Lue ensimmäinen osa Porvoon Tilipalvelun juttusarjasta täältä »
Porvoon Tilipalvelun matka Tikonista Fivaldiin edistyy hyvää vauhtia. Ohjelmiston vaihto on tällä hetkellä täydessä vauhdissa ja aikataulut ovat pitäneet. Porvoon Tilipalvelun perustaja ja omistaja Tarja Tuomi kertoo projektin mennen suunnitelmien mukaan: “On mennyt tosi hyvin ja suunnitelmien mukaan. Meillä oli suunnitelma, miten mennään eteenpäin ja sen mukaan on edetty. Uudistuksia on tullut hyvällä ja sopivalla tahdilla.”
”Uudistuksia on tullut hyvällä ja sopivalla tahdilla.”
Uuden ohjelmiston hankintaprosessi aloitettiin jo loppuvuodesta 2019, koska Tikon-ohjelmisto on tulossa tiensä päähän. Pitkän harkinnan myötä Porvoon Tilipalvelu päätyi lopulta Fivaldiin.
Kriteereinä järjestelmän valinnalle oli mahdollisuus palvella sekä perinteisiä että sähköisiä asiakkaita. Yritys halusi myös tuekseen vahvan ohjelmistotalon, jolla on jo paljon tilitoimistoasiakkaita. “Meidän tarpeita ajatellen Fivaldi sopi meille kaikista parhaiten”, kertoo Tarja. Itse ohjelmiston vaihto aloitettiin lokakuussa 2020.
Ohjelmiston vaihto täydessä vauhdissa
Tällä hetkellä ohjelmiston vaihto etenee hyvin. “Nyt olemme laittaneet perusasioista kuntoon ja olemme päässeet jo käyttämään itse ohjelmistoa, eli tekemään ihan sitä meidän jokapäiväistä työtä,” kertoo Tarja.
“Nyt olemme keskittyneet myynninhallintaan, ostolaskujen käsittelyyn, kirjanpidon puoleen sekä laskutukseen. Oma myynti kulkee jo Fivaldin kautta, ja yhdellä asiakkaallakin on kokonaan jo laskutus Fivaldissa. Fivaldin palkanlaskennan eli Payrollin vuoro tulee vielä myöhemmin, joten palkkoja emme ole vielä päässeet laskemaan”, kertoo Tarja.
Saldosiirrot hoituivat aineistonsiirtotyökalun avulla
Ohjelmiston vaihdossa Tarjaa mietitytti etukäteen saldosiirrot, kun dataa siirretään järjestelmästä toiseen. Porvoon Tilipalvelu yllättyi kuitenkin positiivisesti aineistonsiirron automaattisuudesta ja helppoudesta. “Aineistonsiirrot Tikonista Fivaldiin meni meillä tosi kivasti ja oli hurjan positiivinen juttu. Olen ehkä eniten pelännyt saldosiirtoja, mutta siihen ei kyllä ainakaan pikkuyrityksellä montaa minuuttia mennyt”, kertoo Tarja.
”Aineistonsiirrot Tikonista Fivaldiin meni meillä tosi kivasti ja oli hurjan positiivinen juttu.”
“Meillä oli Tikon-aineistonsiirtotyökalu käytössä, ja meidän kokemuksen mukaan sen avulla siirto oli todella vaivatonta. Oli ihana juttu, että Tikonin aineiston siirto meni näin helposti ja meidän ei tarvinnut tehdä käsityötä.”
”Muutenkin minut on yllättänyt ohjelman käytön helppous, ja erityisesti myynti- ja ostopuoli. Perinteinen kirjanpidon puoli on aika samanlainen kuin meillä oli aiemminkin. Työkalut, jotka saimme perinteisen kirjanpidon rinnalle, ovat mukavia, selkeitä ja helppoja käyttää”, jatkaa Tarja.
Ohjelmiston vaihdossa voi tulla eteen monenlaisia haasteita, mutta Tarjan mukaan heille ei ole tullut vastaan mitään ylitsepääsemätöntä. “Tässä taustalla on toki monta osatekijää ja paljon työtä ennen kuin on saatu kaikki kohdalleen. Tähän mennessä ei ole tullut vielä mitään negatiivista, mikä olisi yllättänyt. Pankkien kanssa on välillä ollut epäselvyyksiä, mutta nekin tilanteet olemme saaneet ratkaistua”, kertoo Tarja.
