Kuinka pitkälle ajalle suunnitelma tehdään?
Työvuorosuunnittelun kuntoon laittaminen vaatii monenlaisia päätöksiä ja reunaehtojen määrittelyjä. Yksi tärkeä päätös on linjata missä sykleissä suunnittelette vuoroja.
Tyypillisesti listat tehdään muutamaksi viikoksi, mutta säännöllisissä vuorokierroissa tehdään jopa vuoden mittaisia suunnitelmia.
Mitä pidemmälle työvuorolistat saadaan suunniteltua, sitä paremmin työntekijät voivat suunnitella omaa arkeaan sekä tasapainottaa työtä ja vapaa-aikaa. Kääntöpuoli tässä on se, että mitä pidemmälle listat tehdään, sitä enemmän muutoksia niihin tyypillisesti joudutaan tekemään.
Suunnittelurytmisi on yksi tekijöistä, joka vaikuttavat työvuorosuunnittelujärjestelmän valintaan. On tärkeää, että voit tarkastella koko suunnitelmaa yhdessä näkymässä. Näin näet helposti kokonaistilanteen ja miten vuorot jakautuvat.
Varmista myös, että voit tarvittaessa tarkastella haluamiasi henkilöitä haluamaltasi ajanjaksolta – jos esimerkiksi jollekin päivälle tulee paljon muutoksia, on kätevää jos voit katsoa kyseisen päivän vuoroja häiriöttömästi. Tai jos käytätte tasoittumisjaksoja, on tärkeää että voit katsoa koko ajanjakson kokonaistilannetta.
Millaisessa muodossa vuorot kannattaa suunnitella?
Millaisia tehtäviä työvuorojen aikana tehdään, ja kuinka tarkalla tasolla haluatte niitä suunnitella?
Joissain tapauksissa riittää vakio aamu-, ilta- ja yövuorojen suunnittelu, joilla on kiinteät alku- ja loppuajat. Joskus vuorot kannattaa suunnitella vaihtelevan tarpeen pohjalta niin, että jokainen vuoro on erilainen tai tehtävien pohjalta siten, että työntekijät näkevät mitkä tehtävät heille vuorossa kuuluvat.
Ravintola-alalla tämä voisi näkyä esimerkiksi niin, että ensimmäisenä aamuvuoroon tulevan vuoro alkaa aiemmin kuin muiden, koska hän on vastuussa paikan avaamisesta ja ruuan valmistelusta. Seuraava aamuvuorolainen aloittaa ravintolan avautuessa ja hän vastaa asiakaspalvelusta, kolmas tiskaamisesta, ja niin edelleen. Päivä voi myös muodostua useista pienistä paloista jolloin kätevintä on antaa työvuorosuunnittelujärjestelmän optimoinnin muodostaa näistä kokonaisia vuoroja ja etsiä sopiva osaaja oikeaan vuoroon.
Jos eri tehtävien tarve pysyy vuorosta toiseen samana, voidaan myös vakiovuorot koostaa osista. Joskus suunnitelman julkaisuhetkellä ei esim. vielä tiedetä mitä tehtäviä kolmen viikon päästä on, mutta tieto voidaan lisätä sähköisiin työvuorolistoihin myöhemmin. Tällöin työntekijä näkee omasta sähköisestä listastaan mihin tehtävään, osastoon, linjaan tms. hän työvuorossaan sijoittuu.
Luonnollisesti on tärkeää, että suunnittelujärjestelmä tukee oikean suunnittelussa tarvittavan tiedon näyttämistä esimerkiksi erilaisina koodeina tai kirjainlyhenteinä.
Miten muutosten hallinta saadaan mahdollisimman helpoksi?
Parhaisiinkin vuorolistoihin tulee muutoksia kesken kaiken: työntekijät saattavat haluta vaihtaa vuoroja keskenään, joku sairastuu tai jollekulle tulee muu yllättävä poissaolo.
Muutostilanteita voi ratkoa monin tavoin. Poissaolijan tilalle voidaan kutsua oma tuntityöntekijä, siirtää henkilö toiselta osastolta, hankkia vuokratyövoimaa tai vain elää sen kanssa, että työntekijöitä on vähemmän paikalla. Usein muutokset vaikuttavat henkilöiden kokonaistuntimäärään ja on hyvä jos suunnittelujärjestelmä tarjoaa erilaisia mittareita kokonaistilanteen hahmottamiseen.
Muutoksien teossa auttaa, jos järjestelmä tarjoaa työkaluja, jotka auttavat oikean sijaisen etsimisessä, oli sitten kysymys osaamisesta tai käytettävissä olevista vuoroista. Osassa järjestelmiä myös vuorojen tarjoaminen isommallekin ryhmälle voidaan tehdä suoraan suunnittelunäytöltä. Muutoksista pitää jäädä myös jälki. Joko suunnittelunäytöllä tai viimeistään toteumien tarkastus ja hyväksyntävaiheessa on hyvä pystyä vertaamaan niin alkuperäistä suunnitelmaa kuin toteumaakin. Silloin palkkoihinkin päätyy oikeaa tietoa.
Paljonko valtaa haluat antaa työntekijöille?
