Lomavuosi vaihtuu – helpota palkanlaskentaprosessia

Lomavuoden vaihde on taas ajankohtainen asia ja monissa yrityksissä palkanlaskija hoitaa lomalaskentaa mallikkaasti vuosien kokemuksen avulla. Oletko kuitenkaan miettinyt, kuinka monimutkaisesta prosessista on kysymys? Tuleeko kaikki tiedot varmasti huomioitua ja laskettua oikein? Kuinka kauan aikaa lomalaskentaan ja seurantaan joudutaan käyttämään? Saatko riittävää ja ajantasaista raportointia?

Taustalla usein todellinen prosessihirviö

Kokeneelle palkanlaskijalle lomien käsittely ja laskenta on rutiinia, mutta ilman palkanlaskentajärjestelmää tietojen ylläpidon, palkkojen laskennan ja maksun takana voi olla todellinen prosessihirviö. Tietoja kerääntyy pitkin vuotta ja niitä ylläpidetään eri paikoissa. Se vie ylimääräistä aikaa, aiheuttaa stressiä ja tekee yritykselle oman muistinsa ja osaamisensa varassa toimivasta palkanlaskijasta korvaamattoman.

Mitä jos korvaamaton palkanlaskija jää pitkälle sairaslomalle juuri kun lomapalkkoja pitäisi laskea ja maksaa? Kukaan muu ei välttämättä tiedä, mihin kaikki tarvittavat tiedot on kirjattu ja mitkä laskentasäännöt pätevät missäkin tilanteessa.

Yksinkertaista palkanlaskentaprosessia

Palkanlaskentajärjestelmä tekee palkanlaskennasta systemaattisempaa ja kaikki palkanlaskentaan liittyvät tiedot pysyvät helpommin hallinnassa yhdessä paikassa.

– Yrityksen johdolla ei välttämättä ole tarkkaa kuvaa siitä, kuinka työlästä ja virhealtista manuaalinen palkanlaskenta voi olla. Pieni investointi palkanlaskentajärjestelmään maksaa itsensä nopeasti takaisin moneltakin kannalta ja lisäarvona tulee vielä parempi näkyvyys muun muassa palkkakustannuksiin ja esim. yrityksen lomapalkkavelkaan, Sari Kantokoski Visma Softwarelta toteaa.

Palkanlaskentaohjelman käyttöönotto kannattaa tehdä ajoissa esim. ennen kesälomien alkamista.

Hyvää tietoa käyttöönotosta ja palkanlaskentajärjestelmän toimintaperiaatteista sekä hyödyistä löytyy Visman oppaasta Palkanlaskentaohjelman hankinnan ABC.

Työskentelen Visma Software Oy:n markkinoinnissa. Missionani on kertoa pk-yrityksille, kuinka he voivat tehostaa liiketoimintaansa ja työntekoa nykyaikaisimmilla yritysohjelmistoilla.
Connect with Tuomas: