Laskutus on kokonaisuus: laskut tulee lähettää oikeaan paikkaan ja oikein kohdistetusti, maksuja tulee valvoa ja lisäksi maksujen hoitamisesta tulee tarvittaessa muistuttaa ja huomauttaa. Joskus saatavia joudutaan myös perimään. Kaikkien näiden vaiheiden onnistunut hoitaminen vaativat sekä aikaa, että ammattitaitoa.
Tätä laskutuksen monivaiheista prosessia helpottamaan ja tehostamaan voi yritys valita laskutuspalvelun, jonka käyttöönotto onnistuu vaihtamatta nykyistä taloushallinnon ohjelmistoa. Miten laskutuspalvelu muuttaa yrityksen laskutusta? Siihen syvennymme tässä artikkelissa.
Laskutuspalvelun käyttöönotto muuttaa eniten yrityksen laskutus- ja maksuvalvontakäytäntöjä, tehden niistä yksinkertaisempia ja tehokkaampia. Esimerkiksi reskontran hoitoon ja kirjanpitoon laskutuspalvelu vaikuttaa hyvin vähän. Jos et ole vielä varma, kannattaako yrityksenne ulkoistaa laskutuksensa, suosittelemme lukemaan artikkelin laskutuksen ulkoistamisen hyödyistä.
Laskujen seuranta ja yhteydenpito onnistuu toimeksiantajapalvelun kautta
Toimeksiantajapalvelu on laskutuspalveluasiakkaille tarkoitettu nettiportaali, joka on osa laskutuspalvelua. Toimeksiantajapalvelun kautta asiakas pystyy seuraamaan jokaisen laskun tilaa ja näkee, missä vaiheessa mahdollinen laskun perintä etenee.
Portaali toimii myös laskuarkistona. Kaikki laskutuspalvelun kautta lähetetyt laskut tallentuvat sinne automaattisesti maksutta. Yrityksen ei tarvitse enää maksaa erikseen laskujen säilytykseen käytettävistä palveluista.
Asiakkaan ja laskutuskumppanin välisen helpon yhteydenpidon mahdollistaminen on tärkeä asia yhteistyön onnistumiselle.
Asiakkaan ja laskutuspalveluntarjoajan välinen yhteydenpito onnistuu portaalin kautta mutkattomasti. Näin pitkät ja sekavat sähköpostiviestittelyt voidaan jatkossa välttää. Asiakkaan ja laskutuskumppanin välisen helpon yhteydenpidon mahdollistaminen on tärkeä asia yhteistyön onnistumiselle. Lue blogistamme, mitä muita asioita laskutuskumppanin valinnassa kannattaa ottaa huomioon.
Reskontran hoito – laskutuskumppani käyttää ns. varjoreskontraa
Laskutuspalvelu hoitaa sen kautta lähetettyjen laskujen maksuvalvonnan ja muistuttamisen.
Laskutuspalveluntarjoajalla on käytössään niin sanottu varjoreskontra, jonka perusteella se valvoo maksuliikennettä ja lähettää tarvittavat muistutukset. Asiakkaan oma reskontra säilyy ennallaan ja on edelleen ainoa oikea reskontra.
Kirjanpitoaineiston muodostuminen ja tilitoimiston rooli
Yrityksen kirjanpito ja tilinpäätös pysyvät ennallaan ja laskutuspalvelun käyttö ei vaikuta niihin mitenkään.
Jos tilitoimisto ei ole aiemmin hoitanut yrityksen laskujen lähetystä ja maksuvalvontaa, sen rooli ei muutu laskutuspalvelun myötä, vaan se toimii jatkossa samalla tavalla kuin ennenkin. Jos asiakas on ulkoistanut laskutuksen hoitonsa, kuten laskujen lähetyksen ja maksumuistuttamisen tilitoimistolle, voi tilitoimisto olla jatkossa laskutuspalvelun yhteyshenkilö. Näin yrityksen tilitoimistolta kuluu vähemmän aikaa laskutukseen liittyvien toimintojen hoitamiseen ja yritys saavuttaa taloudellista säästöä.
Asiakaspalvelu laskutuksessa
Pääsääntöisesti laskutuspalvelun käyttöönoton jälkeen laskutuksen asiakaspalvelu jakautuu velallisen kannalta kahteen osaan sen mukaan, mitä velallisen laskuun liittyvä asia koskee:
Laskun sisältöön liittyvissä asioissa ollaan yhteydessä suoraan yritykseen. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi väärän summan laskuttaminen.
Laskun maksamiseen liittyvissä asioissa ollaan yhteydessä laskutuspalveluntarjoajaan. Laskutuspalvelun tehtävänä on auttaa asiakasta maksamaan lasku, mikä voi tarkoittaa esimerkiksi maksusuunnitelman tekemistä ja sen valvomista.
Siitä, miten laskutuksen asiakaspalvelu hoidetaan jatkossa voidaan sopia laskutuspalvelun asiakkaan kanssa. Sovittavissa on muun muassa se, haluaako yritys hoitaa asiakaspalvelun jatkossa kokonaan itse tai saako laskutuspalvelu tehdä maksusuunnitelman asiakkaalle. Lue lisää laskutuksen asiakaspalvelusta.
Mitä tapahtuu, jos asiakas ei maksa laskua
Laskutuspalvelu hoitaa sen kautta lähetettyjen laskujen maksuvalvonnan. Mikäli velallinen ei ole maksanut laskua eräpäivänä voi laskutuspalvelu hoitaa maksumuistuttamisen. Tästä voidaan poiketa asiakkaan niin halutessa.
Mikäli lasku on jäänyt maksamatta maksumuistuttamisesta huolimatta, se voidaan siirtää oikeudelliseen perintään laskutuspalvelun kautta. Näin asiakas voi varmistaa, että velan perinnässä noudatetaan aina perintälakia sekä hyvää perintätapaa. Esimerkiksi yritysperinnässä mahdollisten perintäkeinojen kirjo on laajempi ja niiden osaavalla käytöllä voidaan nopeuttaa saatavan maksua.
Sekä maksumuistuttamisen että perinnän tavoitteena on auttaa velallista maksamaan laskunsa ja laskutuspalvelun asiakasta saamaan saatavansa. Vinkkejä myyntisaatavien kierron nopeuttamiseen löydät perintäoppaasta.
Haluatko tietää lisää?
Lisätietoa laskutuspalvelun käyttöönotosta saa maksuttomasta oppaastamme Laskutuspalvelun käyttöönotto suoraan yrityksen taloushallinnon ohjelmasta. Oppaassa kerromme mm. miten laskutuspalvelun käyttöönotto tapahtuu, miten laskutusaineisto siirtyy palveluntarjoajalle, mistä asioista asiakkaan ja laskutuspalveluntarjoajan pitää sopia ennen käyttöönottoa ja miten laskutus- ja maksuvalvontaprosessi toimii käyttöönoton jälkeen.
