Suojaudu ostolaskuhuijauksilta

Kirjoitimme blogissamme jokin aika sitten maksuhuijauksista, ”Loma ilman huolta maksuhuijauksesta”, joissa huijari lähestyy huijattavaa kiireellisellä sähköpostilla, yleensä yrityksen johdon nimissä, ja kehottaa maksamaan laskun. Laskutushuijaukset jatkuvat ja muuttavat muotoaan yhä kekseliäisemmiksi. Mikäli postilaatikostasi varastettaisiin paperinen ostolasku ja siihen vaihdettaisiin taidokkaasti uudet tili- ja viitenumerot huomaisitko sen ennen laskun maksamista?

Poliisi on ilmoittanut etenkin Satakunnan alueella yleistyneistä laskuhuijauksista, jotka koskevat kaiken kokoisia, mutta etenkin pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Huijaus toimii seuraavan kaavan mukaisesti. Huijari varastaa toimittajan tekemän myyntilaskun sen lähetysvaiheessa postilaatikosta, postinjakelun aikana tai vastaanottavan postilaatikosta. Hän kopioi laskun ja vaihtaa pankkitili- sekä viitenumerot ja toimittaa laskun sitä odottavalle asiakkaalle. Pahaa aavistamaton yrittäjä maksaa laskun huijarin pankkitilille. Teko paljastuu parin viikon viiveellä, kun yrittäjä saa perintäkirjeen viivästyskuluineen oikealta toimittajalta, joka ei ole saanut rahoja sopimuksen mukaisesti.

Mikäli joudut huijauksen kohteeksi, tee rikosilmoitus. Ostolaskuhuijauksilta voi myös suojautua tehokkaasti mikäli vältät paperirumbaa ja toimit sähköisesti.

Toimi sähköisesti

Näin vältyt uusimmalta ostolaskuhuijaukselta:

  1. Ota käyttöön sähköinen ostolaskujen vastaanotto ja käsittely. Suosi aina ensisijaisesti verkkolaskun vastaanottoa, jolloin kukaan ei pääse kirjekuoreen käsiksi matkalla. Mikäli toimittaja ei voi lähettää verkkolaskua, vastaanota ostolasku skannauspalveluun, jolloin saat itsellesi laskun sähköisessä muodossa.
  1. Hyödynnä automatiikkaa ostolaskun tarkistuksessa. Aktivoi käyttämässäsi järjestelmässä toimittajan pankkitilin tarkistus. Mikäli sähköisesti vastaanotetussa ostolaskussa oleva toimittajan pankkitilinumero poikkeaa toimittajatietojen taakse asetetusta tilinumerosta, järjestelmä hälyttää automaattisesti poikkeamasta. Varmista, että käyttämäsi ohjelmisto tukee tätä. Mikäli kyseessä on uusi toimittaja, varmista pankkitilin oikeellisuus samalla kun sovit laskutusasiakkuudesta ja rekisteröit tiedot.
  1. Hyväksy ja klikkaa lasku turvallisesti maksuun ilman pelkoa siitä, että rahasi päätyvät vääriin käsiin. Bonuksena yrityksesi tuloslaskelma ja kassavirtalaskelma päivittyvät laskun käsittelyn myötä ja voit seurata yhtiösi tilannetta reaaliajassa. Hyödynnä ostolaskuraportteja: vuosilaskutustiedot ja vanhojen laskujen selailu ovat kätevästi aina käytettävissäsi.

Hyödynnä sähköistä ostolaskujen käsittelyä – suojaudu ostolaskuhuijauksilta, säästä aikaa ja paranna yrityksesi talouden seurantaa. Ota yhteyttä, kerromme mikä ratkaisu olisi sopivin juuri sinun yritysesi tarpeisiin. Turvallinen taloushallinto on meidän yhteinen asia.

Hannu Winberg

 

Hannu Winberg, Delivery Director
Visma Services Oy

 

 

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: