Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa

Projektit ja muutos ovat osa jokaisen organisaation arkea. Järjestelmäprojektien läpi vieminen voi olla usein varsin haastava kokonaisuus, joka vaatii monen eri osa-alueen hallintaa, tarkkaavaisuutta ja nopeaa reagointia.

Tiedätkö, mitä kaikkea järjestelmän käyttöönottoprojektissa kannattaa huomioida?

Järjestelmän käyttöönotto on ensisijaisesti muutoksen hallintaa

Olipa kyseessä minkä tahansa järjestelmän käyttöönotto, sen on ensisijaisesti oltava toiminnan kehittämistä ja toimintatapojen muuttamista ja vasta toissijaisesti tietojärjestelmähanke. Esimerkiksi uuden työvuorosuunnitteluohjelmiston käyttöönotossa kyse ei ole pelkästä työvuorosuunnittelusta, vaan organisaation tavasta johtaa ja toimia, jotka uusi järjestelmä mahdollistaa.

Pelkkä tietojärjestelmän toimittaminen ei siis riitä, vaan kumppanuuden tavoitteena on auttaa asiakasta löytämään parhaat mahdolliset käyttötavat ja prosessit, jotka tukevat asiakkaan tavoitteita. Uuden järjestelmän käyttöönottoon tarvitaan kumppania, joka ymmärtää asiakkaan kokonaisprosessin, johtamisjärjestelmän ja tavoitteet sekä uskaltaa tarvittaessa liputtaa sellaiset asiat, jotka vievät väärään suuntaan – pois liiketoiminnan tavoitteiden suunnasta. Ja kumppanuus ei pääty go-live -päivämäärään vaan yhteinen työ jatkuu, kunnes uudet toimintamallit on sisäistetty.

Pikaopas kivuttomampaan järjestelmäprojektiin

Kokosimme tiiviiksi oppaaksi parhaat ohjeemme siihen, kuinka työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönottoprojekti vedetään onnistuneesti. Jos järjestelmäprojekti on sinulle ajankohtainen, kannattaa lukaista opas ajatuksella läpi ennen projektin aloittamista!

Oppaasta löydät seuraavat 11 konkreettista askelta järjestelmäprojektiin:

  1. Nimeä järjestelmäprojektin kokoonpano
  2. Tavoitteet ja aikataulu ohjaavat käyttöönottoprojektia
  3. Esiselvityksellä taustatiedot kartalle
  4. Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti on lähes puoliksi tehty
  5. Koulutukset varmistavat onnistuneen käyttöönoton ja sitouttavat henkilöstöä
  6. Vastaako järjestelmä sovittua toteutusta?
  7. Uusi ja vanha järjestelmä rinnakkain
  8. Testaa pilottina, laajenna käyttö vasta sen jälkeen
  9. Ongelmia horisontissa, mitä tehdä?
  10. Dokumentoi Työvoimanhallinnan käsikirja
  11. Riskienhallinta takaa levolliset yöunet

Lataa opas, ja lue tarkemmin mitä nämä vaiheet pitävät sisällään: