Rullaava budjetointi ja ennustaminen

Orientoidu tulevaisuuteen – ennusta ja budjetoi rullaavasti

Rullaavassa budjetoinnissa määritellään tietylle ajanjaksolle oma budjetti, mutta periodi on verrattain lyhyt ja budjettia täydennetään aina, kun edellinen periodi on kulunut loppuun. Toimintasuunnitelma tehdään esimerkiksi vuodeksi eteenpäin, mutta sitä päivitetään ja tarkastetaan lyhyemmällä aikavälillä, esimerkiksi kolmen kuukauden välein. Näin ollen huomioiduksi tulee niin lyhyen tähtäimen tarkempi ennuste kuin myös pidemmän tähtäimen toimintasuunnitelma. Rullaavalle budjetoinnille on tyypillistä, että ensimmäinen periodi suunnitellaan tarkalla tasolla, mutta jälkimmäiset periodit karkeammin ja niitä täydennetään ja muokataan informaation lisääntyessä.

Rullaava ennustaminen erottaa ennusteet ja tavoitteet toisistaan

Rullaavasta budjetoinnista ja rullaavasta ennustamisesta puhutaan usein synonyymeinä, mutta varsinaisessa rullaavassa ennustamisessa ei ole lainkaan kyse tavoitteen asetannasta, kuten puhuttaessa budjetoinnista. Ennusteiden tarkoitus on antaa yritykselle mahdollisimman tarkkaa ja käyttökelpoista dataa tulevaisuudesta, jota se voi käyttää toimintansa mukauttamiseen. Ennuste on ennen kaikkea realistinen käsitys tulevasta ja ennustetta on täydennettävä esimerkiksi tasapainotetun tuloskortin avulla tehdyillä tavoitteilla.

Vaikka rullaava budjetointi on lähempänä perinteistä vuosibudjetointia, on se myös ennustamista juuri sen vuoksi, että budjettia päivitetään ja täydennetään jatkuvasti toimintaympäristön muuttuessa. Rullaavalla budjetoinnilla asetetut tavoitteet päivittyvät samalla, kun ennusteita päivitetään. Motivaatio organisaation sisällä kasvaa, kun yllättävät toimintaympäristön muutokset eivät automaattisesti johda tavoitteiden saavuttamattomuuteen.

Vuosibudjetti on kerännyt paljon kritiikkiä juuri sen käyttämisestä tavoitteiden asetannassa, suorituksen arvioinnissa ja jopa palkitsemisessa. Kun tavoitteet ja suorituksen arviointi on sidottu kiinteään vuosibudjettiin, saattaa vuosibudjetin alittaminen tai toisaalta ylittäminen johtaa budjetilla pelaamiseen ja organisaation kannalta epäedulliseen toimintaan.

Ajankohtainen näkemys lähitulevaisuudesta

Siirtymällä rullaavaan budjetointiin, budjetointiprosessista tulee ajankohtainen, joustava ja relevantti. Rullaavan budjetoinnin avulla yrityksellä on käytössään aina ajankohtainen ennuste, johon vaikuttaa yrityksen sisällä tapahtuneiden muutosten lisäksi myös yleisessä taloudellisessa tilanteessa ja erityisesti yrityksen omalla toimialalla tapahtuneet muutokset.

Perinteinen vuosibudjetti tehdään sitovaksi koko budjettikaudeksi kerrallaan, vaikka toimintaympäristössä tapahtuisikin tulokseen vaikuttavia muutoksia kesken budjettikauden. Koska rullaavaa ennustetta päivitetään säännöllisesti, on selvää, että se vastaa muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin huomattavasti paremmin kuin kerran vuodessa tehtävä vuosibudjetti. Rullaava budjetointi tarjoaa yrityksille juuri sellaista ketteryyttä, jota ne tänä päivänä tarvitsevat.

Sitova vuosibudjetti saa organisaation usein keskittymään vain vuosibudjetissa olevien kustannusten alentamiseen. Pelkkä vuosibudjettiin katsominen ja kulujen karsiminen kääntää kuitenkin kaatseet liiaksi organisaation sisälle ja saattaa lisätä samalla myös organisaation hierarkkisuutta. Rullaavan budjetoinnin avulla organisaatio orientoituu tulevaisuuteen. Tavoitteena on, että organisaatiossa aletaan nähdä niitä mahdollisuuksia ja keinoja, joilla pystytään tuottamaan lisäarvoa, tavoittelemaan kasvua ja muokkaamaan kulurakennetta.

Pitkän tähtäimen suunnittelu

Puhuttaessa rullaavasta budjetoinnista korostetaan usein sen toimivuutta lyhyen tähtäimen arvioinnissa ja ennustamisessa, mutta täytyy myös muistaa, että siirtyminen rullaavaan budjetointiin parantaa yrityksen näkemystä myös pidemmän aikavälin suunnittelussa.

Perinteisessä vuosibudjetoinnissa budjettikauden lähestyessä loppua, ei yrityksellä ole juuri minkäänlaista taloudellista suunnitelmaa seuraavasta budjettikaudesta ennen kuin se jälleen seuraavaksi vuodeksi laaditaan. Rullaavaa budjetointia tekevillä yrityksillä taas on jatkuvasti lyhyen tähtäimen tarkan ennusteen lisäksi myös käsitys pitkän tähtäimen tapahtumista. Myös pitkän tähtäimen ennustetta tulee jatkuvasti muuttaa ja päivittää, jos toimintaympäristön muutokset antavat siihen aihetta.

Rullaava budjetointi tekee budjetoinnista kevyempää, motivoi työntekijöitä, kääntää katseet organisaation ulkopuolelle ja pitää yrityksen strategian ja budjetin joustavasti linjassa toistensa kanssa.

Taloushallinnon asiantuntija Emilia

Emilia Ottela

Taloushallinnon asiantuntija
Visma Services Oy
www.visma.fi

 

Kiinnostuitko rullaavasta budjetoinnista ja ennustamisesta?

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: