätietoa. Tuotteen tai palvelun myyjä voi tällöin liittää sähköiseen kuittidataan esimerkiksi tiedon siitä, kuinka paljon hyödykkeen tuottaminen tuotti hiilidioksidia. Näin yritys voi laskea paljonko kyseisen hyödykkeen ostaminen kerryttää yrityksen hiilijalanjälkeä.
Tämän datan avulla on mahdollista opastaa työntekijöitä tekemään fiksumpia valintoja. Esimerkkinä tästä Jani mainitsee matkasuunnitelmat, joita muun muassa valtionhallinnon työntekijät tekevät ennen työmatkaa.
– Rikastetun datan avulla voitaisiin laskea, täyttääkö suunniteltu matka etukäteen määritellyt vastuullisuuden periaatteet. Jos ei, matkalaskujärjestelmä voisi ehdottaa vaihtoehtoisia ratkaisuja, kuten auton korvaamista junalla niin, että suunnitelma saadaan takaisin vihreän puolelle.
M2 siirtyy tukemaan sähköisiä kuitteja vuoden 2021 alussa
Muutoksen läpiviennissä suurin vastuu on valtionhallinnon lisäksi palveluntarjoajilla (ns. kuittioperaattoreilla), joiden tehtävä on tuoda uudet palvelut ja mahdollisuudet yritysten saataville.
– Yrityksillehän tämä on siinä mielessä helppoa, että palveluntarjoajat hoitavat muutoksen heidän puolestaan. Heidän täytyy vain varmistaa, että käytössä olevat järjestelmät tukevat sähköisiin kuitteihin siirtymistä, Jani toteaa.
Myös M2:n kehitystiimissä paiskitaan töitä sen eteen, että uudistuksesta saataisiin paras hyöty irti. Järjestelmästä ilmestyykin jo alkuvuodesta 2021 ensimmäinen sähköistä kuittidataa tukeva versio. Ensimmäisen version jälkeen on odotettavissa runsaasti muitakin parannuksia, jotka nojaavat automaatioon ja tekoälyyn.
M2:n kehitystiimin tavoitteena on nimittäin rakentaa 90–100 prosenttisesti automaattinen kulu- ja matkalaskuprosessi. Tällöin järjestelmä hoitaa suurimman hartiatyön, ja työntekijän vastuulle jää pääosin eri asioiden kuittaaminen.
Esimerkiksi aiemmin mainitussa hotelliyöpymisessä voitaisiin hyödyntää rakenteellista kuittidataa, joka purkaa yöpymisen, parkkimaksun ja aamiaisen automaattisesti omille riveilleen, omien arvonlisäprosenttien alle. Tämä tulee nopeuttamaan työntekijän arjen lisäksi myös tarkistukseen kuluvaa prosessia.
– Organisaatioissa ei tarvitse enää tulevaisuudessa olla erillistä henkilöä, joka tarkistaa ovatko muut tehneet asioita oikein. Järjestelmä pystyy tarkistamaan jo tietoja syötettäessä, onko kululaskussa kaikki kunnossa vai puuttuuko sieltä jotain oleellista.
Tulevaisuudessa tekoäly helpottaa kululaskujen käsittelyä entisestään
Jani väläyttelee M2-tiimin visioita myös pidemmälle tulevaisuuteen. Tiimin tavoitteena on tuoda tekoäly kiinteäksi osaksi kulu- ja matkalaskuprosessia jo vuoden 2022 tienoilla. Tekoälyn avulla voitaisiin rakentaa työntekijöille entistä enemmän asioita valmiiksi. Tästä esimerkkinä hän mainitsee olemassa olevan datan entistä tehokkaamman hyödyntämisen.
– Osa kalentereista osaa jo nyt poimia esimerkiksi lentovarauksen tiedot työntekijän sähköpostista omaksi kalenterimerkinnäksi. Me voisimme aivan yhtä hyvin napata nämä tiedot M2:een ja perustaa matkalaskun pohjan työntekijälle valmiiksi. Ja tämä on vasta alkua.
eKuitti vie paperilaskut historiaan automatisoi kuluhallinnan ja matkalaskut inhimillisten virheiden ja viiveiden ulottumattomiin.
