Budjetointi = haastavaa ja aikaa vievää?

Budjetointi koetaan yleisesti yrityksen raskaimmaksi prosessiksi, joka vie kaiken lisäksi suunnattoman paljon aikaa. Varsin usein vuosibudjetti parsitaan kasaan johtohenkilöiden toimesta pitkissä budjetointipalavereissa useiden kuukausien aikana. Budjetoinnille asetettu aikaraja on useimmiten tiukka, eikä virheille tällöin olisi varaa. Inhimillisiä virheitä ei kuitenkaan täysin koskaan pystytä eliminoimaan, jolloin esimerkiksi Excelin kaavavirheitä joudutaan korjaamaan silmät ristissä yötä myöten. Kuulostaako tutulta? Kirjasimme tähän blogikirjoitukseen yleisimmin asiakkaidemme kanssa kohtaamamme budjetoinnin haasteet ja vinkit niiden ratkomiseen.

Budjetoinnin 5 yleisintä haastetta

1. Budjetointi vie paljon aikaa

Tämä haaste lienee kaikille budjetoinnissa joskus mukana olleille varsin tuttu. Prosessia voidaan kuitenkin keventää hyödyntämällä automaatiolaskentaa. Nykyaikaisissa järjestelmissä joustavat ja helposti muunneltavat budjettipohjat tehostavat myös budjetointiprosessia ja helpottavat vaihtoehtoisten skenaarioiden hahmottamista ja muuttuvan toimintaympäristön ennakoimista.

2. Budjetointiin käytettävät työkalut eivät ole tarpeeksi tehokkaita

Tehottomien työkalujen hyödyntäminen hidastaa budjetointiprosessia ja voi pahimmillaan johtaa virheellisiin laskennallisiin lopputulemiin ja johtopäätöksiin yrityksen taloudellisessa seurannassa. On siis ensisijaisen tärkeää, että yrityksellä on käytettävissä työkalu ja/tai palvelu, jonka avulla on mahdollista seurata taloudellisten tavoitteiden toteutumista luotettavalla tavalla.

Budjetointiprosessiin osallistuu yleensä useita henkilöitä, ja kunkin tekeminen vaikuttaa toiseen. Ei ole lainkaan tehokasta, jos esim. budjettitiedostoa voi täydentää vain yksi henkilö kerrallaan. Joustava budjetointiratkaisu mahdollistaa yhteiskäytön, jolloin useampi eri taho voi yhtäaikaisesti päivittää oman vastuualueensa lukuja ja kaikilla on sama kokonaiskuva tiedossaan.

3. Karkean vuosibudjetoinnin tekeminen ei enää riitä – tarvitaan enemmän tarkkuutta

Budjetin tarkkuus riippuu yrityksen tarpeesta seurata taloudellista toimintaansa ja sen kehitystä. Budjettia voidaan laatia esimerkiksi yhtiö- ja kustannuspaikkatasolla tai vaihtoehtoisesti muilla laskentakohteilla, kuten projekteilla. Useat yritykset tarvitsevat nykyään toimintansa ohjaamiseen vuositason budjettien lisäksi myös lyhemmille ajanjaksoille, kuten kuukausi- tai kvartaalitasolle laaditut ennusteet.

Tehokkaissa budjetointijärjestelmissä automaatiolaskenta mahdollistaa vuosibudjetin jakautumisen halutulla tavalla, kuten tasajaolla tai esimerkiksi edellisen vuoden suhteessa kuukausille. Tällöin budjetoija voi päättää itse syöttötarkkuuden ja antaa ohjelman laskea loput. Samankaltaisia jakosääntöjä voidaan laatia myös syötettäessä lukuja tiliryhmätasolle.

4. Budjetointimalli ei enää palvele yrityksen muuttuvaa toimintaympäristöä

Perinteinen johtoryhmän hyväksymä vuositason budjetti on riittävä ohjenuora yritykselle, jonka toimintaympäristö on lähes täysin stabiili. Useimmiten näin ei kuitenkaan enää ole, vaan yritysten on pystyttävä ennustamaan ja ennakoimaan jatkuvia muutoksia. Siksi kannattaakin hyödyntää rullaavia ennusteita, jotka mahdollistavat nopean reagoinnin muuttuvassa toimintaympäristössä.

Muuttuvan toimintaympäristön hallitseminen budjetoinnissa helpottuu, jos yrityksen liiketoimintaan vaikuttavat tekijät voidaan määrittää konkreettisilla muuttujilla (esim. laskutusaste, asiakas-, henkilöstö- ja tuotemäärät) eli puhutaan ajureista. Kun budjetti tehdään ajureiden kautta, niin tavoitteiden saavuttamisen seuranta helpottuu. Lisäksi, jos tavoitteita ei saavuteta, niin syy siihen on helpommin löydettävissä ajureiden kautta kuin suoraan euromääräisistä luvuista.

5. Henkilöstön sitouttaminen kiinteään budjettiin perustuvilla tavoitteilla on haastavaa

Budjetit laaditaan usein johdon toimesta ja annetaan muulle organisaatiolle tiedoksi kerran vuodessa. Oleellista olisi kuitenkin koko henkilöstön sitouttaminen yhteisiin budjettitavoitteisiin, jotta budjetti ei jäisi pelkästään johdon ja talousosaston työkaluksi.

Budjetoinnin tarkoituksena on asettaa taloudelliset tavoitteet ja ohjata yrityksen toimintaa haluttuun suuntaan. Operatiivinen henkilöstö sitoutuu paremmin, kun heidät otetaan mukaan jo tavoitteiden asetantaan. Yksi tehokkaaksi todettu toimintatapa on toteuttaa budjetointi kokoamalla vastuualueiden taloudelliset arviot yhteen ja osallistamalla operatiivinen henkilöstö päätöksentekoon.

Opas budjetoinnin ja ennustamisen automatisoinnista

Lataa maksuton opas

Budjetoinnin voi tehdä myös sujuvammin

Budjetointi tulisi tehdä mahdollisimman helpoksi, jotta siitä saatava hyöty ylittäisi siihen käytetyt ajalliset ja rahalliset panostukset. Ideaalitilanteessa budjetointi ei siirrä fokusta liiketoiminnan ytimestä numeroiden pyörittelyyn, vaan sitouttaa koko yrityksen paremman tuloksen tekemiseen.

Kuulostavatko yllä mainitut haasteet liiankin tutuilta?

Älä jää painimaan haasteiden kanssa yksin – asiantuntijamme ovat apunasi! Kokosimme kattavan budjetoinnin ja ennustamiseen automatisoinnista kertovan oppaan perustuen asiakkaidemme kanssa käytyihin keskusteluihin. Poimi parhaat vinkit käyttöösi heti, lataa opas tästä!

budjetoinnin ennusteiden ja raportoinnin iasiantuntija SirpaTurunen

 

Sirpa Turunen
Consultant, Reporting and Forecasting
Visma Services Oy

 

 

 

 

Lataa opas budjetoinnin ja ennustamisen automatisoinnista ›› 

Tutustu myös ennuste- ja budjetointipalveluihimme tai ota yhteyttä puh. 010 756 40, vsf.myynti(a)visma.com

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: