Onko työajanseuranta ajan haaskausta?

Työelämä ja työn luonne on muuttunut monilta osin. Ennen työaikaa pidettiin yhtenä tärkeimmistä tuottavuuden mittareista, mutta nykyisin tunteja olennaisempia mittareita voivat olla muut suoritukset: Voitetut kaupat, tuotetut liidit, onnistuneet asiakasprojektit ja sisäisiin kehitysprojekteihin osallistuminen. Tätä taustaa vasten ajateltuna työajanseuranta saattaa tuntua tarpeettomalta ja jopa turhalta, jonka vuoksi työajanseuranta saatetaan jättää kokonaan tekemättä, etenkin jos työntekijät ovat kuukausipalkkaisia asiantuntijoita.

Pohdittaessa työajanseurannan ja työajanseurantajärjestelmien tarpeellisuutta, kannattaisi yritysten huomioida seuraavat kysymykset:

  • Mitä velvoitteita laki asettaa työantajalle työajanseuraamisesta?
  • Tarvitseeko kuukausipalkkalaisen seurata työaikaansa?
  • Mitä hyötyä työajanseuraamisesta yritykselle?
  • Mitä hyötyä työajanseuraamisesta on työntekijälle?

Laki velvoittaa seuraamaan työaikaa

Työajan kirjaamisvelvoite määrätään laissa (Työaikalaki 605/1996). Tämä tarkoittaa sitä, että työnantajalla on velvollisuus ylläpitää työaikakirjanpitoa. Työaikakirjanpitoon on merkittävä säännöllinen työaika, erilaiset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaitunnit sekä niistä suoritetut korotusosat. Työaikakirjanpito on säilytettävä laissa määrätty kanneaika, joka on käytännössä kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Työntekijöiden työaikakirjanpito on pyynnöstä esitettävä työsuojeluviranomaiselle. Tämän lisäksi työntekijällä tai hänen valtuuttamalla henkilöllä on oikeus saada kirjallinen selvitys työntekijää koskevasta työaikakirjanpidosta pyydettäessä.

Lainmukainen vastuu työaikakirjanpidon järjestämisestä on aina työnantajalla. Laki ei erottele tunti- ja kuukausipalkkalaisia, joten kaikkien työsopimuksen tai virkasuhteen perusteella töitä tekevien on oltava seurannan piirissä. Poikkeuksen lakiin tekevät esimerkiksi johtavassa asemassa olevat henkilöt tai sellaiset työntekijät, jotka tekevät työtä “kotonaan tai muutoin sellaisissa oloissa, ettei voida katsoa työnantajan asiaksi valvoa siihen käytettävän ajan järjestelyjä”. Jälkimmäinen jättää paljon tulkinnanvaraa, mutta käytännössä tällaisesta järjestelystä on aina sovittava erikseen työsopimuksessa. Ehkä tyypillisin esimerkki on itsenäisesti myyntityötä tekevät työntekijät. Useimmiten heidän työsopimuksissaan on myös sovittu, että iso osa palkasta perustuu myynnistä saatuun provisioon.

Työajanseurannan merkitys kustannusten hallintaan

Jos työtä tehdään pääosin normaalin työajan puitteissa ilman, että ylityökorvauksia ja muita lisiä maksetaan, voi lain velvoitteista selviytyä melko kevyellä työajanseurannalla. Työaikojen täsmälliseen seuraamiseen voi kuitenkin olla muita järkisyitä. Yksi tällainen on kustannusten hallinta.

Useilla aloilla henkilöstökustannukset ja erityisesti palkkakustannukset muodostavat merkittävän osan kustannustekijöistä, jonka vuoksi työaikojen yksityiskohtaisella seurannalla saattaa olla merkitystä kustannusten hallinnan kannalta. Tällaisia aloja ovat erityisesti palvelualat ja ylipäätään kaikki henkilövaltaiset alat, kuten esimerkiksi tilitoimistoala sekä erilaiset asiantuntijatehtävät.

Suorittavaa työtä tekevissä yrityksessä voi esimerkiksi olla tarve varmistua siitä, että työntekijöille maksetaan palkkaa ainoastaan todellisista työtunneista. Yrityksen toiminnan kehittämisen kannalta voi myös olla hyödyllistä, jos työaikoja ja niistä aiheutuvia kustannuksia seurataan kustannuspaikka, projekti- tai vielä tarkemmin tehtäväkohtaisesti. Tätä tietoa voidaan hyödyntää esim. palveluiden hinnoittelussa, projektien kannattavuuslaskennassa tai resurssien mitoittamisessa.

Kassa kuntoon reaaliaikaisella työaikatiedolla

Täsmällinen ja reaaliaikainen työaikatieto voi olla arvokasta myös yrityksen kassanhallinnan kannalta. Työajalla on suora vaikutus yrityksen liikevaihtoon silloin, kun yrityksen toiminta perustuu laskutettaviin työtunteihin. Näin on esimerkiksi useimmissa konsulttiyhtiöissä, tilitoimistoissa tai vaikkapa siivousalan yrityksissä. Vaikka yrityksen laskutus ei perustuisikaan pelkästään laskutettaviin tunteihin, vaikuttaa työajanseuranta suoraan yrityksen tulokseen.

Otetaan esimerkkitapaukseksi yritys, joka laskuttaa palvelut asiakkaalta kuukausilaskutuksena, mutta palveluiden tuottaa ihmiset. Vaikka yrityksen liikevaihto muodostuu kuukausimaksuista, palveluita voi tuottaa useat työntekijät, jotka tekevät “taustalla” töitä, jotta asiakas saa ostamansa palvelut. Tässä esimerkkitapauksessa yrityksen liikevaihto muodostuu kuukausilaskutuksesta, mutta palvelua tuottavat työntekijät aiheuttavat kustannuksia.  Esimerkkitapauksen työntekijöiden tekemät tunnit eivät vaikuta yrityksen liikevaihtoon, mutta tehdyt tunnit aiheuttavat kustannuksia ja näin ollen työajalla on suora vaikutus yrityksen tulokseen.

Palkka-ja laskutusprosessit tehokkaaksi

Palkka- ja laskutusprosessit sisältävät usein paljon manuaalista työtä. Käsityö on kuitenkin kallista ja altista virheille. Kun kyseessä on palkanlaskenta, on toiminnan oltava läpinäkyvää, eikä virheisiin ole varaa. Siksi käytetyn työaikojen seurantajärjestelmän tulisi toimia mahdollisimman luotettavasti, läpinäkyvästi ja automaattisesti. Näiden lisäksi on olennaista, että käytettyä järjestelmä on mahdollisimman helppo työntekijöille, koska näin voidaan minimoida virheiden ja väärien tulkintojen riski. Alla on esitetty kaksi erilaista esimerkkiä siitä, miten yritys voi hoitaa työajanseurannan lain vaatimalla tavalla.

Esimerkki 1: Yritys, joka hoitaa työaikakirjanpidon perinteisellä tavalla.

Perinteisessä mallissa työnantaja tulostaa tuntikirjauslaput kuukausittain ja toimittaa ne työntekijöille. Työntekijät kirjaavat tunnit paperilapulle joko päivittäin seurantajakson aikana tai seurantajakson päättymisen jälkeen. Sen jälkeen, kun työntekijä on kirjannut työtunnit paperilapuille, he toimittavat tuntilaput hyväksyttäväksi ja läpikäytäväksi esimiehelle. Esimies hyväksyy laput ja toimittaa ne hyväksynnän jälkeen palkanlaskentaan. Palkanlaskija tulkitsee tuntilaput, kirjaa palkkatiedot manuaalisesti palkanlaskentajärjestelmään ja tekee tämän jälkeen palkanlaskennan. Tämän esimerkin mukaan toimiva yritys täyttää lain vaatimuksen työaikojen kirjaamisesta. Prosessi on manuaalinen, hidas ja herkkä virheille.

Esimerkki 2: Yritys, joka hoitaa työaikakirjanpidon sähköisellä työajanseurantajärjestelmällä.

Modernissa yrityksessä työnantaja perustaa työntekijälle käyttäjätunnuksen työajanseurantajärjestelmään, kun uusi työntekijä aloittaa työt. Työntekijä kirjaa työajat reaaliajassa työajanseurantajärjestelmään mobiilisti, netissä tai kellokorttia käyttämällä. Kirjatut tunnit ovat heti työnantajan nähtävissä ja hyväksyttävissä. Hyväksynnän jälkeen työajat voidaan siirtää suoraan palkanlaskentaan integraation avulla. Tietojen siirron jälkeen palkanlaskija laskee palkat työaikaseurantajärjestelmästä tulleiden tuntitietojen perusteella. Tämän esimerkin mukaan toimiva yritys täyttää lain vaatimuksen työaikojen kirjaamisessa. Prosessi on sähköinen, moderni ja koska tieto kulkee työaikaseurannan ja palkanlaskennan välillä automaattisesti, prosessi on tehokas ja se ei ole herkkä inhimillisille virheille. Nykyaikainen, pilvipalveluna tuotettu työajanhallintaa vastaa nykyajan työelämän vaatimuksiin ja liikkuvan työn tarpeisiin.

Työntekijän turva

Työaikakirjanpito on työnantajan laillinen velvollisuus, mutta työntekijällä vastaavaa velvollisuutta ei ole. Kuitenkin työaikojen kirjaaminen takaa myös työntekijälle oikeusturvan, jonka vuoksi on suositeltavaa kirjata omat työajat ylös. Oikein pidetyllä työaikakirjanpidolla on ratkaiseva merkitys esimerkiksi silloin, jos joudutaan selvittämään erimielisyyksiä tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Erilaisissa riitatapauksissa tällainen kirjanpito voi nousta arvoon arvaamattomaan.

Yleisesti tunnetun sanonnan mukaan palkka on korvausta menetetystä vapaa-ajasta. Miten sanonta toimii tämän päivän työelämässä, jossa työ- ja vapaa-aika sekoittuvat sulavasti keskenään? Ei ole tavatonta, että töitä tehdään pitkin vuorokautta sekä arkena että viikonloppuisin sen mukaan, kuin se sujuvasti sopii muun elämän rytmiin. Kahdeksasta neljään ei enää ole normi, vaan erilaiset työajan joustot, kuten liukuva työaika ja saldotunnit yleistyvät kovaa vauhtia. Tällaiset järjestelyt ovat molemmille osapuolille hyödyllisiä, mutta vaativat toimiakseen soveltuvan työajanseurantajärjestelmän. Työntekijän kannalta on olennaista, että hän voi helposti kirjata mahdollisesti lyhyissäkin pätkissä tehdyt työtunnit. Näin tiedot pysyvät aina ajan tasalla, riippumatta siitä, mitä työskentelyrytmiä noudatetaan.

Tilaa Visma Entry -työajanseuranta käyttöösi, saat ensimmäiset 3 kk veloituksetta

Veloituksettomat kuukaudet astuvat voimaan sopimuksen allekirjoituspäivämäärän jälkeen seuraavan täyden kuukauden alusta. Kampanja on voimassa rajoitetun ajan ja koskee uusia Visma Entry -sopimuksia.

Hyödynnä kampanjaetu »