Sujuva kululaskuprosessi rakentuu automaatiosta, toimivista integraatioista sekä yhteisesti sovituista käytännöistä.
Tyypillinen tilanne organisaatioissa on, että kaikki paukut pistetään järjestelmään, mutta käytännöistä sopiminen hypätään yli. Tällöin prosessista liian iso osa jää työntekijöiden vastuulle, ja jokainen päätyy tekemään kululaskuja omalla tavallaan. Tällöin riskinä on, että verottajan ja kirjanpitolain vaatimukset jäävät huomaamatta, ja kululaskuihin eksyy virheitä.
Koostimme kätevän listan, jonka avulla rakennat organisaatioosi yhtenäiset kululaskukäytännöt ja mallit!
Kartoita nykytila
Ennen kuin voit lähteä rakentamaan uusia käytäntöjä ja prosesseja, käytä hetki nykytilanteen pohtimiseen. Eli siihen, että selvität mikä organisaatiosi kululaskuprosessissa tällä hetkellä toimii ja mikä ei.
Mieti siis:
- Mikä osa kululaskuprosessista on toimiva? Mitä siitä kannattaa säilyttää? Millaisia oppeja siitä kannattaa poimia mukaan?
- Mikä prosessissa tökkii tällä hetkellä? Löytyykö esimerkiksi työntekijöiden kirjauksista paljon virheitä, tai jääkö kululaskujen hyväksyntä aina jumiin samoihin pullonkauloihin?
- Mitä riskejä liittyy siihen, jos jatkatte kululaskujen tekoa nykyisellä tavalla? Mitä hyötyjä prosessin sujuvoittaminen voisi teille tuoda?
Mikä prosessissa tökkii tällä hetkellä? Löytyykö esimerkiksi työntekijöiden kirjauksista paljon virheitä, tai jääkö kululaskujen hyväksyntä aina jumiin samoihin pullonkauloihin?
Mitä riskejä liittyy siihen, jos jatkatte kululaskujen tekoa nykyisellä tavalla? Mitä hyötyjä prosessin sujuvoittaminen voisi teille tuoda?
Tee karkea määritelmä siitä, millaisia kululaskuja yrityksessä syntyy
Yrityksissä syntyy tyypillisesti monia erilaisia kululaskuja, kuten matkalaskuja, edustuskuluja tai työvälineiden hankintoja.
Listaa ylös kaikki erilaiset kululaskutyypit joita organisaatiostasi löytyy. Pohdi miten ne syntyvät ja millaisissa rooleissa. Selvitä lisäksi käyttävätkö kaikki kululaskuja tekevät firman luottokorttia vai maksaako suurin osa omalla kortilla.
Näistä saat hyvän pohjan muun muassa sen selvittämiseen, kuinka suuri osa prosessista olisi mahdollista automatisoida. Jos esimerkiksi kululaskut tehdään yrityksen luottokortilla, on ne mahdollista juoksuttaa suoraan järjestelmään, jolloin manuaalisen työn osuus vähenee.
Määrittele erilaiset kululajit
Seuraavaksi voit lähteä määrittelemään tarkemmin erilaisia kululajeja, jotka kululaskujen yhteydessä olisi hyvä olla valittavissa.
Kysy muun muassa seuraavat kysymykset:
- Ovatko työntekijät vastuussa itse jostain tietyistä kuluista, esimerkiksi toimistotarvikkeiden hankkimisesta?
- Mitä yrityksen luottokorteilla tyypillisesti ostetaan?
- Millaisissa tilanteissa työntekijöiden täytyy tehdä kululaskuja?
- Liittyykö toimintaanne paljon asiakastapaamisia?
- Syntyykö teillä matkalaskuja? Ovatko ne kotimaan vai ulkomaan matkoja? Mitä näissä tulee huomioida arvonlisäveron, päivärahojen ja kilometrikorvausten osalta?
Pohdi myös millainen organisaatiorakenne teillä on ja vaikuttaako se jotenkin kululajeihin. Esimerkiksi meillä Vismalla kaksi yhtiötä käyttää samoja talous-, HR- ja IT-palveluja. Kun vaikkapa HR ostaa jotain molempien yritysten käyttöön, täytyy kulut jakaa niiden kesken. Näitä tilanteita varten on luotu kokonaan oma kululajinsa. Näin kulut voi kirjata vain yhteen paikkaan ja talousosasto näkee suoraan, mitkä kulut täytyy jälkikäteen laskuttaa toiselta yritykseltä.
Rakenna laskuille valmiit putket
Kululaskujen tekemiseen liittyy perinteisesti runsaasti valintoja ja näin ollen myös virheen mahdollisuuksia. Siksi kululaskun rakentamisesta kannattaa tehdä mahdollisimman suoraviivaista.
Siksi kululaskujärjestelmään kannattaa rakentaa valmiita putkia. Kun tiedät millaisia eri kululaskuja yrityksessä on, tiedät millaisia tietoja niiden alle täytyy täyttää. Kun työntekijä sitten valitsee tietyn kululajin, voit asettaa järjestelmän täyttämään osan tiedoista hänelle valmiiksi tai rajaamaan vaihtoehtoja niin, että työntekijä löytää nopeasti oikean vaihtoehdon.
Mieti aina, missä kohtaa prosessia on mahdollisuuksia virheille, ja selvitä miten tuon mahdollisuuden voisi rajata pois.Prosessia helpottaa huomattavasti, mikäli kululaskun pohjaksi on saatavilla mahdollisimman paljon alkudataa. Jos esimerkiksi työntekijällä on käytössä yrityksen luottokortti, oston tiedot voi laittaa kulkeutumaan kululaskujärjestelmään automaattisesti.
Tai kun sähköiset kuitit vähitellen yleistyvät, on myös ne mahdollista juoksuttaa suoraan järjestelmään. Kun mennään vielä hieman pidemmälle, kuvioon ilmestyvät älykuitit, joista järjestelmä osaa poimia tarvittavat tiedot, kuten loppusumman ja ALV-prosentin, suoraan laskun pohjaksi.
Matkalaskuissa puolestaan helpottaa huomattavasti, jos järjestelmä laskee työntekijän puolesta päivärahat ja kilometrikorvaukset valmiiksi.
Suunnittele laskun kierto
Seuraavaksi täytyy miettiä, keiden kaikkien nähtävillä ja hypisteltävänä laskun täytyy käydä ennen kuin se pistetään maksatukseen. Oikeat henkilöt ja järjestys riippuvat täysin organisaatiosi tarpeista.
Esimerkiksi meillä Vismalla kierto on rakennettu seuraavasti:
- Työntekijä tekee kululaskun.
- Lasku kulkeutuu automaattisesti talousosaston tarkistettavaksi. Siellä katsotaan että laskussa on kaikki oikein aina ALV-prosentteja myöten.
- Lasku kulkeutuu esihenkilölle hyväksyttäväksi.
- Lasku kulkeutuu kirjanpitoon ja maksatukseen.
Yleensä lasku kiertää työntekijän, esihenkilön ja talouden kautta organisaatiosta riippumatta. Joskus talous ja esihenkilö voivat vaihtaa prosessissa paikkoja keskenään: Jos esimerkiksi yhdellä esihenkilöllä on useita alaisia, jotka matkustavat paljon, voi olla fiksumpaa että lasku lähetetään ensiksi esihenkilön hyväksyttäväksi niin, ettei talous tee turhaa työtä välissä.
Tai joskus halutaan, että matkasuunnitelmat hyväksytetään jo ennen matkaa. Tällöin matkasuunnitelma kiertää ensiksi esihenkilön hyväksynnän kautta, ja sen jälkeen palaa takaisin työntekijälle täytettäväksi.
Pohdi miten voit tukea laskun kiertoa automaatiolla niin, ettei kululasku jää jumiin yhden henkilön pöydälle, vaan siirtyy aina automaattisesti eteenpäin. Prosessia voi tukea myös esimerkiksi erilaisilla automaattisilla muistutuksilla.
Luo selkeä aikataulu
Jos taloushallinnossa ja kirjanpidossa on tarkat aikataulut ja prosessit, kannattaa muunkin organisaation sisällä sopia milloin laskun pitää olla missäkin vaiheessa niin, että se ehtii ajoissa kirjanpitoon ja maksatukseen.
Sopikaa sisäisesti:
- Kuinka usein kululaskukorvauksia maksetaan? Päivittäin, viikoittain vai kuukausittain?
- Milloin työntekijän täytyy viimeistään laittaa lasku eteenpäin niin että se ehtii maksatukseen?
- Millainen vasteaika on seuraavissa askeleissa, eli kuinka nopeasti taloushallinnon ja esihenkilön täytyy käsitellä heille saapuvat laskut?
- Kuinka nopeasti työntekijän täytyy saada rahat tililleen?
Huomioi myös ympäröivät järjestelmät eli se, miten lasku kulkeutuu kirjanpitoon ja maksatukseen. Kulkevatko tiedot suoraan integraatioiden kautta, vai vaatiiko se manuaalista työtä?
Esimerkiksi meillä uuden työntekijän tiedot syötetään HR-järjestelmään, josta tiedot uivat suoraan kulu- ja matkalaskujärjestelmään. Kun työntekijä sitten tekee kululaskun ja se hyväksytään, kirjanpito tapahtuu sen jälkeen hallitusti: Ensiksi lasku menee maksatukseen niin, että työntekijä saa rahansa mahdollisimman nopeasti. Sen jälkeen seuraavana päivänä tehdään tulorekisterisiirrot. Kun lasku on varmasti maksettu, on vuorossa kirjanpitoajot.
Osallista tarvittavat henkilöt muutokseen
Älä puuhaa kululaskukäytäntöjä kulissien takana, vaan ota mukaan suunnitteluun ne, jotka laskuja käsittelevät.
Varmista siis, että mukana keskustelussa on taloushallinnon lisäksi myös työntekijät ja esihenkilöt. Kysy heiltä, mitä he kokevat kululaskuissa vaikeaksi, ja millaisia parannuksia ja ohjeistuksia he toivoisivat prosessiin.
Muista viestiä muutoksesta koko organisaation laajuudella.
Tee sisäinen ohjeistus ja lisää se mukaan perehdytykseen
Koska jokaisessa organisaatiossa on erilaiset käytännöt kululaskujen suhteen, yksi tärkeimmistä askeleista on varmistaa, että yrityksen työntekijät tietävät millainen prosessi teillä on.
Kun uusi työntekijä tulee taloon, käy hänen kanssaan käydään läpi miten kululaskuja tehdään, miten prosessi toimii, millä aikataululla laskut täytyy syöttää järjestelmään, ja millä aikavälillä hän voi odottaa rahojaan takaisin.
Ja luonnollisesti: Valitse tueksi toimiva järjestelmä
Koska kululaskuprosessin helppous pohjautuu pitkälti automaatioon ja siihen, kuinka intuitiiviselta prosessi työntekijästä tuntuu, on järjestelmällä tässä iso rooli. Se poistaa virheen mahdollisuuksia ja manuaalista työtä roimasti.
Ilman järjestelmää työntekijä saattaa esimerkiksi joutua keksimään kululajeja omasta päästään. Tämä tieto ei usein ole riittävän tarkka kirjanpitoa ajatellen, ja laskua joudutaan pallottelemaan edestakaisin.
Toisaalta järjestelmän avulla taataan myös datan mutkaton kulku niin, ettei tietoa tarvitse siirtää järjestelmästä toiseen manuaalisesti.
Valitse vastuuhenkilö
Kun käytännöt ovat valmiit, älä hylkää niitä oman onnensa nojaan. Verottajan käytännöt ja ohjeistukset sekä organisaation ja työntekijöiden tarpeet muuttuvat tiheään tahtiin. Esimerkiksi korona-aikaan etätoimistoille on ilmaantunut erilaisia kuluja kuin aiemmin.
Siksi yrityksissä kannattaakin pitää silmällä sitä, ovatko rakennetut kululajit ja putket edelleen relevantteja, vai kannattaako mukaan lisätä uusia. Varmista siis, että joku organisaatiossa on vastuussa verottajan käytäntöjen seuraamisesta ja kululaskulajien päivittämisestä.
