Mitä hyötyä työajanseurannasta on asiantuntijayritykselle?

“Emme seuraa työaikaa, sillä luotamme työntekijöihimme. He tekevät työt silloin kun heille se parhaiten sopii – paikasta riippumatta.”

Tämä on lausahdus, jonka olen kuullut useamman kerran asiantuntijayrityksessä työskentelevän johdon suusta. Toisaalta ymmärrän näkökulman: yhä enemmän asiantuntijayrityksissä mennään itseohjautuvaan suuntaan, töitä voi tehdä silloin kun itselle sopii, eikä työaika ole tuottavuuden mittari.

Väitän kuitenkin, että työajanseuranta on yhä edelleen yksi tärkeimmistä mittareista työhyvinvoinnin ja työn kuormittavuuden arvioimiseen. Työajanseuranta tuo säästöjä paitsi työhyvinvoinnin näkökulmasta, myös monesta muusta syystä. Listasin muutaman tärkeimmistä asiantuntijayrityksen näkökulmasta.

1. Lain vaatima työaikakirjanpito toteutuu

Ensimmäiseksi on syytä muistuttaa, että työaikalaki vaatii työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa ja säilyttämään sen vähintään kanneaikaan saakka. Kanneaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Näppärämmin työaikakirjanpidon toteuttaminen lain vaatimukset täyttyen onnistuu jollain työajanseurantajärjestelmällä. Vismalla se on Tiima, jonka avulla työaikaa voi seurata reaaliaikaisesti.

2. Työhyvinvointi parantaa tuottavuutta

Työajanseuranta mahdollistaa yritykselle sen, että se voi ennaltaehkäistä yksilöiden liiallista kuormitusta. Kun työntekijät voivat hyvin, he ovat todennäköisemmin sitoutuneempia yritykseen ja jaksavat tehdä tuottavaa työtä. Hyvinvoiva nykyinen työntekijä on aina myös kannattavampi sijoitus yritykselle kuin jatkuva uusien rekrytoiminen.

Kun työntekijä kohdistaa käyttämänsä ajan tietylle tehtävälle, näkee hän myös, mihin työaika on varsinaisesti käytetty. Teinkö arvokasta työtä? Sainko päivän tai viikon aikana suunnittelemani työtehtävät tehtyä? Istuinko “turhissa” palavereissa 30% työajastani? Teinkö ylitöitä? Työntekijä tuntee enemmän tyytyväisyyden tunnetta, jos hän näkee konkreettisesti käyttävänsä työaikansa tärkeisiin ja arvokkaisiin asioihin.

Työajanseurantajärjestelmä Visma Tiima helpottaa esimiesten ja HR:n työtä, sillä laissa mainittujen ylityörajojen seurantaan on asetettavissa hälytyksiä tehdyistä ylitöistä ja liukumasaldoista. Tiimaan merkatuista tunneista saa myös reaaliaikaisen raportin ja mahdollisiin jatkuviin työntekijän ylityötunteihin voi tarttua ajoissa.

3. Työn tasapuolinen jakaantuminen

Työajanseuranta mahdollistaa töiden jakaantumisen tasaisemmin työntekijöiden sekä tiimien kesken. Esimies voi tarkastella työajanseurannan avulla tiimiläisten ajankäyttöä. Jos hän huomaa tiimiläisen A käyttävän huomattavasti enemmän aikaa samaan työtehtävään kuin tiimiläinen B, voi hän nostaa asian keskusteluun ja etsiä keinoja työntekijän kanssa tehokkaampiin työtapoihin.

Samoin työajanseurannasta on helposti nähtävissä eri tiimien työkuorma. Jos tiimillä A on 80 % laskutettavaa työtä ja tiimillä B 50 %, kannattaa seuraava projekti myydä tiimin B kokoonpanolla.

Juuriharja Consulting Group Oy:n toimitusjohtaja ja psykologi Erika Heiskanen puhuu Duunitorin haastattelussaan työtehtävien oikeudenmukaisesta jakaantumisesta tasapuolisuuden sijaan, mutta korostaa, että siinäkin tapauksessa työtehtäviä tulisi mitata. Lisäksi hän korostaa työtehtävien oikeudenmukaisuuden mittaamisen tuovan läpinäkyvyyttä ja luottamusta esimieheen ja työkavereihin.

4. Henkilöstöresurssien arviointi

Työajanseurantajärjestelmissä on usein myös näkymä työntekijöiden lomiin ja saldovapaisiin. Tästä näkymästä on hyötyä koko yritykselle ja etenkin myynnin näkökulmasta: mitä resursseja on käytössä pahimpana lomakautena heinäkuussa? Entäpä, kun Antti ja Senja kysyivät molemmat lomaa pääsiäisviikolle, onko se mahdollista? Keitä meillä on silloin töissä?

Vastaukset näihin kaikkiin kysymyksiin voi nähdä yhdellä silmäyksellä henkilöiden läsnäolonäkymästä ja päätöksenteko vie aikaa kaksi minuuttia. Näin Antti ja Senja ovat tyytyväisiä nopeaan päätöksentekoon, eikä esimiehenkään tarvinnut laittaa useaa eri sähköpostia ympäri yritystä selvittääkseen tilannetta. Tarvittaessa Antti ja Senja voivat nähdä myös muiden jo hyväksytyt loma-anomukset ja suunnitella omat loma-anomuksensa sen mukaisesti.

Toinen näkökulma resursointiin liittyy ennakointiin. Kun työaika kohdistetaan tietyille tehtäville, voi johto hyvissä ajoin ennakoida juuri oikeanlaiset rekrytointitarpeet. Johto näkee reaaliaikaisesti sen hetkisen kapasiteetin ja pystyy arvioimaan, voiko esimerkiksi uutta projektia ottaa ensi kuussa sisään vai täytyykö rekrytoida – ja jos täytyy, millaisiin tehtäviin erityisesti.

5. Yksi työajan ja lomien näkymä säästää aikaa

Keskitetty tieto yrityksen henkilöstön työajasta ja lomista säästää eritoten HR:n aikaa. Säästetyn ajan HR voi käyttää tehokkaammin oikeisiin asioihin, eikä heidän tarvitse koota tietoa eri järjestelmistä raportointia varten. Lisäksi kun työajanseurannan ja palkanlaskennan välille on rakennettu yhteys, ei tarvita välikäsiä raporttien lähettämiseen palkanlaskentaan.

Työntekijät lähettävät HR:lle usein myös kysymyksiä koskien heidän lomapäiviensä tai muiden vapaasaldojensa määrää. Kun työntekijät voivat katsoa nämä itse yhdestä järjestelmästä, säästää se sekä työntekijän että HR:n aikaa. Visma Tiimassa voidaan kerryttää ja pitää liukumasaldojen lisäksi esimerkiksi ylityövapaita.


Esimerkki työntekijän vapaiden näkymästä Visma Tiimassa.

Jos kaipaat vielä muita perusteluita tai vinkkejä, miten seurata työaikaa asiantuntijayrityksessä, lataa opas aiheesta alta.

Marja Borchert työskentelee Visma Enterprise Oy:llä Tiima- ja Saima-tuotteiden konsulttina ja projektipäällikkönä. Hänellä on yli 10 vuoden kokemus HR- ja työajanhallintajärjestelmien käyttöönotoista.
Connect with Marja: