Lyhennetty työaika tarjoaa tasapainoa arkeen

Kenellä on oikeus lyhennettyyn työaikaan ja miten 80% työaika ja muut työaikajoustot vaikuttavat työpaikan arkeen ja järjestelyihin? Lue blogista!

Työn tekemisen muodot muuttuvat koko ajan, niin kuin työelämä kokonaisuutenakin. Erilaiset työaikajärjestelyt ovat yleistyneet viime vuosina niin, että niitä voi kutsua jo työelämän trendiksi. Ja hyvä niin: joustot tarjoavat monen kaipaamaan tasapainoa arkeen.

Erilaisia työaikajärjestelyjä sovitaan eri syistä: perinteisimpiä ovat osittainen hoitovapaa ja osa-aikaeläke. Lyhennettyä työaikaa tehdään yhä useammin myös yleisen hyvinvoinnin, työssä jaksamisen tai opiskelun takia. 

Työntekijän haaste: ajan ja rahan tasapainottaminen

Yleisin tapa lyhentää työaikaa on siirtyä 100% työajasta 80%:een, mikä käytännössä tarkoittaa joko päivittäisen työajan lyhentämistä kuuteen tuntiin tai nelipäiväistä työviikkoa. Joillain aloilla ja esimerkiksi vuorotyössä voi työaikaa järjestellä myös viikko + viikko -tyyppisillä malleilla. 

Lyhennetty työaika tarjoaa työntekijälle enemmän aikaa käytettäväksi perheen tai harrastusten parissa. Progressiivisen verotuksen myötä pienenevä veroprosentti saattaa kompensoida pienenevää tilipussia. Lyhennettyä työviikkoa suunnittelevan työntekijän kannattaa kuitenkin laskea, miten 20% pienempi palkka riittää toivotun tai totutun elintason pitämiseen.

Mitä hyötyä lyhennetystä työviikosta on työnantajalle?

Osittainen hoitovapaa on työntekijän lakisääteinen oikeus siihen asti, kun perheen nuorin lapsi päättää peruskoulun 2. luokan. Muista työajan lyhentämisen järjestelyistä sovitaan aina työnantajan ja työntekijän välillä – työnantajan ei siis ole pakko suostua työajan lyhentämiseen. 

Jos tilanne sen suinkin sallii, kannattaa aina pohtia lyhennetyn työviikon positiivista vaikutusta työpaikan kokonaisuuteen. 

Yksittäisen työntekijän hyvinvointi heijastuu koko organisaatioon, ja lyhennetyn työajan pyytämiselle on useimmiten olemassa omat syynsä. Joustavuus työaikajärjestelyissä rakentaa usein myös positiivista työnantajamielikuvaa ja houkuttelee uusia osaajia silloin, kun se on tarpeen.

Lyhennetty työaika vaikuttaa sekä työn järjestelyihin että järjestelmiin 

Työaikajärjestelyt vaikuttavat tietysti työpaikan arkeen, monellakin tavoin. Yksi suuri tekijä on työn luonne ja sen vaatimat järjestelyt: tarvitaanko sijainen tai paikkaaja, vai voiko olemassa olevia töitä järjestää niin, että niiden tekeminen onnistuu 80% työajalla. Vuorotyössä taas voi olla järkevää sopia esimerkiksi viikko-viikko -systeemistä. 

Onkin tärkeää katsoa sekä tehtävää työtä että työntekijän roolia asioiden edistämisessä, jotta kokonaisuus muodostuu kaikkien kannalta fiksuksi eivätkä tehtävät “tipahtele hahloon” tai muun tiimin kuormitus käy kohtuuttomaksi. Kun järjestelyistä on sovittu, on muutokset ja tiedot vietävä myös kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin:

Työaikaseurannassa toteutunutta työaikaa ja liukumasaldoja täytyy peilata sovittuun työaikaan, palkanlaskennassa tarvitaan tieto palkan muutoksesta ja luonnollisesti HR-järjestelmässä täytyy myös näkyä tieto sovitusta muutoksesta. 

Läpinäkyvyys ja toimivat työkalut auttavat onnistumaan

Joskus lyhennettyä työaikaa suunnitteleva ihminen törmää sarkastiseen väitteeseen, jossa “80% työajalla täytyy tehdä 100% työt”. Tätähän ei kukaan tietenkään halua, eli yritys tarvitsee työkalut työntekijän kuormituksen seuraamiseen. 

Helposti käytettävä työajanseuranta auttaa esimiestä pysymään pulssilla työntekijän työkuormasta: jos saldot paukkuvat viikko toisensa jälkeen, on se melko selvä merkki siitä, että työkuormaa täytyy tarkastella. Ilman työaikaseurantaa esimiehellä ei ole mitään työkaluja tai näkymää, siihen, mikä on työntekijän todellinen työtilanne.

Jotta kokonaisuus toimii, on myös työtovereiden on tiedettävä, milloin kukin tiimiläinen on käytettävissä tai vapaalla. Yhteinen kalenteri, jossa kunkin työntekijän aikataulut ovat läpinäkyvästi saatavilla, auttaa tiimiläisiä toimimaan yhdessä. 

Työkalut toimivat parhaiten, kun niitä on helppo käyttää

Ihmiset merkitsevät työaikaansa oikein silloin, kun se on helppoa ja mielekästä. Mitä yksinkertaisempi järjestelmä, sitä todennäköisimmin toteutumat on merkitty oikein. 

Esimerkiksi liikkuvassa työssä on pystyttävä merkkaamaan työaika helposti ylös riippumatta siitä, onko tietokone juuri sillä hetkellä auki vai ei. Etätöiden lisääntyessä myös toimiston oven pielissä sijaitsevat fyysiset leimalaitteet alkavat olla jo aikansa eläneitä – mobiilileimaus mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työn.

Toinen tärkeä asia on työaikaseurannan ja saldojen reaaliaikaisuus. Esimerkiksi Tiimassa voi luoda jokaiselle työntekijälle henkilökohtaisen työaikakalenterin, jolla liukumia voi seurata jatkuvasti, odottamatta että kyseinen viikko aina päättyy. Tällainen järjestelmä taipuu mainiosti mitä erilaisimpien työaikaratkaisujen seurantaan. 

Joustavuuden tarve kasvaa tulevaisuudessa?

Vaikka muuttuvat ja erilaiset työaikamallit tuovat töiden organisointiin omat haasteensa, uskon erilaisten, elämäntilanteen mukaan joustavien työaikataulujen olevan hyväksi sekä työnantajalle että työntekijälle. Onhan tutkittukin, että työpäivän tai -viikon lyhentäminen lisää paitsi työtyytyväisyyttä ja yleistä hyvinvointia, myös tehokkuutta. Lyhennettyä työaikaa käytetään kuitenkin vielä suhteellisen vähän muutoin kuin perhe- tai eläkesyistä. 

Nykypäivän työelämä on niin hektistä, että moni kaipaa omaa aikaa ja mahdollisuutta keskittyä myös työn ulkopuolisiin, tärkeisiin asioihin. 

Haluatko lukea lisää siitä, miten työajanseuranta auttaa asiantuntijatyön järjestelyissä, erilaisissa tilanteissa? 

Klikkaa tästä lataamaan työajanseurannan opas!

Suosituimmat