Pk-yrityksillä on usein hyvin rajalliset resurssit järjestelmähankintojen suhteen. Myös erilaisia vaihtoehtoja työajanseurantajärjestelmille on runsaasti. Miten valita tarjolla olevista järjestelmistä juuri oman yrityksen tarpeita vastaava järjestelmä? Ja mitkä ominaisuudet korostuvat hyvässä työajanseurantajärjestelmässä pk-yritykselle?
Helppo käyttöönotto
Aika usein yrityksissä mietitään, mihin aikaa ja resursseja käytetään. Ja paljonko rahaa mihinkin laitetaan. Aika on rahaa – vanha, mutta niin paljon totuutta sisällään pitävä sanonta. Varsinkin, kun puhutaan työajanseurantajärjestelmistä ja niiden käyttöönotoista. Järjestelmähankinnan yhteydessä kannattaa siis valita järjestelmä, joka on simppeli ja helppo käyttöönottaa. Jotkut järjestelmistä on mahdollista ottaa käyttöön jopa parissa minuutissa.
Ohjelmisto toimii pilvipalveluna
Sanotaan, että 2005 ohjelmiston käyttöönotto maksoi vähintään 100 000 euroa. 2010 tultaessa käyttöönottokustannus oli tippunut jopa 10000 euroon. Nyt 2020 käyttöönottokustannus tulisi olla 500 euron tienoilla. Tämän mahdollistavat pilvipalveluna toimivat työajanseurantajärjestelmät, joissa ei ole tarvetta paikallisasennuksille.
Vahva ohjelmistotalo taustalla
Tarinan mukaan konsultti istui aikanaan parin viikon verran erään suuryrityksen palavereissa kuuntelemassa, miksi palaverit eivät oikein johtaneet mihinkään. Kertoi lopuksi, että läppärit ja puhelimet tulisi jättää palavereista pois – ja laskutti vähintään 5 numeroisen summan. Se oli asiantuntijuutta.
Asiantuntijuutta voi olla myös muunlaista. Toimialatuntetumuksella tai jonkin asian kirkkaalla osaamisella voi tarjota sellaista hyötyä, josta ollaan valmiita maksamaan. Työajanseurannan osalta se tarkoittaa yleensä ohjelmiston ja työaikalakien sekä työehtospimusten osaamista, jolloin vaikkapa määrittelytyöstä voidaan maksaa konsultin ajankäytön perusteella tietty euromäärä.
Hyvin yleistä on, että näihin määrittelytöihin käytetään muutamia päiviä aikaa: työ voi sisältää mm. TES-tulkinnan määrittelyä, ohjelmiston parametrointia sekä mahdollisia integraatiototeutuksia. Kun työajanseurannan järjestelmä hankitaan vakaalta toimijalta ja käyttöönotto hoidetaan osaavien konsulttien toimesta, järjestelmä palvelee parhaiten organisaation tarpeita. Vahvan ohjelmistotalon hyöty on se, että osaamista löytyy asiakkaan tueksi ja ohjelmistoa kehitetään jatkuvasti.
Aktivoi maksuton koekäyttö! Kokeile Visma Entryä 14 päivää maksutta ilman sitoutumista ja koe työajanseurannan helppous!
Helposti integroitavissa muihin järjestelmiin
Pk-yritysten näkökulmasta on tärkeää, että työajanseurannan järjestelmä on helposti integroitavissa muihin järjestelmiin. Työajanseurannan tiedot on tärkeää saada siirrettyä automaattisesti muun muassa palkanlaskentaan ja laskutukseen. Useimmista palveluista voi klikata itse päälle tarvittavan integraation tai hyödyntää ohjemistotalon kustannustehokkaita asiakaskohtaisia integraatioratkaisuja. Helppous integraatioiden käyttöönoton osalta ei ole koskaan yliarvostettua.
Toimii mobiilissa
Työajanseurannan tulee toimia päätelaiteriippumattomasti. Hyvät työajanseurantajärjestelmät skaalautuvat responsiivisesti eri selaimilla ja tietenkin myös mobiiliappit löytyvät sovelluskaupoista. Näin työaikakirjaukset voi hoitaa aina itselle parhaalla hetkellä ja tavalla. Sujuva käyttökokemus ei kysele puhelimen mallia tai käyttöjärjestelmää, vaan toimii aina selkeästi ja helposti.
Reaaliaikainen työaikojen tulkinta
Kun puhutaan työajanseurannasta, puhutaan yleensä myös työajan tulkinnasta. Reaaliaikaisesti ja heti kirjauksen jälkeen näkyvät kertymät ja tulkitut työajat ovat useimmille käyttäjille tärkeitä asioita. Liukumien ja vaikkapa työaikapankin vaivaton tulkinta ja kertymien seuranta sekä käyttö tulee onnistua helposti. Tämä helpottaa myös esimiesten hyväksyntäprosesseja sekä tietenkin työaikojen jatkokäsittelyä palkanmaksuun vaikkapa valmista integraatiorajapintaa käyttäen.
Tehokas sovellustuki
Tuki muuttuviin tilanteisiin on tärkeää. Hyvällä työajanseurantajärjestelmällä on tehokas ja veloitukseton sovellustuki, joka auttaa vaikeissa tilanteissa chatissa, puhelimessa tai sähköpostilla. Asiakkaan kannattaa vaatia nopeaa vastausaikaa sekä selkeitä ohjeistuksia, joita parhaat ohjelmistotalot tarjoavat.
Hyvän työajanseurantajärjestelmän tunnusmerkit pk-yrityksille:
- Helppo käyttöönotto
- Ohjelmisto toimii pilvipalveluna
- Helposti intergroitavissa muihin järjestelmiin
- Toimii mobiilissa
- Reaaliaikainen työaikojen tulkinta
- Vahva ohjelmistotalo taustalla
- Tehokas sovellustuki
Hyvän työajanseurantajärjestelmän avulla pk-yritykset säästävät työaikaa ja minimoivat virheet työaikojen kirjauksessa ja tulkinnassa. Aikaa säästyy, kun kaikki työajanseurantaan tarvittava tieto löytyy yhdestä järjestelmästä. Katso sinulle sopiva Visma Entry työajanseurannan paketti täältä »
Lue myös:
Opas: Työajanseurannan valinta – näin vertailet työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia
Koronaexit ja uusi työ – näin työajanseuranta tukee etätyötä ja työn hybridimallia
Parhaat työajanseurantajärjestelmät 2021 – työaikajärjestelmien vertailu
Miksi sähköinen työajanseuranta kannattaa?
Mikä on työaikapankki ja miten se toimii?
Näin työaikalaki velvoittaa seuraamaan työaikaa – tutustu työajanseurannan lakisääteisyyteen
Aktivoi maksuton koekäyttö! Kokeile Visma Entryä 14 päivää maksutta ilman sitoutumista ja koe työajanseurannan helppous!
