Lappeenrannan kaupunki hankki Severa PSA

Lappeenrannan kaupunki hankki Severa PSA:n käyttöönsä elokuussa 2007. Kaupunkikonsernissa herättiin toiminnanohjausjärjestelmän etsimiseen, kun huomattiin ettei tiedonkulku aina toimi halutulla tavalla. Konsernissa pyörii kymmeniä projekteja kerrallaan, eivätkä konsernin alaiset yksiköt välttämättä tienneet toistensa projekteista.

Välillä tilanne on ollut sellainen, että esimerkiksi kaupungin kansliassa ei ole tiedetty, missä vaiheessa eri yksiköissä tai yhtiöissä hallinnoidut projektit kulloinkin ovat. Toisaalta taas yritykselleen tukea haluava asiakas ei välttämättä ole saanut konsernin yksiköistä riittävää tietoa kaikista projekteista, joista hän voisi saada tukea alkavalle toiminnalleen.

Tiedonjako tehokkaaksi
Jatkossa mikä tahansa kaupunkikonsernin yksikkö pystyy helposti tarkistamaan muiden projektit Severa PSA:sta. Lappeenranta Innovation -yhtiössä työskentelevä projektipäällikkö Marjo Kaulio-Behm on miettinyt näitä kysymyksiä ollessaan mukana mm. ”eLiiketoiminta verkossa” -hankkeessa, jossa pk-yrityksiä tuetaan sähköisten ratkaisujen koulutuksessa ja käyttöönotossa.

– Kun projekteja on paljon, tarvitaan niiden hallinnoimiseen keskitettyä järjestelmää, toteaa Kaulio-Behm. – Tähän mennessä jokainen on seurannut ja raportoinut projekteja kuka mitenkin: excelillä, ruutupaperilla, wordissa… Joillakin rahoittajilla on omat sähköiset raportointijärjestelmät, jolloin on käytetty niitä. Yhteisen järjestelmän tavoitteena kuitenkin on nimenomaan helpottaa raportointia. Johdon ei tarvitse vaivata erikseen ketään raportointipyynnöillä, vaan järjestelmä tuottaa raportit suoraan käyttäjän syötteiden perusteella. Johto voi seurata vallitsevaa tilannetta reaaliajassa.

Järjestelmän valinnassa yksi asia painoi päätöksessä ylitse muiden, ja se oli helppokäyttöisyys. Tähän Severa PSA vastasi erinomaisesti. Myös hinta ja sovellustuottajan paikallisuus vaikuttivat. Käyttöönotto on hoidettu järjestämällä eri yksiköille koulutus järjestelmän käytössä. – Syksyn aikana on pidetty kuusi koulutuspäivää, joihin osallistui yhteensä 11 yksikköä. Vaikka ensi alkuun loppukäyttäjät ovat saattaneet kokea uuden järjestelmän käyttöönoton myös haasteena, on käyttäjiä saatu innostumaan järjestelmän käyttöön.

Text: Salla Brunou

About

These are posts made my employees of Severa.com. Severa is an online service to manage customers, projects and invoices. Follow Severa on Twitter @severa_PSA
Connect with :