Kaikki irti toiminnanohjauksesta – konsultin kolme vinkkiä ERPin tehokäyttöön

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja siirtyminen ohjelmiston tehokkaaseen arkikäyttöön on usein enemmän tai vähemmän pitkä prosessi. Käyttöönotto itsessään määritellään tyypillisesti tietynmittaiseksi projektiksi, joka starttaa aloituspalaverista ja päättyy lopulta ohjelmiston arkiseen käyttöön. Käyttöönottoprojektissa ohjelmistokonsultit ovat usein yrityksen apuna varmistamassa, että toiminnanohjausjärjestelmä saadaan sujuvasti käyttöön. Jossain vaiheessa myös me konsultit hyppäämme kuitenkin matkasta pois, ja arki uuden ohjelmiston parissa voi alkaa.

On luonnollista, että kaikkea järjestelmään liittyvää ei voi omaksua kokonaisuudessaan käyttöönottoprojektin aikana – varsinkaan, kun samanaikaisesti hoidetaan myös “oikeat työt” eli käsitellään normaaliin tapaan esimerkiksi tilaukset, laskutukset ja kirjanpito. Aina ei ole edes järkevää käydä läpi kaikkea mahdollista käyttöönottovaiheessa, vaan keskittyä liiketoiminnan kannalta olennaisimpiin asioihin ja prosesseihin – varmistaa, että nämä seikat on huomioitu heti alusta lähtien, jottei varsinainen liiketoiminta kärsi projektin aikana tai sen jälkeen. Myöskään kaikkia toimintoja ei ole välttämättä mielekästä muuttaa tai automatisoida heti alussa.

Ohjelmiston käytön tehostaminen ja jatkuva kehitys

Kun uusi ohjelmisto on tullut arkikäytössä paremmin tutuksi, voi olla hyvä pysähtyä miettimään, onko ohjelman käyttö tehokasta ja saadaanko siitä parhaat hyödyt irti. Joissain yrityksissä sujuva arki uuden ohjelmiston parissa alkaa hyvinkin nopeasti, kun taas toisissa tähän voi mennä hieman pidempään. Niin tai näin, kun toiminta ERPin parissa on alkanut sujua, kannattaa pohtia, voisiko prosesseja edelleen tehostaa ja onko ohjelman käyttö hyvällä ja tehokkaalla tasolla. Voi myös esittää itselleen ja ohjelmiston muille käyttäjille kysymyksen: osaanko käyttää ohjelmistoa tehokkaasti niihin toimenpiteisiin, jotka ovat työpaikalla minun vastuullani?

Ylätasolla näen, että ohjelmiston käyttöä voi tehostaa ainakin kolmella eri tavalla. Tunnistatko työpaikaltasi jonkun näistä kehityskohteista?

1. Käyttäjien osaamisen kehittäminen  

Omalla tavallaan tämä on helpoin asia laittaa kuntoon – lisäkoulutuksen tarve ei välttämättä ole edes suuri (muutamasta tunnista pariin päivään), ja osaamisen kehittäminen maksaa itsensä nopeasti takaisin

2. Ohjelman käyttö tukemaan yrityksen prosesseja 

Kun ohjelmiston käyttö ei tunnu täysin sopivan esimerkiksi yrityksen tilaus-laskutusprosessiin tai joitain toiminnanohjauksen osa-alueita haluttaisiin automatisoida, kannattaa selvittää, voisiko ohjelmistoa mukauttaa tarpeisiinne sopivammaksi.

3. Yrityksen prosessien kehittäminen ja ohjelman hyödyntäminen kehityksen tukena

Joskus voidaan todeta, että nykyinen tapa toimia ei ole ohjelmiston käytön kannalta kaikkein tehokkain. Ohjelmiston käyttöönoton jälkeen voidaan tunnistaa paremmin liiketoiminnan prosessien keskeiset kohdat ja tehostamisen paikat. Tällöin voidaan miettiä toiminnan mukauttamista prosesseja viilaamalla sekä toimintamallien yhteensovittamista ohjelmiston tarjoamiin mahdollisuuksiin.

Käytännön esimerkkejä tilanteista, joissa konsultointi voi auttaa

Usein asiakkaat kääntyvät meidän ohjelmistokonsulttien puoleen, kun jokin edellä mainituista kolmesta kohdasta takkuaa toiminnanohjausjärjestelmän käytössä. Jos nyt tuntuu, että nämä mainitsemani seikat ovat vielä aivan liian ylätason asiaa – me konsultit saatamme joskus sortua siihenkin – listaan tähän asiakkaidemme haasteita, joita olemme täällä ERP-konsultoinnissa ratkoneet:

