Laskutuksen ulkoistamisen syinä voivat olla esimerkiksi kustannussäästöjen tavoittelu, omien resurssien vapauttaminen tai osaamisen puute yrityksen sisällä. Oli syy mikä tahansa, kannattaa yrityksen valita laskutusta ja maksuvalvontaa hoitava kumppani huolella. Tässä artikkelissa tarjoamme vinkkejä siihen, mitä asioita laskutuskumppanin valinnassa kannattaa ottaa huomioon.
Mitä ottaa huomioon laskutuksen ulkoistamista tarjoavan kumppanin valinnassa?
Kun yritys harkitsee laskutuksensa ulkoistamista ja etsii siihen sopivaa kumppania, kannattaa sen huomioida muutamia asioita, jotka tekevät käyttöönotosta ja yhteistyöstä helpompaa ja tuottavampaa.
Kumppanin asiantuntijuus
Kun ulkoistetaan yrityksen tärkeitä toimintoja, kuten laskutusta, tulee yrityksen voida varmistua palveluntarjoajan asiantuntijuudesta. Laskutukseen, maksuvalvontaan ja perintään liittyy paljon lainsäädäntöä, jonka tuntemus on välttämätöntä. Lisäksi palveluntarjoaja on yhteydessä palvelun ostajan asiakkaisiin, jolloin se vaikuttaa asiakkaiden mielikuvaan paitsi palveluntarjoajan omasta yrityksestä myös laskutuksen ulkoistaneesta yrityksestä. Asiakkaiden kanssa toimisen tulee sujua tehokkaasti ja hyvässä hengessä.
Referenssit: Referenssit kertovat paljon yrityksestä. Esimerkiksi katsomalla löytyykö laskutuspalvelua tarjoavan yrityksen referensseistä samankaltaisia yrityksiä kuin omanne saat selville, miten laskutuspalvelu sopisi teidän yrityksenne tarpeisiin.
Integroitavuus ja käyttöönotto: Yrityksen on aluksi syytä selvittää palveluntarjoajalta laskutuspalvelun integroitavuus yrityksen omiin järjestelmiin. Lisäksi ulkoistavalle yritykselle on tärkeää, että käyttöönotto onnistuu mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti. Asiantunteva laskutuskumppani osaa kertoa ulkoistamista harkitsevalle yritykselle tarvittavat tiedot järjestelmien yhdistämisestä ja ulkoistamisprosessin etenemisestä kyseisen yrityksen kohdalla.
Asiakaspalvelun saatavuus
Jos yrityksellä on käytössään laskutuspalvelu, jakautuu vastuu laskutuksen asiakaspalvelusta yrityksen ja laskutuspalvelun tarjoajan kesken. Asiakas ohjataan ottamaan yhteyttä laskutuspalvelun tarjoajaan silloin, kun kysymys liittyy laskun maksamiseen kuten maksuaikaan tai maksutietoihin. Velkojaan ollaan yhteydessä ainoastaan tilanteissa, joissa asia liittyy laskun sisältöön kuten laskutettavaan määrään tai laskun perusteeseen.
Tehokkuuden ja asiakaskokemuksen kannalta on tärkeää, että laskutuksen asiakaspalvelu on aina asiantuntevaa, ystävällistä ja helposti tavoitettavissa. Näiden asioiden tila kannattaa siis selvittää laskutuskumppanin tarjoamasta asiakaspalvelusta.
Kumppanilta saatava tuki
Laskutuksen ulkoistaminen on yritykselle tärkeä askel ja prosessin sujuvuus erityisesti asiakkaiden suuntaan on ratkaisevaa. Laskutuskumppanin valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten paljon apua ja tukea palveluntarjoajalla on valmius antaa prosessin toteutukseen.
Apua laskutustietojen päivittämiseen ja ylläpitämiseen: Ennen ulkoistamista on hyvä varmistaa, että yrityksen asiakkaiden laskutustiedot ovat mahdollisimman ajantasaisia. Näin vältetään virheellisistä osoitetiedoista johtuvat ongelmat laskujen lähetyksessä. Yritys voi myös harkita toimintamallia, jossa ulkoistettu laskutuskumppani selvittää ajantasaiset posti- ja verkkolaskuosoitteet ja ylläpitää niitä yrityksen puolesta.
Apua tiedottamiseen: Laskutuksen ulkoistamisesta tiedottaminen asiakkaille etukäteen auttaa asiakkaita valmistautumaan muutokseen. Tiedottaminen vähentää myös mahdollista vastustusta laskutuksen ulkoistamista kohtaan, kun asia hoidetaan läpinäkyvästi ja asianmukaisesti asiakkaiden suuntaan. Laskutuspalvelun tuottaja voi auttaa yritystä tiedottamisen suunnittelussa ja myös toteutuksessa.
Laskupohjan räätälöitävyys
Myös laskupohjan räätälöitävyys on useille yrityksille tärkeä seikka kumppania valittaessa. Yrityksen ilmettä tukeva ja selkeä laskupohja vahvistaa hyvää yrityskuvaa. Monilla yrityksillä onkin tarve tai halu muokata standardia laskupohjaa esim. laskussa ilmenevien tietojen, liitteiden tai laskun ulkoasun osalta.
Lisäksi ulkopuolisen laskutuspalvelun avulla on usein mahdollista lähettää laskujen mukana yrityksen markkinointimateriaalia tai vaikkapa tiedotteita, jolloin laskutuskumppania on mahdollista hyödyntää laskutusta ja maksuvalvontaa laajemmin.
Haluatko lisätietoa?
Laskutuksen ulkoistamiseen liittyy tässä artikkelissa mainittujen seikkojen lisäksi myös muita kysymyksiä ja ennakkoluuloja. Maksuttomasta oppaastamme ”5 usein kysyttyä kysymystä laskutuksen ulkoistamisesta” saat kattavat vastaukset viiteen usein kysyttyyn kysymykseen laskutuksen ulkoistamisesta. Tutustu myös muihin asiantuntijamateriaaleihimme tietopankissa.
Visma Financial Solutions Oy on laskutuksen, perinnän ja juridiikan asiantuntijatalo. Monipuoliset Credit Management- ratkaisumme kattavat koko ketjun laskun lähetyksestä maksusuoritukseen. Tehtävämme on tehostaa erikokoisten asiakkaidemme liiketoimintaa ja nopeuttaa asiakasyritystemme rahankiertoa. Visma Legal -lakipalvelut tukee kokonaisuutta tarjoamalla ratkaisuja sekä suurten että pienten yritysten juridisiin tarpeisiin. Palvelemme asiakkaitamme yli 120 asiantuntijan voimin ja jatkuva palveluiden kehitystyömme pohjautuu tiiviiseen yhteistyöhön asiakkaidemme ja kumppaniverkostomme kanssa.
