Siirry sisältötekstiin

Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC

Mitä on HR master data, ja miten sitä tulisi käsitellä ja ylläpitää yrityksessä? Tämä blogi vastaa näihin kysymyksiin ja kertoo, miten säilöt HR-dataa fiksusti.

Miten HR-dataa säilötään fiksusti? HR master datasta puhutaan paljon, mutta harvassa organisaatiossa aidosti ymmärretään sen rooli ja osataan suunnitella yrityksen toiminnot nojaamaan sen varaan.

Tässä tekstissä käyn läpi, mitä HR master data on ja miten sitä tulisi käyttää.

Mikä ihmeen HR master data?

HR-datalla viitataan yrityksen henkilöstön perustietoihin, joita ovat esimerkiksi nimi, osoite, työsuhdetiedot, palkkatiedot ja vastaavat.

Nämä ovat tietoja, joita tarvitaan yrityksen arjen pyörityksessä, esimerkiksi työntekijän palkkaa maksettaessa, uudelle työntekijälle käyttäjätunnuksia luodessa tai työsuhteen päättyessä. 

Yrityksen alkumetreillä HR-data tyypillisesti asustaa eri paikoissa, kuten exceleissä, erillisillä paperilapuilla tai useammassa eri järjestelmässä, kuten palkanlaskenta- ja työajanseurantajärjestelmässä.
Fiksuinta on kuitenkin säilyttää tuota dataa yhdessä paikassa, eli järjestelmässä, josta se sitten kulkeutuu muualle. Tällöin puhutaan HR master datasta.

Miksi HR-dataa kannattaa säilyttää yhdessä järjestelmässä?

Jokaisella yrityksellä on henkilödataa työntekijöistään. 2020-luvulla yrityksillä on tyypillisesti monia eri järjestelmiä, joilla arjen rutiinit hoidetaan. Moneen näistä tarvitaan pohjalle tietoa työntekijöistä.

Työntekijätietoa tarvitaan muun muassa palkanlaskentaan, työajanseurantaan, kulu- ja matkalaskujärjestelmään, työterveyteen, käyttöoikeusjärjestelmiin ynnä muihin samanlaisiin käytössä oleviin järjestelmiin.

Esimerkkikuva siitä, minne HR master dataa yleensä kulkeutuu

Jos data asustaa monessa eri paikassa jonkun, tyypillisesti henkilöstöhallinnon edustajan, täytyy varmistaa, että tieto kulkeutuu paikasta toiseen ja että se on eri paikoissa ajan tasalla. Jos tähän ei hyödynnetä järjestelmää, tieto täytyy naputella ja siirtää jokaiseen paikkaan käsin.

Tämä vie tuhottomasti aikaa.

Esimerkiksi vajaan 100 hengen yrityksessä master datan ja automaation myötä tuleva ajansäästö lasketaan nopeasti sadoissa tunneissa. 

Monelle HR:n edustajalle on selvää, mihin HR master dataa kaivataan. Mutta jos joudut perustelemaan asiaa organisaatiosi sisällä, tässä neljä terävää pointtia tueksesi:

  1. Tieto asuu yhdessä paikassa, ja se on varmasti ajan tasalla. Jos henkilötiedot ovat jakautuneet moneen eri paikkaan, usein päivitysruljanssin keskellä joku näistä unohtuu, ja vanha tieto jää jonnekin elämään. Riittävän monen työntekijän ja päivityskierroksen jälkeen on vaikea enää muistaa, mikä tieto on ajan tasalla ja ja mikä ei.
  2. Henkilötiedot kulkevat automaattisesti paikasta toiseen. Esihenkilöiden, HR:n ja IT:n ei tarvitse muistaa siirtää tietoja eri sijainteihin, vaan se kulkee automaattisesti. Tämä säästää aikaa ja poistaa välistä inhimilliset virheet. 


Esimerkiksi Kuvaverkko Oy:llä HR master datan käyttöönoton myötä uuden työntekijän aloituksesta lähtee tieto IT-osastolle pari päivää ennen ensimmäistä työpäivää. Näin IT:ssä osataan luoda työntekijälle tarvittavat tunnukset eikä enää jouduta tilanteeseen, jossa tieto ei kulje ja uusi työntekijä joutuu pyörittelemään peukaloitaan pari ensimmäistä päivää.

  1. Tietoturva paranee. Kun tieto on levällään useassa eri paikassa, täytyy aina muistaa varmistaa, että se on tarvittavien henkilöiden saatavilla. Usein tämä tarkoittaa sitä, että yrityksessä jaetaan paperilappuja tai useita käyttöoikeuksia tiedostoihin, jotka sisältävät henkilöstön tietoja.

    Paperilaput voivat hävitä tai päätyä vääriin käsiin. Tiedostoissa puolestaan pitäisi myös muistaa perua käyttöoikeudet aina kun niitä ei enää tarvita. HR:n pitäisi siis omata elefantin muisti, jotta tieto olisi aina 100 % turvassa.
  2. Raportointi helpottuu. Master datasta nähdään nopeasti yrityksen henkilöstön perustiedot, kuten se, paljonko työntekijöitä yrityksessä on ja miten henkilöstö jakautuu, esimerkiksi kuinka suuri osa työntekijöistä on esihenkilöasemassa ja niin edelleen. Järjestelmästä saadaan nopeasti koottua tarpeellista tietoa työntekijöistä eri yhteyksiin.

Tiivistettynä: yhden tallennuksen taktiikka säästää aikaa ja vaivaa. HR:llä on varmasti parempaakin tekemistä kuin tallentaa tietoa manuaalisesti useampaan järjestelmään.

>> Lue miten HR master datan hankkiminen vaikutti Kuvaverkko Oy:n arkeen

Mitä kannattaa huomioida HR master dataa valittaessa?

Nyt kun tiedämme, miksi HR master data on tarpeellinen, seuraava kysymys onkin, mihin järjestelmään se kannattaa rakentaa.


HR-järjestelmä on tähän luontevin valinta, mutta mistä tiedät mikä niistä on yrityksesi tarpeisiin sopivin? Tässä pari seikkaa joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Integraatiomahdollisuudet

Tarkista etukäteen millaisia integraatiomahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa? Voiko sen varmasti integroida helposti muihin järjestelmiin, joita yrityksellänne on käytössä?

Usein tieto integraatioista löytyy suoraan järjestelmän verkkosivuilta tähän tapaan.

>> Lue millaisia järjestelmiä kasvavan yrityksen HR tyypillisesti tarvitsee tuekseen

Mieti millaista tietoa työntekijöistä kannattaa säilöä

Toisessa yrityksessä työntekijöiden kengännumerotiedot voivat olla oleellisia, toisessa taas tieto siitä, millaista työaikaa työntekijät tekevät.

Pohdi millaista tietoa tarvitsette työntekijöistä eri yhteyksissä, ja varmista että HR-järjestelmässä voi säilöä tätä fiksusti.

Helppo tapa selvittää HR-järjestelmän mahdollisuudet on pyytää siitä verkkodemo, ja kysyä suoraan missä tarvittava tieto kyseisessä järjestelmässä asuisi.

Selvitä onko yritykselläsi tarve HRM:lle vai HRD:lle – vai molemmille

HRM:llä viitataan tietojen hallintaan, eli perustietojen, kuten palkkatietojen ja työsuhdetietojen säilytykseen. 

HRD:llä puolestaan viitataan developmentiin, eli kehittämiseen. Tällöin järjestelmässä seurataan henkilöstön osaamiseen ja kehitykseen liittyviä asioita, kuten esimerkiksi kehityskeskusteluja, koulutuksia ja pätevyyksiä. Tämä data on vilkkaammin muuttuvaa ja vaatii erilaisia toiminnallisuuksia tuekseen.

Pohdi siis tarkkaan kumpaa tarvitsette. Järjestelmä kannattaa valita etukenossa, eli jos tällä hetkellä tarvitsette pelkkää HRM-järjestelmää, mutta näet että teillä voisi myöhemmin olla tarve myös HRD-ominaisuuksille, valitse modulaarinen järjestelmä, jossa on mahdollista ottaa uusia ominaisuuksia käyttöön tarvittaessa.

Muista huomioida tulevaisuuden järjestelmätarpeet

Vaikka yritykselläsi ei olisikaan tällä hetkellä valtavaa järjestelmäpoolia ja HR:n edustaja ehtisi hyvin käydä päivittämässä tiedot manuaalisestikin, kannattaa master data -ajatteluun virittäytyä jo etukäteen. 

Tieto on joka tapauksessa pakko säilöä jonnekin ja yrityksen kasvaessa myös työntekijöiden ja järjestelmien määrä tyypillisesti kasvaa. Jos prosessit eivät skaalaudu, HR on nopeasti pulassa. Siksi helpointa on, mikäli yrityksen järjestelmäpaletti suunnitellaan alusta asti master datan ympärille. Tämä säästää aikaa ja rahaa tulevaisuudessa.

Muista, että simppeli HR-järjestelmä on kannattava panostus jo siinä vaiheessa, kun yrityksessä työskentelee 30+ henkilöä. Esimerkiksi meidän HR-ratkaisumme Saima HR:n peruspaketti kustantaa vain 59 € / kk.

Tarkista olisiko Saima HR yrityksesi tarpeisiin sopiva ratkaisu. 

Varaa verkkoesittely Saima HR:stä

Suosituimmat