Miten sitoutat henkilöstön ohjelmistoprojektiin?

Rutiinien muuttaminen on vaikeaa, mutta joskus se on välttämätöntä. Ohjelmistot kehittyvät nopeasti ja jotta työn tuottavuus ei laskisi, on säännöllisesti uudistettava käytettäviä ohjelmistoja ja sen myötä myös työtapoja.

Monella yrityksellä ja organisaatiolla on esimerkiksi edessään siirtyminen joustaviin ja kustannustehokkaisiin pilvipalveluihin, joiden käyttö vaatii henkilöstöltä hieman uuden oppimista.

Mitä hyviä keinoja on henkilöstön sitouttamiseen uuden ohjelmiston käyttöönottoon ja muutosvastarinnan kitkemiseen? Kokosimme tähän muutamia omissa järjestelmäkonsultointiprojekteissamme hyväksi havaitsemiamme tapoja.

Tunne henkilöstösi

Suomessa työntekijät ovat keskimäärin korkeasti koulutettuja, osaavia ja nopeita oppimaan. Osaamistaan arvostava asiantuntija haluaakin kehittää itseään ja organisaationsa toimintaa oma-aloitteisesti.

Johtajan pitää osata tunnistaa henkilöstöstään ne, jotka sitoutuvat muutoksiin oma-aloitteisesti ja ne, jotka tarvitsevat siihen tukea. Osa työntekijöistä haluaa opiskella järjestelmät itse, osalle täytyy järjestää riittävä koulutus. Joukossa on yleensä myös niitä, joille pelkkä koulutus ei riitä. Siksi kannattaa varata resursseja myös henkilökohtaiseen käyttötukeen, jossa voidaan käydä asioita tarkemmin läpi työntekijän oman tarpeen mukaan.

Ihmistuntemus, sosiaaliset taidot ja psykologinen pelisilmä ovatkin ehdottomia vaatimuksia nykyaikaiselle johtajalle myös IT-alalla. Käskevä ja tökerö tyyli saa henkilöstössä aikaan usein vastareaktion ja muutos tyssää siihen. Joskus muutosprosessin läpiviennissä voi olla tarpeen ulkopuolisen ja ystävällisen konsultin apu.

Tunne ohjelmistosi

Kokemuksemme mukaan uusien järjestelmien käyttöönottoprojektien onnistunut toteuttaminen vaatii suunnitelmallisen muutosprosessin läpiviennin. Prosessi alkaa lähes poikkeuksetta organisaation strategian hahmottamisesta. On mietittävä, mitä organisaatio haluaa saada aikaan ja mitkä ohjelmistot ja työkalut parhaiten tukevat näitä tavoitteita.

Jotta henkilöstö saadaan sitoutumaan ohjelmistojen käyttöön, täytyy heidän päästä ohjelmien kanssa sinuiksi. Paras tilanne on, jos henkilöstö pääsee osallistumaan jo ohjelmistojen tarvekartoitukseen. Tällöin heiltä kysytään jo ennen ohjelmistojen hankkimista, minkälaisia ohjelmistojen ominaisuuksia he työssään tarvitsevat ja käyttävät. Kynnys muutosprosessille on tällöin matalampi ja ohjelmistojen käyttöönotto on sujuvampaa.

Hankintapäätöksen jälkeen kannattaa panostaa ohjelmistojen käytön koulutukseen. Osaavat kouluttajat saavat lyhyessä ajassa henkilöstön omaksumaan uusien järjestelmien niksit. Kartoita koulutustarpeesi  huolellisesti ja hanki palveluja sen mukaisesti.

Mieti muutosviestinnän formaatit ja toteuta ne

Ohjelmistouudistuksissa kannattaa soveltaa muutosviestinnän oppeja läpi koko muutosprosessin. On tärkeää, että henkilöstö on mahdollisimman hyvin tietoinen uudistuksesta jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Viestintä kannattaa suunnitella dialogiseksi, jolloin kaikki pääsevät esittämään mielipiteitään ja ajatusten moninaisuus tulee hyödynnetyksi tehokkaasti.

Hyvässä uudistuksessa uusiin ohjelmistoihin siirtyminen on perusteltu hyvin, ja niistä saatavat hyödyt kuvataan koko henkilöstölle. Esimerkiksi johtaja voi kertoa henkilöstölle, miten hän on itse ottanut uudet ohjelmat käyttöönsä ja mitä hyötyjä hän on niistä jo saanut. Esimerkin voimalla saadaan usein paras tulos.

Muutosviestinnässä voidaan hyödyntää myös erilaisia ja oivaltavia formaatteja, kuten organisaation yhteisiä keskustelutilaisuuksia tai johdon live-haastatteluja. Jos ylimääräisiä resursseja on, niin silloin näistä kannattaa keskustella osaavien viestintätoimistojen kanssa.

Kari Heikkilä
Kirjoittaja on Rubic HR Finland Oy:n Managing Partner.

Lue Karin aikaisemmat blogit:

Ymmärrä ekosysteemi hankittavan ohjelmiston ympärillä
Huomioi nämä ohjelmistoja vertailtaessa