Kohti pienempää hallinnollista taakkaa

Pk-yrityksissä tilinpäätöstietojen tuottaminen ja toimittaminen eri viranomaisille vie usein liikaa yrityksen rajallisia voimavaroja.  Viranomaisraportoinnista johtuvat hallintokustannukset eivät ole vähäiset ja osa tilinpäätösraportointiin liittyvästä työmäärästä ei tuota paljoakaan varsinaista lisäarvoa yritykselle tai yhteiskunnalle. Lisäksi työntekijät verottajalla, patentti- ja rekisterihallituksessa tai tilastokeskuksella eivät koe, että tietojen käsittelytapa olisi nyt paras mahdollinen joten toimintaa voisi parantaa myös heidän näkökulmastaan. Suomalaisen yhteiskunnan laajassa intressissä on siis pienentää työmäärää, jota tarvitaan tilinpäätöstietojen tuottamiseen ja käsittelyyn. Syytä onkin, sillä tämän hallinnollisen työn osuuden on arvioitu yhteiskunnassamme vaativan vuosittain noin 300 miljoonaa euroa.

Avainasemassa olevien viranomaistahojen sekä talousraportointiin liittyvien yksityisten organisaatioiden yhteishanke on tänä vuonna julkaissut ensimmäiset määrittelyt asiantilan parantamiseksi.  Patentti- ja rekisterihallitus (PHR), Verohallinto ja Tilastokeskus ovat kyenneet yhtenäistämään tilinpäätökseen liittyviä tietovaatimuksiaan, ettei heille tulevaisuudessa tarvitse toimittaa sisällöltään erillisiä ilmoituksia. Lisäksi tässä TIEKEn koordinoimassa hankkeessa on sovittu, että yritykset voivat tulevaisuudessa lähettää tarvittavat tiedot yhteen sanomapalveluun (valtion integraatioalusta), josta viranomaiset poimivat tarvittavat tiedot. Malli mahdollistaa myös sen, että esimerkiksi PRH:lle eivät päädy kaikki tiedot, jotka toimitetaan Verohallintoon.

Ratkaisuna XBRL -raportointitekniikka

Uusi tilinpäätöksen sähköinen määrittely hyödyntää maailmalla laajasti käytettyä XBRL-raportointitekniikkaa (eXtensible Business Reporting Language). Muualta saatujen kokemusten perusteella tiedon saatavuus, laatu ja vertailtavuus parantuvat, mikä taas lisää informaation käytettävyyttä ja taloudellista läpinäkyvyyttä. Automaatioastetta datan keräämisessä voidaan nostaa, mikä puolestaan vähentää tietovirheitä sekä raportointiin käytettyjä työtunteja. Kokonaisuudessaan tämä johtaa raportointiketjun tehostumiseen ja kustannussäästöihin. Hyötyjänä ei ole vain yrityssektori, vaan koko yhteiskunta. Tästä syystä EU-komissio on määrännyt, että jäsenvaltioiden listattujen yritysten tilinpäätöstietojen on oltava XBRL-muodossa vuoteen 2018 mennessä. Suomessa siirtymäaika on siis jo alkanut, ja ensimmäiset XBRL-muotoiset tilinpäätökset voitaneen toimittaa ensi vuonna.

XBRL voi terminä kuulostaa taas yhdeltä epämääräiseltä teknologiahömpötykseltä, joka ei tuo ainakaan pk-yrittäjän arkeen muuta kuin kuluja. Sitä se ei kuitenkaan ole, ja avainasemassa tässä muutoksessa ovat taloushallintojärjestelmiä tuottavat ohjelmistotalot. Mitä helpommaksi ohjelmistoratkaisut tekevät uuden raportointimallin vaatiman datan tuottamisen, sitä vähemmällä päänsäryllä ja kustannuksilla yritykset jatkossa selviävät.

Sähköinen tilinpäätösraportointi ei ole irrallinen ja yksinäinen kehittämiskohde, vaan se liittyy suurempaan suomalaista yhteiskuntaa tehostavaan hankekokonaisuuteen nimeltä ”Real-Time Economy”. Kokonaisuuden tunnetuimpia osa-alueita lienee SEPA-maksaminen ja verkkolaskutus. Kaikki nämä liittyvät tavallaan toisiinsa ja pyrkivät tehostamaan tietojärjestelmien kautta yritysten toimintaa. Pitkän aikavälin tavoitteena on leikata pois puolet pk-yritysten hallinnointikustannuksista.

Visma uudistuksen eturintamassa

Vismalla olemme lähteneet aktiivisesti tutustumaan XBRL-tekniikan mahdollisuuksiin. Ensimmäinen tätä hyödyntävä ratkaisu on jo julkaistu. Viranomaisraportoinnin muutos ei tapahdu vain Suomessa, vaan esimerkiksi Hollannissa asiakkaamme toimittavat jo nyt paikalliselle verohallinnolle kausiveroilmoituksensa XBRL-raportteina. Tämän kaltainen XBRL-tekniikan hyödyntäminen lienee odotettavissa myös Suomessa. Asiantuntijamme Pohjoismaista sekä Hollannista ovat vaikuttamassa toteutettavaan Visman järjestelmään, ja näin meillä on ainutlaatuinen näkemys muutoksesta, sen kansallisista erityispiirteistä ja parhaista käytännöistä. XBRL-muotoinen raportointi ei tule vaikuttamaan pk-yrittäjän arkeen lyhyellä aikavälillä, mutta tämä uusi asia tulee vääjäämättömästi pöydälle. Visma on kanssasi tässäkin muutoksessa.

Jarkko Rouvinen

Jarkko Rouvinen

Team Manager, Governmental Reporting
Visma Software Oy

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: