Kevät on tilitoimistoille tyypillisesti kiireistä aikaa vuodesta toiseen. Tilinpäätössesonki tuo kirjanpitäjien arkeen vuosittain toistuvan rutiinin, joka on hyvin erilainen kuin muilla aloilla. Keväät painitaan huomattavan kiireen kanssa, kesäksi sumplitaan tuurauskuviot pitkää lomakautta varten ja syksyisin keskitytään kehitysprojekteihin, ennen kun alkuvuoden kiireet alkavat taas alusta.
Vaikka tilitoimistojen sykli tulee pysymään samana, on arkea kuitenkin mahdollista sujuvoittaa vähentämällä koettua kiirettä ja työtaakkaa. Tämä onnistuu esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn automaation avulla.
Visma Fivaldi -taloushallintojärjestelmään on mahdollista ottaa mukaan integraationa FabricAI:n Itseohjautuva ostolaskuautomaatio.
Miten vapauttaa aikaa ostolaskujen käsittelystä?
Tiesitkö, että kirjanpitäjän työajasta 30-50 % menee ostolaskujen käsittelyyn?
Tieto siitä, kuinka paljon ostolaskujen käsittely todellisuudessa vie aikaa tulee yllätyksenä monelle tilitoimistolle. Vaikka tiliöinti onkin kokeneelle kirjanpitäjälle nopeaa toimintaa, ostolaskujen määrän myötä kulutettu aika kertyy melkoiseksi aikasyöpöksi.
Ostolaskujen käsittely on rutiininomaista, toistuvaa ja vaatii monta klikkausta. Ja vaikka käsittelyyn käytetään huomattava määrä aikaa, ei toiminta kuitenkaan tuo merkittävää lisäarvoa asiakkaalle. Ostolaskujen käsittelyn helpottaminen automaation avulla on loistava vaihtoehto Fivaldi-käyttäjille. Vaihtoehtoja automaatioon on muutamia:
Sääntöpohjainen automaatio = Puhtaasti käsin luotava ja ylläpidettävä ostolaskujen automaatio, jossa ihminen itse kirjoittaa erilaisia tiliöintisääntöjä, kuten oletustiliöintejä. Sopii hyvin tilanteisiin, jossa sääntö on mekaaninen ja helposti toteutettavissa. Kuitenkin kirjanpidossa kohtaamme usein ‘mitä jos’ tilanteita, jolloin säännön ympärille pitää rakentaa kompleksisia lisäsääntöjä ja poikkeuksia.
Tausta-automaatio = Tekoäly, joka antaa tiliöintiehdotukset oppimansa perusteella aiemmasta aineistosta. Ei vaadi erillistä säännön kirjoittamista ihmiseltä, vaan automaatio oppii yrityskohtaiset käytännöt omatoimisesti historiatietojen perusteella.
Itseohjautuva automaatio = Tausta-automaation lisäksi kirjanpitäjän käyttöön tuleva työkalu, joka helpottaa kirjanpitäjän taakkaa vähentämällä käsiteltäväksi tulevien ostolaskujen määrää. Ohjaa kirjanpitäjän tekemistä vain sellaisiin laskuihin, joissa enää tarvitaan ihmissilmää.
Erilaisten vaihtoehtojen kehittymisen myötä automaatioratkaisuiden käyttö on yleistynyt kaiken kokoisissa tilitoimistoissa. Automaation mukaan ottaminen ei vaadi enää suuria alkukustannuksia tai työlästä käyttöönottoprosessia, jonka ansiosta sen hyödyntäminen on mahdollista pienillekin tilitoimistoille.
FabricAI:n Itseohjautuva automaatio on edistyksellisin versio helpottamaan kirjanpitäjän arkea ja tarjoaa modernin automaatioteknologian lisäksi varmennetun ja tehokkaan prosessin ostolaskujen käsittelyyn koko yrityksen laajuisesti.
Kuinka itseohjautuvan automaation avulla on mahdollista helpottaa Fivaldi-tilitoimistojen arkea ympärivuotisesti?
Kevät 🌱
Kevään hektisyydestä on luultavasti mahdotonta päästä kokonaan irti tilintarkastussesongin myötä, mutta kiirettä on onneksi mahdollista helpottaa.
Ajankohtana kevät on tilitoimistoille ainutlaatuinen. Näissä kiirehetkissä ostolaskujen tiliöinti on pakollinen paha, kun aikaa voisi samalla käyttää arvokaampiinkin työtehtäviin.
Keväällä FabricAI:n Itseohjautuva automaatio toimii ennen kaikkea kirjanpitäjän työajan vapauttajana karsiessaan rutiininomaisia tehtäviä. Itseohjautuvan automaation avulla voidaan käsitellä ostolaskuja täysin automaattisesti, joka vapauttaa kirjanpitäjän työaikaa noin 40 tuntia kuukaudessa.
Vapautuneen ajan myötä kirjanpitäjä voi keskittyä haastavampiin ja aikakriittisiin tehtäviin. Kirjanpitäjä voi keskittyä rooliinsa asiakkaan talouden asiantuntijana ja toimia tärkeänä osana tilinpäätösprosessia.
Itseohjautuvan automaation kanssa kirjanpitäjä samalla varmistaa, että asiat toimivat myös poikkeukellisissa kiiretilanteissa ja että normaalit asiat rullaavat silloinkin kun hänen täytyy keskittyä muihin, vaativimpiin tehtäviin.
Kesä 🌞
Kun kiireistä on päästy irti ei mene kauaakaan, että edessä häämöttää jo ansaitut kesälomat.
Arki rauhoittuu ja kirjanpitäjät alkavat pikkuhiljaa siirtää katseensa kohti tulevia lomia. Koska asiakkaan ostolaskut eivät tunne käsitettä “loma”, onnistuneen lomasesongin takaamiseksi mukaan otetaan usein tuuraajia tai kesätyöntekijöitä.
Lomille siirtymisessä haasteita voi aiheuttaa huoli siitä, että onnistuuko tuuraaja tiliöimään asiakkaan laskut sillä tavalla kuin ennenkin on tiliöity. Haaste taklataan usein tarkastelemalla vanhoja ostolaskuja ja päättelemällä niistä yleiset käytännöt.
Itseohjautuva automaation avulla on mahdollista poistaa stressi tuuraustilanteista. Automaatio oppii kirjanpitäjän tiliöintikäytännöt jo aiemmin, jolloin sen on mahdollista osoittaa tuuraajalle miten tiliöinnit yleensä käsitellään ja asiat sujuvat niin kuin normaalistikin.
Tällä älykkäällä ratkaisulla on mahdollista luoda myös kustannussäästöjä tilitoimistolle. Tuuraajan on mahdollista tuurata useampaa kirjanpitäjää kerralla, kun hänen aikansa ei kulu aikaisempien tiliöintien tarkasteluun ja opetteluun.
Syksy & Talvi 🍁⛄
Kun kesä kääntyy syksyyn kirjanpitäjät alkavat palaamaan toimistoilleen ja toteuttamaan vuoden kehitysprojekteja.
Syksyn rauhallisen luonteen ansiosta tilitoimistojen on mahdollista keskittyä kehittämään toimintaansa ja usein näihin aikoihin otetaan mukaan uusia järjestelmiä ja koulutetaan henkilöstöään. Samalla syksy on varsin otollinen aika ottaa FabricAI:n Itseohjautuva automaatio mukaan Fivaldiin.
Uuden sovelluksen käyttöönoton hankalin vaihe on usein käytön jalkauttaminen. Oikean tuotteen avulla tekoälyn käyttöönotto on kuitenkin helppoa ja nopeaa. Työlään käyttöönoton sijaan yrityskohtaisen tekoälyn koulutus ja yhdistäminen kirjanpito-ohjelmaan tapahtuu jopa yhdessä päivässä, eikä kirjanpitäjiltä vaadita prosessissa huomattavaa työpanosta.
FabricAI on saavuttanut loistavia tuloksia Fivaldi-asiakkaiden kanssa.
Itseohjautuvan automaation avulla on saatu loistavia tuloksia jo yli 70 tilitoimiston ja 5000 loppuasiakkaan kesken.
FabricAI:n automaation saa Fivaldiin integraationa edullisesti, alkaen vain päivärahan hinnalla kuukaudessa. Ja mikä parasta, automaatio saadaan kirjanpitäjien käyttöön jo 30 minuutissa.
Sovi sitoumukseton etäesittely FabricAI:n kanssa täältä ja näytämme miksi käyttöönotto kannattaa. Mainitsemalla “Visma Fivaldi” esittelypyynnön yhteydessä, tarjoamme ensimmäiset 2 käyttökuukautta ilmaiseksi.
Blogi on tehty yhteistyössä Visma Fivaldin ja FabricAI:n kanssa.