• Perusprosessien tehostus: Jokin suht usein toistuva asia tuntuu käyttäjästä epävarmalta tai tehottomalta, esimerkkinä vaikkapa hyvityslaskujen/hyvitystilanteiden käsittely.
• Uusi käyttäjä on aloittanut yrityksessä: Uuden työntekijän perehdytykseen ja järjestelmän kouluttamiseen kannattaa panostaa. Monesti todellisuutta on kuitenkin se, että ohjelmiston entinen pääkäyttäjä ei ole ehtinyt perehdyttää uutta työntekijää ennen lähtöään yrityksestä.
• Prosessien automatisointi: Voisiko tämän hoitaa automaattisesti? Kenties muistat konsultin maininneen käyttöönoton yhteydessä automaation mahdollisuudesta, mutta aihe jätettiin toistaiseksi muhimaan korvan taakse. Esimerkkeinä voisivat olla vaikkapa laskujen automaattinen lähetys verkkolaskuoperaattorille, tietojen automaattiset siirrot tai automaattiset hyväksynnät.
• Lomakkeiden päivittäminen: Käyttöönottovaiheessa ei välttämättä keskitytty lomakkeiden hienosäätöön. Kenties saatte omilta asiakkailtanne palautetta, että tilausvahvistuksella tai laskulla on jotain epäselvästi kerrottuna tai jokin olennainen tieto jopa puuttuu kokonaan? Tai lomake ei muutoin ole yrityksen ilmeen mukainen. Monesti varsin pienillä toimenpiteillä lomakkeille saadaan tehtyä niiden tarvitsema kasvojenkohotus.
• Raportointiin työkaluja: Raportointi ja sen tarpeet kehittyvät, mutta joskus voi olla hankalaa löytää olemassa olevista raporteistasopivimmat. Ohjelmistoissa on usein mahdollista tehdä räätälöintejä yrityksen raportoinnin tarpeisiin. Monesti parhaaseen lopputulokseen päästään, kun yrityksessä mietitään, mitä halutaan raportoida, ja ohjelmistokonsultti kertoo, miten raportointi saadaan hoidettua. Toisin sanoen: liikaa ei kannata hakata päätään seinään miettimällä, miten jonkin raportointitarpeen saisi toteutettua.
• Uudet toiminnot: Ohjelmistot kehittyvät jatkuvasti, ja aina tieto uusista ja juuri sinun tarpeisiisi sopivista ominaisuuksista ei välttämättä ole tullut perille. Ohjelmistojen päivityksistä julkaistaan tyypillisesti versiosaatteita ja asiakastiedotteita, ja niitä kannattaakin lukea ajatuksella. Välillä onkin hyvä vaihtaa konsultin kanssa ajatuksia siitä, voisiko jokin uusista ominaisuuksista olla yrityksellesi hyödyllinen ja miten ominaisuus otetaan  käyttöön.
• Yrityksen oma toiminta on muuttunut: Yrityksen liiketoiminnan kehittyessä ja kasvaessa on hyvä punnita, miten se vaikuttaa järjestelmän käyttöön ja tarvitseeko myös ohjelmiston käyttöä muuttaa. Tämä voi toisaalta olla myös oiva paikka automatisoida ja viilata prosessit kuntoon!

Kuten listasta nähdään, joskus kehitettävät asiat voivat olla pieniä juttuja ohjelmiston sisällä (esim. lomakkeet), kun taas välillä voi olla järkevää keskittyä ohjelmistoa käyttävien lisäkoulutukseen. Kenties haastavinta, mutta myös antoisinta ja pitkällä tähtäimellä hyödyllisintä, voi olla omien prosessien hiominen sekä pysähtyminen miettimään, miten toimenpiteitä ja tehtäviä voisi tehdä nykyistä paremmin ja tehokkaammin. Pelkästään se, että pysähtyy tasaisin väliajoin miettimään ohjelmiston tehokasta käyttöä, on jo itsessään tehostamistoimenpide!

Kirjoittaja Matti Aaltonen, System Consultant

Matti on työskennellyt Vismalla vuodesta 2015, joista viimeisimpänä Visma.net ERP, Visma Payroll ja Visma.net Expense -ohjelmistojen käyttöönottojen, konsultoinnin ja kouluttamisen parissa. Taloushallinto kuuluu myös hänen erityisosaamisalueisiin.

Työssään Matti kertoo välttelevänsä ohjelmistoslangin käyttöä ja pyrkii löytämään asiakkaille heidän liiketoimintaansa parhaat ratkaisut ja käytännöt eri ohjelmistojen avulla.

Työn lomassa Matin voi löytää hiihtoladuilta, juoksulenkeiltä tai kuntosalilta, mutta myös nautiskelemasta muutoin elämästä, hyvän ruuan ja juoman parissa tietenkin.

Lue myös:

Onnistumisen ainekset – ERP-järjestelmän käyttöönotto

Vältä nämä ERP-projektin sudenkuopat

Konsultit toimivat ERP-käyttöönoton tulkkeina ja viestinviejinä