Näin arvioit yrityksesi taloushallintoprosessin nykytilaa

Ennen uuden taloushallinto-ohjelmiston hankintaa, on tehtävä ensin taloushallinnon prosessien kartoitus. Näin löydät taloushallintoprosessin kipukohdat.

 

Markkinoilla on tällä hetkellä tarjolla hyvin monia taloushallinto-ohjelmia, joissa on varsin laaja valikoima erilaisia ominaisuuksia ja toimintoja. Omalle yritykselle sopivan ohjelmiston valinta saattaa kuitenkin osoittautua yllättävän hankalaksi, etenkin jos yrityksen vastuuhenkilöillä ei ole selkeästi tiedossa, mitä ohjelmistolta oikein halutaan.

 

Kun ohjelmiston hankintaprosessiin valitut vastuuhenkilöt käyvät huolella läpi yrityksen taloushallinnon prosessien kartoituksen ja tekevät sen pohjalta alustavaa tarvemääritystä hankittavalle ohjelmistolle, on heidän helpompi myös kartoittaa omiin tarpeisiin sopivia ohjelmistoja ja niiden toimittajia.

Pyri löytämään taloushallintoprosessin kipupisteet

Taloushallinnon prosessien kartoituksen tavoitteena on löytää nykyprosessin heikkoudet ja vahvuudet sekä tunnistaa, mitkä prosessin vaiheet tällä hetkellä vievät eniten aikaa ja kustannuksia. Nämä ovat niitä kipupisteitä, jotka uudella taloushallinto-ohjelmistolla pitäisi saada poistettua.

Taloushallinnon prosessien kartoituksen tavoitteena on löytää nykyprosessin heikkoudet ja vahvuudet sekä tunnistaa, mitkä prosessin vaiheet tällä hetkellä vievät eniten aikaa ja kustannuksia.  

Useimmille yrityksille riittää, että yrityksessä on karkealla tasolla luotu yhteinen näkemys sen taloushallintoprosessin nykytilasta ja siihen liittyvistä tulevaisuuden tarpeista. Jos yrityksessä on paljon eri liiketoimintaprosesseja ja se tekee yhteistyötä useiden eri toimittajien kanssa, voi taloushallintoprosessia kuvata myös lyhyen kirjallisen dokumentin avulla.

Hyviä kysymyksiä taloushallinnon prosessien kartoituksessa

Kun päätös uuden taloushallinto-ohjelmiston valinnasta on tehty, voi nykyistä taloushallintoprosessia kartoittaa esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

  • Mistä osa-alueista oman yrityksen taloushallintoprosessi tällä hetkellä koostuu?
  • Ketkä ovat prosessin vastuuhenkilöt?
  • Mitkä prosessin osat toimivat hyvin?
  • Mitkä vaiheet vaativat eniten työtä?
  • Mitkä ovat nykyprosessin suurimmat kipupisteet?
  • Onko taloushallinnon hoitaminen tällä hetkellä pääosin yhden henkilön osaamisen varassa?
  • Mihin taloushallintoprosessin vaiheisiin kaivataan parannusta?
  • Millaista taloushallinnon osaamista yrityksen sisältä löytyy tällä hetkellä? Mitkä asiat yrityksen on kannattavaa hoitaa itse myös jatkossa?
  • Millaisesta taloushallinnon osaamisesta yrityksellä on puutetta? Mitkä asiat kannattaisi jatkossa hoitaa ulkopuolisen palvelun avulla?

Mieti myös tilitoimiston roolia kokonaisuudessa

Jos osa yrityksen taloushallinnosta on ulkoistettu tilitoimistolle, on uuden taloushallinto-ohjelmiston hankinnan aikana mietittävä myös tilitoimiston roolia jatkossa. Jos esimerkiksi tilitoimistolle aiemmin ulkoistettu palkanlaskenta halutaankin hoitaa uuden ohjelmiston avulla itse, ei ulkopuoliselle tilitoimistokumppanille välttämättä enää jatkossa ole tarvetta. 

Jos nykytilakartoituksessa huomataan, että yrityksen sisältä puuttuu olennaista taloushallinnon osaamista, voi tiettyjen osien ulkoistaminen tilitoimistolle tulla yritykselle lopulta edullisemmaksi ja vaivattomammaksi kuin hoitaa ne itse.  Tilitoimiston ja asiakkaan välillä on nykyään paljon enemmän mahdollisuuksia esimerkiksi käyttää samaa ohjelmistoa taloushallinnon hoitamisessa. Tilitoimiston rooli voi esimerkiksi laskea palkat sekä tehdä kirjanpitoa, mutta asiakas itse laskuttaa ja maksaa ostolaskunsa.

 

Visma Fivaldi on Suomen käytetyin taloushallinnon ohjemisto. Tutustu Fivaldiin: fivaldi.fi

 

Lue seuraavaksi:
5 askelta sähköiseen taloushallintoon
Visma Fivaldi on Suomen käytetyin taloushallinnon ohjelmisto
Lataa opas: Taloushallinto-ohjelmiston ostajan opas

 

Kokeile maksutta Visma Fivaldia
Visma Fivaldin maksuttomassa kokeiluympäristössä pääset kokeilemaan osaa Fivaldin monipuolisista toiminnallisuuksista. Koekäyttö ei sido mihinkään, vaan pääset huoletta tutustumaan ohjelmiston toiminnallisuuksiin 14 päivän ajan.

Kokeile Visma Fivaldia maksutta

Suosituimmat