Nykyään työtä voidaan tehdä missä ja milloin vain ja tämä asettaa uusia haasteita työn tehostamiseen ja ihmisten hyvinvointiin. Työterveyslaitoksen Työhyvinvointi paremmaksi -tutkimuksen mukaan joka kolmannes arvioi, että suurin osa työstä (75 %) tehdään nopealla tahdilla tiukoissa aikatauluissa.
Aikaisemmassa kirjoituksessani pohdin etätyötä ja sen hyötyjä, mutta etätyötä tai ei – kiire ja stressi voivat selättää asiantuntijan ajasta ja paikasta riippumatta. Pieni kiire tekee hyvää, mutta jatkuvassa kiireessä työskentely heikentää lopulta tuottavuutta, hyvinvointia ja motivaatiota omaan työhön.
Siirry kohti tehokasta työskentelyä oheisten vinkkien avulla
Tunne itsesi ja tyylisi
Mieti, mikä on itsellesi paras tapa aloittaa uusi työpäivä: Avaatko ensiksi sähköpostin vai teetkö sen vasta myöhemmin? Milloin vireystasosi on parhaimmillaan? Oletko aamu- vai iltavirkku? Entäs ne väsyttävät iltapäivän tunnit?
Jos olet “ensin työt sitten huvi” -tyyppiä, sisäinen motivaattorisi pakottaa sinut yksinkertaisesti tekemään vaikeimmat tai ei-mieluisimmat työt ensin. Joku voi ajatella tämän aivan toisin – tärkeintä on tässäkin löytää se oma tapa.
Yrittäjillä ja etätyötä tekevillä asiantuntijoilla työn ja vapaa-ajan merkitys voi hämärtyä. Jos työtä voi tehdä ajasta riippumatta, on turha sitoutua normaaleihin toimistoaikoihin pelkän tavan vuoksi. Jollekin voi sopia 6-päiväinen työviikko lyhyemmillä päivillä ja toinen taas haluaa varata viikonlopun itselleen ja perheelleen. Työn joustavuus puolin ja toisin on vain hyvä asia ja kun oikea rytmi on selvillä, on työn tekeminen helpompaa.
Muista, että kukaan ei ole täydellinen. Jos mahdollista, tingi täydellisyydestä. Älä yritä mahduttaa kaikkia viikon tavoitteita yhdelle päivälle – muista välillä höllätä!
Valmistaudu kunnolla tai anna ajan hoitaa
Hyvät tavoitteet ja niiden helppo seuranta edistää työn tehokkuutta. Erilaiset to do -listat, kalenterimuistutukset ja omat deadlinet auttavat jaksottamaan omaa työtä. Sen sijaan, että kalenteriin lyödään Tilinpäätös valmis -muistutus jollekin päivälle, työn pilkkominen pienempiin osiin helpottaa työhön tarttumista (ja vähentää stressiä). Jos jokin asia kummittelee mielessä, tartu härkää sarvista, hanki tietoa ja valmistaudu tulevaan. Esimerkiksi EU:n tietosuoja-asetus on aiheuttanut varmasti monelle päänvaivaa ja ehkä osittain myös siksi, että käytännön tietoa on aiheesta vielä hyvin vähän ja aihe voi olla hieman vieras. Stressaamisen sijaan käy lukemassa kirjoituksemme GDPR:stä.
Joskus stressaaminen on jotain sellaista, jota on vaikea konkretisoida. Tällainen stressaaminen ilmenee yleensä silloin, kun tiedät jonkin asian lähestyvän, mutta et tiedä, mitä sille pitäisi tehdä. Yritä silloin konkretisoida pelko: etsi tietoa, tee listoja, järjestele ajatuksesi ja ratkaise se. Välillä tämä on helpommin sanottu kuin tehty, sillä aina tietoa ei ole saatavilla. Silloin sanonta “aika hoitaa” pitää ottaa avosylin vastaan, eikä aikaa kannata käyttää sellaisen asian murehtimiseen, jonka eteen et vielä voi tai ehdi tehdä mitään.
Kehitä ja verkostoidu
Esimerkiksi tilitoimistoissa tilinpäätökset ja erilaiset lakisääteiset ilmoitukset rytmittävät työtä mukavasti ja välillä taas ei niin mukavasti. Uudet asiakkaat, erilaiset työtehtävät ja jatkuvasti muuttuva työ asettavat kohtuullisen kovat työpaineet asiantuntijalle ja tällöin kollegan ja esimiehen tuki on tärkeää. Yrittäjällä taas kollegoja ei välttämättä ole, minkä vuoksi verkostoituminen muiden kanssa on tärkeää. Työtä on helpompi tehdä, kun tietoa ja kokemuksia voidaan vaihtaa ja jakaa oman alan asiantuntijoiden kesken. Verkostoitumisesta voi hyötyä tuen lisäksi muullakin tavalla – tilitoimistoissa erilaiset kumppanuudet voivat tuoda uusia mahdollisuuksia työjärjestelyihin ja työn tehostamiseen.
Kun pahimmat kiireet ovat ohi, hiljainenkin aika voi yllättää. Käytä silloin aikaa yrityksen prosesseihin ja kehitä työkalujasi ja tarjottavia palveluita. Mieti, mitkä ovat pahimmat aikasyöpöt omassa työssäsi ja voisiko niillä mahdollisesti tehdä jotain? Hyödynnä verkostoasi, ideoi ja muista myös hyvällä mielellä rentoutua hyvin tehdystä työstä.