Onko yrityksessänne harkittu palkanlaskennan ulkoistamista?

Tätä asiaa mietittäessä herää kysymys: ”Miksi ulkoistaisin, mitkä ovat sen vaikutukset?” Ulkoistamisessa on useimmiten kyse itse toiminnan tehostamisesta. Henkilöstöjohtajan näkökulmasta katsottuna ulkoistaminen on myös osa henkilöriskien hallintaa. Mahdollisuudet monipuolisempien asiantuntijaresurssien käyttöön ja mahdollisuus hyödyntää uusinta teknologiaa ilman omia IT-huolia on sekin tärkeä vaikutin ulkoistamispäätöksen tekemisessä.

Mikäli yrityksessänne palkanlaskenta hoituu omin voimin, tiedätte tehtävän vaativan erityisosaamista ja täsmällisyyttä. Ulkoistettu palkanlaskenta helpottaa talousosaston arkea ja tuo mukanaan toimintavarmuutta. Yrityksessä työskentelevän palkanlaskijan työpaineet koostuvat työn virheettömyydestä ja palkanmaksun oikea-aikaisuudesta. Usein myös tuuraajan puute yllättävissä tilanteissa sekä ammatillisen osaamisen ajantasaisuus saattavat huolestuttaa. Näihin murheisiin ratkaisu löytyy ulkoistetusta palvelusta.

Ulkoistusprosessin helppous saattaa yllättää ulkoistajan

Kun päätös palkanlaskennan ulkoistuksesta on tehty, on ulkoistaminen asiakkaalle varsin vaivattomasti hoituva prosessi. Parhaassa tapauksessa yrityksen palkkatietohistorian siirto tapahtuu automaattisesti ja palkanlaskennan siirto ulkoistuskumppanille tapahtuu jopa muutamassa viikossa. Myös asiakasyrityksen palkanlaskennan henkilöstö voi tarvittaessa siirtyä ulkoistuskumppanin palkkatiimin palvelukseen, jolloin heidän ammatillinen tukensa ja turvansa on taattu.

Ulkoistamisen monipuoliset ratkaisut

Ulkoistettu palkkahallinto vastaa palkanlaskentaan liittyvistä tehtävistä – kuin osana yrityksenne omaa talous- ja henkilöstöosastoa. Palkanlaskennan asiantuntijat hoitavat palkanlaskennan palkkaustavasta riippumatta ja tukevat yritystänne työlainsäädäntöön sekä työehtosopimuksiin liittyvissä asioissa. Ammattilaiset seuraavat työlainsäädännön muutoksia ja antavat ajan tasalla olevaa tietoa sekä neuvontaa palkka- ja henkilöstöhallintoon liittyvissä asioissa.

Palkanlaskentaa ja henkilöstöhallintoa tukevat järjestelmät tuovat lisää mahdollisuuksia taloushallinnon tehostamiseen. Sähköiseen tiedon välitykseen sopivat ratkaisut mahdollistavat henkilöstölle mm. sähköisen palkkalaskelmien tallennus- ja lukumahdollisuuden sekä ajankäytön seurantajärjestelmän niin poissaoloille kuin tehdylle työajallekin.

Onnistunut ulkoistus vaatii hyvää suunnittelua ja sisäistä viestintää

Ulkoistavan yrityksen toiminnan muutoksen läpiviennin onnistumisessa avainasemassa on avoin viestintä – keskustelu muutettavien prosessien ja uusien työkalujen käyttöönoton seurauksista sekä niiden vaikutuksesta yksittäisiin käyttäjiin ja heidän työtehtäviinsä. Kyse on aina myös yrityskulttuurin muutoksesta. Hyvin suunnitellun ja viestityn ulkoistusprosessin tuloksena ulkoistuksen hyödyt saadaan realisoitua nopeasti.

tat_maritatenkanen

 

Marita Tenkanen

Payroll Department Manager
Visma Services Oy
Visma.fi/palkanlaskenta-palveluna

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: