Viimeiset pari vuotta asiakkaat ovat kertoneet, ettei saatavienhallinnan ongelmana ole se, ettei heidän asiakkaansa maksaisi ollenkaan laskuja vaan se, ettei maksuaikoja noudateta. On ilmeisesti aivan sama onko laskussa maksuaikaa 7, 14 tai vaikka 90 päivää, myöhässä maksetaan silti. Muistan vielä hämärästi ajan, jolloin laskut maksettiin Suomessa ajallaan ja jopa etuajassa. Näköjään mekin luisumme kohti Etelä-Eurooppalaista maksukulttuuria, halusimme sitä tai emme.
Ota yhteyttä, jos olet maksuvaikeuksissa
Mitä asialle voisi tehdä? Ihan ensimmäinen juttu joka tulee mieleen on puhelimen käteen ottaminen ja soittaminen myyjälle. Lähes kaikille yrityksille tulee välillä hetkiä, jolloin rahasta on pulaa ja kassa ammottaa tyhjyyttään, vaikka miten hienosti olisi suunniteltu ja ennustettu rahavirtojen liikkeitä. Myyjä on todennäköisesti vain iloinen siitä, että asiakas ottaa itse yhteyttä ja ehdottaa uutta eräpäivää tai haluaa sopia maksusuunnitelman. Tämä taito on valitettavasti katoamassa eikä myyjään oteta yhteyttä vaan annetaan asioiden olla ja pyyhitään ongelmat maton alle. Poissa silmistä, poissa mielestä.
Valitse itse jämäkkä ote saatavien hoitamiseen
Toinen juttu on myyjän jämäkkä ote erääntyneiden saatavien hoitamiseen. Yritykset opettavat joskus itse asiakkaansa hitaaseen maksamiseen. Jos laskusta muistutellaan silloin tällöin ja kuukausien päästä laskun erääntymisestä, on selvää että myyntisaamisten ja reklamaatioiden määrät kasvavat. Ja jos muistutuksia lähetetään vielä useampia kappaleita niin tottahan ne menettävät merkityksensä.
Eräs todella ison konsernin toimitusjohtaja kertoi että heillä on vain hyviä asiakkaita ja he kohtelevat heitä silkkihansikkain eivätkä näin ollen tarvitse perintätoimiston palveluksia. Tähän heidän uusi talousjohtajansa aprikoi, että mahtavatko asiakkaat olla kaikki kauhean hyviä, koska osa jättää aina laskunsa maksamatta eikä heidän tehtävänsä ole toimia pankkina. Kävi ilmi, että yritys lähetti itse kuusi (6!) muistutusta parin viikon välein. Tämän jälkeen he soittivat asiakkaalleen ja yleensä tämän jälkeen he saivat rahansa. Tai ainakin osan pääomasta. Aikaa ja rahaa paloi siis ihan kiitettävästi yhden laskun kotiuttamiseen. Loppujen lopuksi he ulkoistivat muistutus- ja perintäprosessin siten, että VIP-asiakkaille tehtiin erilainen prosessi kuin “tavallisille” asiakkaille ja parissa kuukaudessa asiakkaat oppivat maksamaan ajoissa. Eikä yhtäkään asiakasta menetetty.
Toinen kansainvälisen konsernin talousjohtaja kertoi ettei heillä juurikaan muistuteltu saati peritty saatavia ennen hänen aikaansa. Hän oli heti aluksi ilmoittanut, että kaikille asiakkaille tulee sama prosessi, samat maksuajat ja erääntyneet saatavat siirretään perintätoimistolle sangen rivakasti. Kaverin toimia oli kauhisteltu yli valtakunnan rajojen aluksi, mutta myöhemmin hän oli käynyt opastamassa muissa maissa miten hommat hoidetaan jämäkästi eikä tuhlata turhaan resursseja saatavien perintään, muutakin tekemistä kun talousihmisillä yleensä on. Muutama asiakas oli ottanut hieman itseensä, mutta kokonaisuutena erääntyneiden saatavien määrä oli pienentynyt huomattavasti eikä asiakasmenetyksiä ilmennyt. Aina kun juttelen uuden asiakkaan kanssa muutama kuukausi yhteistyön käynnistämisen jälkeen, sanovat asiakkaat poikkeuksetta samaa. Kassankierto nopeutui enemmän kuin arvattiin eikä kukaan suuttunut. Loppuasiakkaat ovat todennäköisesti itsekin ulkoistaneet muistutuksen ja perinnän, joten kun he huomaavat muistutuksen tulleen perintätoimistosta, maksetaan laskut nopeammin jatkossa.
Modernit tavat muistuttaa erääntyneestä laskusta tuottavat tulosta
Joillakin asiakkailla on käytössä ns. etukäteismuistutus, joka tarkoittaa sitä, että loppuasiakkaalle soitetaan pari päivää laskun erääntymisen jälkeen. Palvelu toimii kuin se kuuluisa junan vessa ja kaikki osapuolet ovat olleet tyytyväisiä. Maksamiseen tulee ryhtiä, kun muistutussoiton tekee perintätoimisto. Todennäköisesti tämä palvelu yleistyy jatkossa B2B-puolella. Visma Dueton ePerintä nopeuttaa laskun kotiutumista 6,6 päivää verrattuna perinteiseen postitse lähetettyyn maksuvaatimukseen. Verkkolaskua käytettäessä säästetään kirjepostin jakeluun kuluva aika.
Tee asialle jotain, jos jos kirstun pohja alkaa häämöttää. Ota yhteyttä myyjiin ja muistuta omista saatavista tietyn rytmin mukaan, vaikka viikon välein. Mikäli homma tuntuu vievän liikaa aikaa, anna koko prosessi ammattilaisen hoidettavaksi ja keskity olennaiseen.
Teppo Ollila
Sales Manager
puhelin 050 351 8299