Hyvät vaikutusmahdollisuudet omaan työaikaan helpottavat työ- ja vapaa-ajan tasapainotusta ja n’in lisäävät työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia.
Vaikutusmahdollisuuksia voi tarjota useammalla eri tapaa:
Autonominen suunnittelu: Autonomisessa suunnittelussa työvuorojen suunnittelun tekevät työntekijät itse. Siinä lähdetään liikkeelle tarpeesta eli aluksi määritellään millaisia vuoroja tehdään ja paljonko eri vuoroihin tarvitaan työntekijöitä. Työntekijät hoitavat suunnittelun tätä tarvetta vasten ja sopivat keskenään, kuka milloinkin tulee töihin. Esihenkilöllä on tärkeää olla hyvät työkalut suunnitelman tarkastamiseen sekä tarpeen täyttymisen, tasapuolisuuden ja muiden reunaehtojen valvomiseen.
Toiveiden kerääminen: Perinteisin vaihtoehto on pyytää työntekijöitä lähettämään toiveensa tavalla tai toisella. Vuorosuunnittelija huomioi nämä toiveet sitten suunnitelmaa tehdessään. Manuaalisesti tehtynä tämä on kuitenkin aikaavievää: suunnittelija joutuu kaivamaan toiveet lapuilta, sähköposteista tai tekstiviesteistä. Nykyaikainen vaihtoehto on hankkia järjestelmä, johon työntekijät voivat itse lisätä toiveensa. Ne näkyvät sitten suoraan suunnittelijan näytöllä suunnitelmaa tehdessä.
Työvuorojen optimointi: Tämä vaatii aina digitaalista toiveiden keräämistä ja kehittynyttä järjestelmää, joka pystyy ottamaan automaattisesti huomioon sekä työntekijöiden toiveet että muut reunaehdot ja pelisäännöt. Järjestelmä pystyy tekemään automaattisesti ehdotuksen työvuorolistasta, jonka suunnittelija vielä tarkastaa ja hyväksyy.
Haluatko seurata työvuorolistojen kustannuksia suunnittelujärjestelmässä?
Kustannukset kiinnostavat johtotasolla, ja tasapainottelu kannattavuuden ja työntekijöiden hyvinvoinnin välillä on monen suunnittelijan tavanomainen haaste.
Joissain järjestelmissä, kuten Aikajanassa, voit jo suunnitteluvaiheessa seurata paljonko työvuorolistan kustannukset keskimääräisellä tuntikustannuksella ovat. Kun teet muutoksia, esimerkiksi lisäät uuden työntekijän vuoroon, näet kuinka paljon kokonaiskustannukset nousevat.
Näin päätösten teko ja listojen koostaminen on helpompaa ja toisaalta voit myös verrata suunnitelman ja toteutuneen listan kustannuksia ja löytää ongelmakohtia.
Sopiiko sama suunnittelumalli kaikille?
Varsinkin isommissa yrityksissä on usein monia erilaisia työntekijäryhmiä, joiden suunnittelutarpeet vaihtelevat. Joillekin työntekijöille tarvitaan hyvinkin tarkat tehtäväperusteiset vuorosuunnitelmat työvuorokiertoineen ja tasoittumisjaksoineen, kun taas toisille ei välttämättä tarvita vuorosuunnittelua lainkaan.
Pohdi siis millaisia eri tarpeita eri tehtävissä on, ja millaisia suunnittelutapoja tarvitsette. Eri osastojen tai yksiköiden välillä on usein eroja, jotka selviävät vain kysymällä. Varmista, että käyttämäsi järjestelmä taipuu organisaatiosi kaikkiin suunnittelutarpeisiin.
Kuka suunnitelmat tekee?
Sitä tekeekö työvuorosuunnitelman esihenkilö, työntekijät, erillinen suunnittelija vai järjestelmä, kannattaa miettiä.
Yllä olemme maininneet jo miltä prosessi näyttää silloin, kun suunnitelman tekee esihenkilö, työntekijät tai järjestelmä. Mutta mitä jos suunnitelman tekisikin erillinen suunnittelija?
Keskitetyllä suunnittelulla on monia etuja: Suunnittelija voi erikoistua tekemään hyviä suunnitelmia sen sijaan että jokainen esihenkilö itse hinkkaa omia työvuorojaan. Keskitetty suunnittelija näkee kokonaistilanteen eri yksiköissä ja pystyy tarvittaessa tasapainottamaan resursseja paikasta toiseen.
Keskitetty suunnittelu vaatii paljon järjestelmältä. Henkilöiden toiveet, henkilökohtaiset rajoitteet ja osaamiset täytyy löytyä järjestelmästä, koska suunnittelija ei välttämättä henkilökohtaisesti tunne henkilöitä, joiden listaa suunnittelee. Toisaalta vaikutus voi olla myös tasapuolisuutta lisäävä, kun henkilökohtaiset suhteet eivät vaikuta vuorojen jakautumiseen.
Aikajanan työvuorosuunnittelu on kehitetty tukemaan erilaisten organisaatioiden suunnittelutarpeita. Sen avulla voit suunnitella töitä kaikilla yllä mainituilla tavoilla.