Ohjelmiston vaihto ja vanhat työt hoituvat limittäin
Ohjelmiston vaihto on aina pitkä projekti, mutta samalla muun liiketoiminnan täytyy kuitenkin pyöriä normaalisti. Porvoon Tilipalvelu hoitaa järjestelmän vaihtoa samaan aikaan, kun muita töitä tehdään vielä Tikonilla.
“Nyt alkuvuosi on meillä kiireistä aikaa, joten on jätettävä aikaa vanhaan työhön eli ns. Tikon-töihin. Menee varmasti pidemmälle kevääseen, että pääsemme tekemään ainoastaan ja pelkästään siirtoja Fivaldiin. Uskon, että Tikon joutuu olemaan tässä rinnalla vielä jonkin aikaa käytössä”, kertoo Tarja.
Avain onnistumiseen on sopiva aikataulu
Ohjelmiston vaihtoon on hyvä varata tarpeeksi aikaa, jotta myös muu toiminta pyörii ja projekti pysyy aikataulussa. Porvoon Tilipalvelu on onnistunut hyvin projektin eteenpäin viemisessä. “Tällä hetkellä olemme hyvin aikataulussa ja kaikki suunnitellut koulutukset on toteutettu”, kertoo Tarja.
Yksi avain onnistumiseen on se, että Porvoon Tilipalvelu on tehnyt hyvää työtä taustalla ja pitänyt omalta osaltaan aikatauluista kiinni. Opittua on myös pyritty käyttämään, jottei uusi järjestelmä ja sen toimintatavat unohdu. “Koko ajan pyrin siihen, että käyttäisin opittua. Sen kyllä muuten unohtaa, jos ei tee ja harjoittele”, summaa Tarja.
“Onneksi olemme saaneet tosi hyvin tukea Visman puolelta, ja olemme saaneet heti apua kun on tullut pulmia. On hyvä, että saamme tukea ja opastusta tässä vaiheessa, niin saamme sitten jatkossa hyödynnettyä ohjelmistoa kokonaisuudessaan”, kertoo Tarja.
Fivaldi mahdollistaa sekä perinteisten että sähköisten asiakkaiden hoidon
Uusi järjestelmä on valtava muutos sekä työntekijöille että asiakkaille: ohjelmisto tuo mukanaan uusia toimintatapoja ja käytäntöjä tilitoimiston asiakkaiden kanssa.
”Toimintatavat muuttuvat, kun paperilla tehtävää työtä on vähemmän.”
Fivaldin myötä Porvoon Tilipalvelu pystyy jatkossa tarjoamaan asiakkailleen perinteisten palveluiden lisäksi myös sähköisiä palveluja. Tarja kertoo, että toimintatavat muuttuvat, kun paperilla tehtävää työtä on vähemmän: “Asiakkaat ovat ottaneet muutoksen innokkaana vastaan. Haluamme kuitenkin edelleen myös palvella niitä asiakkaita, joille helpoin vaihtoehto on perinteinen kirjanpito.”
“Meillä ihminen saa itse päättää, haluaako siirtyä täysin sähköiseen. Fivaldilla voimme jatkossa tehdä onneksi molempia ja tämä on ollut meille erittäin hyvä ratkaisu. Tämä on hieno ohjelma, kun se palvelee kaikkien asiakkaiden tarpeita”, päättää Tarja.
Lue Porvoon Tilipalveluiden referenssitarina kokonaisuudessaan täältä »
Lue myös:
Matka Tikonista Fivaldiin: Porvoon Tilipalvelu (osa 1/2)
Taloushallinto-ohjelmiston vaihto edessä – mitä pitää huomioida?
9 syytä, miksi Visma Fivaldi on tilitoimiston paras valinta tulevaisuuteen
Visma Fivaldi on Suomen käytetyin taloushallinnon ohjelmisto
Fivaldi tukee jatkossakin tilitoimiston mappiasiakkaita
Varaa maksuton esittely!
Tutustu Fivaldiin asiantuntijan opastuksella. Varaa demoaika suoraan kalenterista!
