Siirry sisältötekstiin

Miksi pelkän taloushallinto-ohjelmiston hankinta ei riitä?

Järjestelmäkehityshankkeet ovat tunnetusti haastavia. Kansainväliset tutkimukset osoittavat, että jopa 60 – 80 % hankkeista epäonnistuu tuomaan tavoiteltua tehokkuutta ja lisäarvoa liiketoimintaan.

Syitä hankkeiden epäonnistumiseen on monia: projektille ei ole määritelty tarkkaa business casea, johtoa ei ole saatu vakuutettua projektin tärkeydestä ja sen hyödyistä, tavoitteet ovat epärealistisia, järjestelmään ei ole perehdytty, organisaation prosesseja ei ymmärretä tarpeeksi kokonaisvaltaisesti, projektiin ei ole sitoutettu oikeita resursseja, järjestelmää ei osata käyttää. Listaa voisi jatkaa loputtomiin.  

Onnistunut järjestelmähanke ei kuitenkaan ole salatiedettä.

Hankinnan alkuvaiheessa tehtävillä valinnoilla ja palveluilla voidaan varmistaa, että järjestelmä palvelee tarvetta, järjestelmää hyödynnetään oikein ja se maksaa itsensä takaisin. Keskittymällä huolelliseen käyttöönottoprojektiin, osaamisen kouluttamiseen ja jatkuvaan käytön seurantaan, takaat onnistuneen järjestelmähankkeen. Hyvä ohjelmistokumppani on tukenasi näissä kaikissa.

Taloushallinto-ohjelmiston huolellinen käyttöönotto takaa investoinnin takaisinmaksun

Valitettavan usein järjestelmäprojekteissa nipistetään kehityshankkeen alkupäästä: alkukartoituksesta ja käyttöönotosta. Mutta juuri näihin panostamalla varmistetaan ja parhaimmillaan myös nopeutetaan investoinnin takaisinmaksua. Mikäli järjestelmäprojektin alkuvaiheen tehtävistä, kuten prosessikartoituksesta, huolehditaan vain pintapuolisesti, monia ohjelmiston tehokkaan käytön kannalta merkittäviä asioita jää helposti huomaamatta, jolloin riski siitä, että ohjelmiston hyödyt jäävät saavuttamatta kasvaa merkittävästi.

Uuden järjestelmän hankinta edellyttää toimintatapojen ja prosessien ymmärrystä ja tarkastelua

Vanhat, pitkään käytössä olleet toimintamallit ja prosessit eivät välttämättä ole enää tehokkaita, ja tarkastelemalla prosesseja kokonaisvaltaisesti voidaan myös uuden järjestelmän tuella tietyt tehtävät automatisoida kokonaan. 

Järjestelmähanke toimiikin usein sysäyksenä myös toimintamallien kehittämiselle, jolloin prosesseista tulee virtaviivaisempia ja tehokkaampia. Olemassa olevia toimintamalleja on siis syytä tarkastella kriittisesti ennen järjestelmän hankintaa ja kehittää ne sellaisiksi, että yhdessä ohjelmiston kanssa ne tukevat liiketoimintaa.

Käyttöönotossa on tärkeää keskittyä siihen, mikä on liiketoiminnan ja strategian kannalta oleellista. Ehdottomuus kaikessa, kuten ohjelmiston nappuloiden värissä, vie käyttöönottoa helposti väärille raiteille. Hankintaa ei tule tarkastella liikaa myöskään nykyhetken valossa. Sen sijaan on pidettävä strateginen suunta ja tulevaisuuden tarpeet kirkkaana mielessä. 

Käyttöönotto kannattaakin aloittaa alkukartoituksella ja erityisesti nykyprosessien tarkastelulla. Kartoita ne prosessit tai niiden osat ja manuaaliset tehtävät, joista joko haluat eroon tai joita haluat tehostaa. Mitkä asiat tuottavat taloushallinnolle eniten tuskaa? Löytyvätkö ne nykyisestä ohjelmistosta vai prosesseista? 

Ennen hankintaa, huomioi: 

  • Hankkeen tavoite: mitä hankkeella halutaan parantaa ja mitä konkreettisia hyötyjä hankkeella saavutetaan.
  • Kehitystarpeet: missä on kehitettävää, mitä osa-alueita pitää tehostaa?
  • Prosessikuvaus: keskustele järjestelmäkumppanin kanssa, miten prosesseja olisi hyvä kehittää.  
  • Pohdi, miten muutos tukee liiketoimintaanne ja hae muutosta vain niihin asioihin, jotka ovat strategian kannalta tärkeitä. 

Panostamalla näihin osa-alueisiin varmistetaan, että järjestelmän käyttöönotto sujuu suunnitellusti, järjestelmä tukee tekemistä ja helpottaa asiantuntijoiden arkea.

Ohjelmisto ei ratkaise ihmisistä johtuvia pullonkauloja

on tärkeää muistaa, että teknologia ei yksin korjaa työskentelytavoissa, prosesseissa tai kulttuurissa olevia haasteita. Jos ohjelmaan syötetään huonon prosessin seurauksena vain hiiltä, ei tuotoksena voida odottaa timantteja. Siksi on tärkeää tarkastella omaa tekemistä, prosesseja tai työskentelytapoja jo ennen käyttöönottoa. Muuten riskinä on, että teknologia vain lisää sisäistä kipuilua entisestään. Prosessit ensin, teknologia sitten.

Investointi voi maksaa itsensä takaisin ainoastaan silloin, kun järjestelmää osataan aidosti käyttää

Järjestelmähankkeella tavoiteltu tehokkuuden parantaminen vaatii henkilöstön perehdyttämistä ja kouluttamista. Toiminnallisuuksien ja niiden hyötyjen ymmärtäminen antaa hyvän perustan uuden ohjelman käytölle. Ohjelmistokehitys on tänä päivänä nopeaa. Yhden laajemman vuosittaisen päivityksen sijaan ohjelmistot päivittyvät ketterästi jopa kuukausittain. Siksi on tärkeää ylläpitää osaamista. Vain näin ohjelmisto on koko ajan tehokkaassa käytössä ja investoinnin takaisinmaksuaika lyhenee. 

Ei voi kuitenkaan olettaa, että osaaminen kehittyy tasaisesti kaikkialla organisaatiossa. Osaamisen taso vaihtelee  ja siksi on hyvä säännöllisin väliajoin suorittaa käyttötapakartoitus. Sen avulla voidaan selvittää miltä osin järjestelmää käytetään tehokkaasti ja missä osa-alueissa on puolestaan petrattavaa. Alihyödynnettyihin toiminnallisuuksiin voidaan sen jälkeen kiinnittää paremmin huomiota esimerkiksi koulutuksen avulla. 

Hyvä ohjelmistokumppani on tässä arvokas apu.

Hyvä ohjelmistokumppani varmistaa tehokkaan käytön

Järjestelmähankkeissa kiinnitetään ensisijaisesti huomiota hankittavaan ohjelmistoon. Se on ymmärrettävää, sillä luonnollisesti ohjelmistossa tulee olla ne ominaisuudet, joilla taloushallinnossa tuetaan liiketoimintaa ja tehostetaan työntekoa. Yhtä tärkeää on kuitenkin myös oikeanlaisen järjestelmätoimittajan valinta. Hyvä kumppani on parhaimmillaan sparraaja, neuvonantaja ja tuki. 

Hyvä ohjelmistokumppani tukee asiakastaan aina ohjelmiston hankinnasta jatkuvaan käyttöön ajankohtaisten tarpeiden mukaan, huomioiden käyttäjien erilaiset tarpeet ja tarjoten tukea täsmällisesti.

Hyvä esimerkki tarpeeseen perustuvasta jatkuvasta tuesta on palvelukirjasto, josta löytyy helposti erilaisiin tarpeisiin ja tilanteisiin sopiva apu: nykytilan kartoitukset,  prosessikuvaukset, koulutukset, oppimismateriaalit, itsepalveluportaalin, tukikanavat ja ohjelmiston terveystarkastukset. Tällaiset palvelut on suunniteltu auttamaan asiakasta onnistumaan työssään ja hyödyntämään ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla. Hyvä kumppani varmistaa, että tällaiset palvelut ovat hyödynnettävissä silloin, kun niitä tarvitaan. 

Parhaimmillaan kumppani pitää asiakkaansa informoituna myös alalla tapahtuvista muutoksista. Tiedämme kaikki millaisessa myllerryksessä taloushallinto on ja kuinka esimerkiksi lakimuutokset ja muuttuvat käytännöt vaikuttavat suoraan arjen tekemiseen. Asiansa osaava ohjelmistokumppani seuraa keskustelua, tulkitsee sen vaikutuksia, viestii niistä aktiivisesti ja tietenkin kehittää omaa järjestelmäänsä muutosten mukana.

Tuotekehitys vastaa asiakaskunnan laajoihin tarpeisiin

Onnistunut tuotekehitys edellyttää vuorovaikutusta järjestelmäkumppanin ja asiakkaan välillä. Toimittaja kehittää tuotetta asiakkaiden tarpeet edellä ja yhdessä heidän kanssaan. Vain näin varmistetaan, että järjestelmällä vastataan tarpeeseen. 

Hyvässä kumppanuudessa asiakkaan ja järjestelmätoimittajan välinen keskustelu on säännöllistä. Tuotekehitys kerää palauttetta asiakkailta ja tunnistaa esiin nousevia kehitystarpeita. Hyvä järjestelmätoimittaja kertoo  myös avoimesti mihin suuntaan tuotetta kehitetään. Näin asiakas voi huomioida kumppanin suunnitelmat omissa kehityshankkeissaan ja keskittyä näin osa-alueisiin joille kumppanin suunnitelmat eivät ulotu.

Teknologia + palvelut = tehokkuus ja kustannussäästöt

On hyvä irrottautua ajatuksesta, että pelkkä teknologian hankinta toisi automaattisesti säästöä ja tehokkuutta. Ne tulevat ennemminkin ihmisten toiminnasta ja siitä, että he käyttävät järjestelmiä oikein. Vain tällöin yritys saa ohjelmistosta parhaat mahdolliset hyödyt irti ja varmistaa, että hankinta maksaa itsensä takaisin mahdollisimman nopeasti.

Kun uuden järjestelmän hankinta tulee siis ajankohtaiseksi, vaatikaa järjestelmäkumppaniltanne ohjelmiston lisäksi myös käyttöä tukevia palveluja. Niillä on merkittävä vaikutus siihen, että hankkeenne menestyy ja saatte investoinnillenne katetta.

Lue kuinka asiakkaamme Nepean Conveyorsin käyttöönottoprojekti vietiin maaliin tiukassa aikataulussa.

Visma Public Oy

Me Visma Publicilla haluamme vahvistaa suomalaisten organisaatioiden toimintaa tehostamalla niiden talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja älykkäiden ratkaisujen ja laadukkaiden palveluiden avulla. Päätuotteemme ovat julkisen sektorin palkka- ja henkilöstöhallintoon suunnattu Personec F -tuoteperhe sekä digitaalisen taloushallinnon kokonaisratkaisu Wintime, joka palvelee sekä julkista että yksityistä sektoria.

Suosituimmat