Siirtyäkö uuteen vai kehittääkö vanhaa? Tarve nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän vaihdolle syntyy usein monien eri tekijöiden summana. Vaihto on kuitenkin aina aikaa, rahaa ja resursseja vievä projekti, joten ennen vaihtoa onkin syytä miettiä, voisiko nykyistä ERP-järjestelmää kehittää paremmin yrityksen tarpeita vastaavaksi?
Nykyisen ERP-järjestelmän ongelmat ja puutteet
Monesti nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän puutteet ja ongelmat voidaan saada ratkaistua erilaisilla järjestelmän laajennuksilla tai teknisillä muutoksilla, jotka ovat tosin myös järjestelmän toimittajasta, tarjolla olevista lisäosista sekä yhteistyön sujuvuudesta riippuvaisia.
Ongelmia, jotka eivät välttämättä edellytä uuden järjestelmän käyttöönottoa, voivat Visman asiantuntijoiden mukaan olla esimerkiksi seuraavat:
- Työntekijät eivät osaa tai halua käyttää nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää
- Nykyisestä toiminnanohjausjärjestelmästä ei saada tarvittavia raportteja
- Työ on liikkuvaa ja tietojen kirjaaminen toiminnanohjausjärjestelmään tuntuu työläältä ja unohtuu helposti
- IT-osasto on kuormittunut nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän ylläpidon ja päivitysten takia
Nykyistä ERP-järjestelmää ei osata tai haluta käyttää
Jos ongelmana on se, että yrityksen työntekijät eivät osaa tai halua käyttää nykyistä ERP-järjestelmää, on syytä miettiä, tulevatko he välttämättä käyttämään uuttakaan? Tässä tilanteessa lisäkoulutuksiin panostaminen voi auttaa, mutta joissakin tapauksissa tarvitaan yrityksessä jopa kokonaista asennemuutosta. Muutosvastarintaa saadaan yleensä parhaiten vähennettyä tehokkaalla viestinnällä, henkilöstön sitouttamisella sekä työntekijöiden kokemien ongelmien ja toiveiden kuuntelemisella ja huomioon ottamisella.
Lataa opas: ERP järjestelmän vaihtajan opas ja äänikirja
Raportointi ei tue yrityksen vaatimuksia
Monesti ongelmana on se, ettei nykyisestä toiminnanohjausjärjestelmästä saada esimerkiksi yritysjohdon tarvitsemia raportteja tai oikeanlainen raportointi vaatii paljon manuaalista työtä. Tässä tapauksessa apu voi löytyä esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään erikseen integroitavasta liiketoimintatiedon analysointiin ja raportoinnin tehostamiseen tarkoitetusta työkalusta.
Työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta
Ongelmana nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käytössä voi myös olla se, että työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta ja työ on liikkuvaa. Tiedot kerääntyvät tässä tapauksessa helposti esimerkiksi erillisille Excel-taulukoille tai paperilapuille. Tietoja ei myöskään muisteta jälkikäteen kirjata toiminnanohjausjärjestelmään tai ainakin tämä koetaan erittäin työlääksi toimintatavaksi. Tästä helposti aiheutuu kuitenkin se, että tieto ei enää kuljekaan osastolta toiselle. Ratkaisuna tähän ongelmaan ovat erilaiset nykyiseen järjestelmään liitettävät tehokkuustyökalut, joilla voidaan parantaa esimerkiksi järjestelmän etäkäyttöä.
IT-osasto on ylikuormittunut
Jos nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän ongelmana on se, että IT-osasto on kuormittunut järjestelmän vaatimien päivitysten ja ylläpidon takia, voi ratkaisuna tähän olla pilvipalveluun siirtyminen. Kun järjestelmä ei toimi enää yrityksen omalla palvelimella, käytetään sitä jatkossa nettiselaimen kautta ja järjestelmän toimittajan vastuulle jäävät jatkossa myös järjestelmän ylläpidon ja päivitysten hoitaminen. ERP-järjestelmän siirto pilveen mahdollistaa myös esimerkiksi järjestelmän etäkäytön.
Lue seuraavaksi:
Millainen on hyvä toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle?
Opas: Toimitusjohtajan tietopaketti ERP-projektista
Lue lisää Visman ratkaisuista toiminnanohjaukseen: