Siirry sisältötekstiin

Millainen on hyvä palkanlaskentaohjelma pk-yritykselle?

Palkkojen laskeminen on arkea jokaisessa yrityksessä; palkat on laskettava joka kuukausi, ja työ sisältää usein toistuvaa manuaalista tekemistä. Hyvällä palkanlaskentaohjelmalla voidaan kuitenkin helpottaa palkanlaskijan työtä ja automatisoida manuaalisia työvaiheita.

palkanlaskentaohjelma-pk-yritykselle

Palkanlaskentaohjelman avulla työ tehostuu ja virheiden mahdollisuudet pienenevät – ja palkanlaskija voi käyttää työaikansa fiksummin.

Markkinoilla on tarjolla paljon erilaisia palkanlaskentaohjelmia. Tärkeää on löytää ohjelma, joka vastaa oman yrityksen tarpeisiin, olipa kyse simppelistä tai monimutkaisemmasta palkanlaskennasta. Ohjelmien vertailu ja valinta voi olla haastavaa. Seuraavassa käymme läpi, mihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota ohjelmaa valittaessa.

Käytettävyys 

Helppokäyttöinen ja selkeä palkanlaskentaohjelmisto tehostaa arkea ja nopeuttaa palkanlaskijan työtä. Helppokäyttöisyyden myötä et jää harhailemaan ohjelmavalikon syövereihin, vaan tarvitsemasi asiat ovat selkeästi nähtävissä mm. porautumistoimintojen avulla.

Hyvä palkanlaskentaohjelma mahdollistaa ohjelman käyttämisen pilvipalveluna, jolloin työtä voi tehdä myös etänä ja tehtäviä voi jakaa käyttäjien kesken. Pilvipalvelun etuja on myös se, että ohjelmistopäivityksistä ja asennuksista ei tarvitse itse huolehtia, vaan ne ovat järjestelmätoimittajan vastuulla.

Opas palkanlaskentaohjelman hankintaan – Tästä oppaasta löydät vinkkejä hankintaan liittyvien pohdintojen tueksi

Lue maksuton opas »

Perustietojen ylläpito

Perustiedot ja määritykset tulee olla järjestelmässä oikein ja ajan tasalla, jotta palkanlaskenta toimii luotettavasti. Hyvä palkanlaskentaohjelma tarjoaa tietojen ylläpitoon ja välitykseen tehokkaat työkalut. Laskentakaavojen ja -sääntöjen hyödyntäminen, erillisajot ja esim. verokorttien suorasiirrot helpottavat tietojen käsittelyä. Palkkaohjelman monipuoliset toiminnot, muokattavuus ja tietojen siirtyminen rajapintoja pitkin ovat hyvän palkkaohjelman tunnusmerkkejä.

Automaatiota palkkojen laskentaan

Hyvä palkanlaskentaohjelma tarjoaa automaatiota palkkojen laskentaan. Jaksojen automaattinen luonti, reaaliaikainen laskenta ja raportointi ovat esimerkkejä näistä. Automaation avulla palkanlaskija voi keskittyä työläiden rutiinien sijaan tulkitsemaan tietoa ja seuraamaan mahdollisia poikkeamia.

Palkansaajan kannalta tärkein dokumentti, palkkalaskelma, on kustannustehokasta välittää palkansaajalle sähköisesti. Hyvät palkanlaskentaohjelmat tarjoavat tietoturvallisia vaihtoehtoja välittää palkkalaskelmat joko palkansaajan verkkopankkiin tai mobiilisovellukseen, jolloin palkansaaja saa ne helposti käyttöönsä.

Raportointi 

Raportointi ja tietojen oikeellisuus on ensiarvoisen tärkeää palkkoja laskettaessa. Raportoinnin merkitys on korostunut entisestään Tulorekisterin myötä, kun iso osa viranomaisraportointia on muuttunut reaaliaikaiseksi. Hyvä palkanlaskentaohjelma mahdollistaa automaattisen ja sähköisen viranomaisraportoinnin suoraan järjestelmästä. 

Hyvä palkanlaskentaohjelma pystyy tuottamaan ajantasaista tietoa yrityksen taloushallintoon ja johdolle. Raportoinnin avulla saatu tieto yrityksen palkkakustannuksista, lomapalkkavelasta tai esim. poissaoloista mahdollistaa paremman ja ajantasaisemman näkymän yrityksen talouteen.

Integraatiomahdollisuudet

Hyvät integraatiomahdollisuudet laajentavat palkkaohjelman hyötyjä ja nopeuttavat palkanlaskijan työtä. Integroitavuus esim. työajanseuranta-, matkalasku- ja/tai HR-järjestelmiin vähentää manuaalisen työn määrää perustietojen ja tapahtumien käsittelyssä.

Myös integroitavuus pankki- ja kirjanpito-ohjelmiin poistaa manuaalisia vaiheita, vähentää virheiden määrää ja nopeuttaa käsittelyä. Raportointi Tulorekisteriin rajapinnan välityksellä tuo kaivattua automatiikkaa viranomaisilmoittamiseen.

Mitä enemmän toimintoja pystytään automatisoimaan, sitä tehokkaampaa, reaaliaikaisempaa ja virheettömämpää palkanlaskennasta saadaan.

Kasvaako järjestelmä yrityksesi tarpeiden kasvaessa?

Järjestelmää hankittaessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen tulevaisuuden tarpeet ja kasvu – palveleeko palkanlaskentaohjelma yrityksen tarpeita myös jatkossa? Hyvä palkanlaskentaohjelma mahdollistaa yrityksen kasvun ja integraatiomahdollisuudet takaavat uusien järjestelmien liittämisen ohjelmaan tarvittaessa.

Palkanlaskentaohjelma Visma Payroll on helppokäyttöinen ja joustava palkanlaskennan pilvipalvelu. Se sopii erityisesti pk-yrityksen palkanlaskennan ja palkkaraportoinnin hoitamiseen.

Lue lisää palkanlaskentaohjelma Visma Payrollista »

Lue myös:
Opas palkanlaskentaohjelman hankintaan
5 syytä hankkia moderni palkanlaskentaohjelma

Suosituimmat