Työmatkalla

Matkasta matkalaskuun – tehokkuutta etsimässä

”Matkustaminen on mahtavaa.”
”Näet maailmaa ja tutustut uusiin kulttuureihin.”
”Voi kun voisi työssään matkustaa paljon.”
Kuulostaa parikymppisen työelämään tutustujan haaveilta. Todellisuus saattaa olla hiukan karumpaa.

Otin vastaan kolme vuotta sitten pestin suuresta kansainvälisestä yrityksestä. Raportoin Tanskaan, ja lähimmät tehtäviini liittyvät kollegat istuivat Saksassa. Toiminta-alueeni laajeni vuoden työssäolon jälkeen Pohjoismaista ja Baltiasta kattamaan ”puoli maapalloa”. Tästä johtuen Finnairin korttini alkoi saada uusia värisävyjä, ja palvelut paranivat. Oli Fast Trackiä, loungeja ja helpompaa elämää lentokentillä, joissa vietin yhtäkkiä aikaani huomattavasti enemmän kuin olisin toivonut. Parempien palveluiden aikaansaama hetkellinen helpotus haihtui vauhdilla, ja palveluihin tottui nopeammin kuin palkankorotukseen. Lapset alkoivat kysellä kotona jatkuvista poissaoloista.

Maailmalla urakointi ei päättynyt 100 vuosittaiseen matkapäivään, vaan konttorilla odotti uusi työsarka. Pitäisi veloittaa firmalta matkasta aiheutuneet kulut ja päivärahat. Kun maksuvälineenä oli korporaatiokortti omalla maksuvastuulla, olisi laskut ollut järkevää tehdä mahdollisimman tehokkaasti ja nopeasti. Näin ei kuitenkaan käynyt. Usein heräsin asiaan siinä vaiheessa kun tilit olivat punaisella ja oli pakko toimia.

Tuskaillen ja hikoillen lähestyin vihollistani, ja aloitin päivän kestävän urakkani käytössä olevan matkalaskuohjelman parissa. Aloitin. Täytin ensimmäisestä matkasta kahdeksan riviä kuluja. Lennot, junat, hotellit, illallinen asiakkaan kanssa ja taksit. Oho, olin tehnyt heti alkuun virheen. Tein laskun alusta lähtien uudelleen. Virhe oli se, että unohdin muuttaa oletuksena olevan kotimaan matkan ulkomaan matkaksi, eikä sitä voinut enää aloituksen jälkeen muuttaa. Täppä oli muuttunut harmaaksi kuin syksyinen taivas. Olin käynyt Norjassa, ja sehän on tietysti ulkomailla…

Virheiden, skannailun, printtailun ja kuittisekamelskan täyttämän päivän päätteeksi olin saanut kaikki 7 matkalaskua tehtyä ja saanut käynnistettyä prosessin, jossa rahani aloittivat verkkaisen matkansa kohti tiliäni, jolla oli runsaasti tilaa.

Päätin, että jatkossa teen laskut heti ja saan rahat ennen kuin joudun ne itse maksamaan. Hyvä päätös, joka ei tietenkään pitänyt. Edellä mainitun kaltainen tilanne toistui kerta toisensa jälkeen, koska suorastaan inhosin matkalaskujen tekoa. Inhosin sitä, että aikuinen mies kummastelee outoja kululajeja, jotka eivät sovi kuluun, etsiskelee kuitteja, niittaa niitä A4:lle, skannailee ja printtailee ja toistaa virheitä joita ei voi järjestelmästä johtuen korjata. Kaikki tämä oli kuitenkin aivan pakko tehdä, jotta oma talous pysyisi balanssissa.

Laskin, että kulutin matkalaskuja tehdessäni vähintään 10 päivää tehokasta työaikaa vuodessa. Osakkeenomistajat tuskin olisivat asiasta mielissään, jos tietäisivät.

Muitakin vaihtoehtoja on olemassa. Aloitin muutama kuukausi sitten yrityksessä, jossa käyttäjäkokemus on tässä pakollisessa matkustajan prosessissa otettu upeasti huomioon. En ihmettele, että sadat tuhannet käyttävät juuri tätä matka- ja kulunhallinan järjestelmää. Elämää helpottava esimerkki on vaikka se, että otat mobiililla kuvat kuiteista, jotka uivat suoraan matkalaskullesi ja luottokorttitiedot ovat suoraan valmiina järjestelmässä. Sitten vaan kohdistelemaan kulut ja kuitit. Ensimmäisen matkalaskuni tein ilman ohjeita ja neuvoja, koska järjestelmä oli ohjaava. Ajansäästöni matkalaskujen tekovaiheessa on merkittävä ja tehokkaan työajan menetys on alle kolmasosa entisestä. Ajatuksia herättää se, että 100 paljon matkustavaa työntekijää säästäisivät 700 työpäivää vuodessa järkevämpään tekemiseen. Tästä osakkeenomistajat pitäisivät ja tämän voisi heille myös kertoa.

Jos et jo arvannut millä teen nykyään matkalaskuni kerron siitä mielelläni.

 

 Mika Luukko

Mika Luukko
Sales Director
Visma Enterprise Oy

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: