Muuttaako toiminnanohjausjärjestelmä yrityksen hierarkkisia tai sosiaalisia rakenteita?

Aloin taannoin pohtia, muuttaako toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) yrityksen hierarkkisia tai sosiaalisia rakenteita. Yrityksen omistama tieto ja työntekijöiden sosiaaliset suhteethan ovat ne kaksi asiaa, jotka muodostavat yritystoiminnan ytimen. Ja tieto yrityksen liiketoiminnan tilasta, prosesseista ja monista muista tärkeistä asioista on nähtävillä juurikin toiminnanohjausjärjestelmästä. Se, kenellä järjestelmään on pääsyoikeudet ja ketkä järjestelmää ylipäätään käyttävät, voi vaihdella eri yrityksissä hyvinkin paljon.

Mitä suurempi yritys on kyseessä, sitä selkeämmät valtasuhteet sillä sisäisesti vallitsee. Vahvasti hierarkisessa yrityksessä on hyvin säänneltyä, kenellä on oikeudet mihinkin tietoon ja on mahdollista, että vain johdolla on pääsy toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamaan tietoon. Matalamman hierarkian yrityksessä korostuu läpinäkyvyys ja tiedon jakaminen avoimemmin työntekijöiden kesken. Lisäksi pienissä yrityksissä kollegat ehtivät keskustella toistensa kanssa moneen kertaan viikon aikana, jolloin tieto kulkee myös sosiaalisen kanssakäymisen seurauksena.

Hierarkkisuuden ei tarvitse muodostua ongelmaksi, kunhan yrityksessä tiedostetaan mahdollinen tiedon epätasa-arvoinen jakautuminen. Ihan kaiken tiedon ei välttämättä ole edes oleellista olla jokaisen työntekijän ulottuvilla. Ongelmalliseksi voi muodostua se, jos oletetaan, että tieto kulkeutuu eri tiimeihin esimiesten kautta. Tällöinhän on täysin yksittäisten ihmisten varassa mitä tietoa, missä muodossa ja milloin eri tiimeille jaetaan. Voi myös olla, että se miten vastaanottajat saamansa tiedon ymmärtävät, vaihtelee sen mukaan, kuka tiedon heille kertoo. On myös hyvä ymmärtää, että tiedon epätasainen jakautuminen voi vaikuttaa henkilöstön mielialaan ja motivaatioon. On mahdollista, että joku työntekijöistä kokee, ettei häneen luoteta yhtä paljon kuin muihin kollegoihin tai että kollegat tietävät aina jostain asiasta selvästi enemmän.

Uskon, että ERP-järjestelmä voi muokata yrityskulttuuria litteämmäksi ja lisätä demokratiaa, jos yrityksessä halutaan jakaa tietoa avoimesti kaikille. Toisaalta myös uskon, että ERP-järjestelmä voi vahvistaa yrityksen hierarkkisuutta ja valtarakenteita, jos tieto keskitetään vain osalle työntekijöistä. Yrityksen itse on mietittävä, miten se teknologiaa käyttää, mitä se sillä haluaa saavuttaa, kenelle se antaa käyttöoikeudet ja myös huomioitava teknologian mahdolliset vaikutukset sosiaalisiin rakenteisiin. Yrityksissä, joissa on totuttu siihen, että työntekijät kysyvät tarvitsemiaan tietoja toinen toisiltaan, voi ERP-järjestelmä vähentää tämänkaltaista totuttua sosiaalista kanssakäymistä. Toisaalta se myös nopeuttaa ja tehostaa työntekijöiden työskentelyä. Mielestäni tämänkaltaisia muutoksia ei pidä pelätä mutta ne tulee tiedostaa etukäteen, jotta niihin voidaan ennalta valmistautua.

Yrityksissä, joissa kaikilla työntekijöillä ei ole pääsyoikeuksia toiminnanohjausjärjestelmään, tulee huolehtia, että oleellinen ja tärkeä tieto kulkee ja työntekijöillä on luottavainen olo meneillään olevista asioista. Esimerkiksi erilaisilla yhteisillä tiedonjakohetkillä voidaan lisätä yhteenkuuluvuutta ja mahdollistetaan se, että työntekijät voivat kysyä lisätietoja asioista, joita eivät ymmärrä. Jos tiedon jakamisessa luotettaisiin puhtaasti teknologiaan, voisi sekin joissain tapauksissa luoda eriarvoisuutta. Silloinhan tiedon saavuttaminen ja hyödyntäminen olisi riippuvaista siitä, miten hyvin yksilö osaisi teknologiaa käyttää ja miten hyvin hän pystyisi tulkitsemaan järjestelmässä näkemäänsä dataa.

Vastaus kysymykseen, muuttaako ERP yrityksen hierarkkisia tai sosiaalisia rakenteita, on mielestäni kyllä. Muutos ei välttämättä tarkoita, että asiat muuttuisivat radikaalisti erilaisiksi vaan muutos voi tarkoittaa, että olemassa oleva hierarkkisuus tai vastaavasti demokraattisuus vahvistuu entisestään. Paljon on kiinni yrityksestä itsestään ja miten se päättää toiminnanohjausjärjestelmää hyödyntää. Pohtimalla teknologian roolia omassa yrityksessä etukäteen, voidaan mielestäni vaikuttaa lopputulokseen positiivisesti.

Jatka lukemista lataamalla opas: Usein kysytyt kysymykset ERP-projektin vaikutuksista henkilöstöön ja päivittäiseen toimintaan.

Kati on Visma.net -ohjelmiston markkinointipäällikkö. Intohimoisena kynänikkarina Kati haluaa viestiä digitaalisen maailman mahdollisuuksista selkokielellä, oppien samalla itse lisää ympäröivästä maailmasta.
Connect with Kati: