Sähköinen taloushallinto on asiakkaillesi oletusarvo. Jos haluat erottua joukosta, tarjoa automatisoituja talousprosesseja. Rutiinityön väheneminen jättää aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Joskus kauan sitten kirjanpitäjille opetettiin, että ”debet on ikkunan puolella”. Kukaan tuskin enää tekee kirjauksia romanttisesti paperivihkoon, sillä alan sähköistyminen on helpottanut tuhansien taloushallinnon ammattilaisten elämää.
Sähköiset taloushallinnon ratkaisut ovat yrityksissä arkipäivää. Harva kyseenalaistaa niiden hyödyt yrityksen työn sujuvoittajana. Raportit saa nappia painamalla, ja ohjelmistot varmistavat, että kirjaukset menevät oikein. Taloustiedot välittyvät suoraan asiaankuuluville viranomaisille, ja laskut lähtevät sähköisesti asiakkaille.
On kuitenkin turha tuudittautua siihen, että pelkkä verkossa toimiva kirjanpito-ohjelmisto enää riittäisi kilpailussa. Nykyisin trendinä on kaiken sellaisen automatisointi, jonka robotti pystyy hoitamaan ihmistä paremmin ja tehokkaammin. Tässä on valtavan paljon järkeä.
Mikä sitten on aidosti sähköistä taloushallintoa ja mikä erottaa sen automatisoidusta taloushallinnosta? Riittääkö sinulle ja asiakkaallesi pelkkä sähköisyys, vai haluatko saada enemmän hyötyä automaation avulla?
Myyntilaskutus on oleellinen osa automatisoitua taloushallintoa
Yksinkertaistettuna sähköinen taloushallinto auttaa yritystä ja kirjanpitäjää hoitamaan taloushallinnon tehtävät digitaalisesti. Tämä tuo talouden hallintaan selkeyttä, tarkkuutta ja läpinäkyvyyttä.
Modernit taloushallinnon ohjelmistot hoitavat esimerkiksi laskujen lähettämisen ja vastaanoton sekä kierrättävät lisäksi ostolaskut. Tuntikirjaukset ja palkanlaskennan voi integroida kiinteäksi osaksi järjestelmää. Tämä kaiken lisäksi ohjelmisto tarjoaa vielä tilitoimistolle ja yritykselle alustan vaivattomalle yhteistyölle.
Mitä automatisoitu taloushallinto sitten tuo tähän lisää? Pähkinänkuoressa asia menee niin, että automaatio poistaa manuaalista työtä käyttämällä hyväksi ohjelmistorobotiikkaa. Kirjanpito muodostuu suoraan liiketoiminnan tapahtumista, eikä tietoja tarvitse enää viedä ja tuoda käsin. Puhumattakaan siitä, että yksittäisiä tietoja naputeltaisiin erikseen lomakekenttiin.
Hyvä esimerkki automatisoinnin eduista on myyntilaskutus. Sähköisessä taloushallinnossa myyntilaskut lähtevät järjestelmästä asiakkaille useimmiten verkkolaskuina. Automatisoidussa taloushallinnossa puolestaan mukana on lisäksi laskujen seuranta, joka huomauttaa automaattisesti viivästyksistä ja tarvittaessa vie ne perintään asti – ilman, että kenenkään tarvitsee tarkkailla eräpäiviä kalenterista tai soitella asiakkaille laskujen perään.
Saatavienhallinnan automatisointi nostaa toiminnan uudelle tasolle
Kaikista hyödyistä huolimatta saatavienhallinta on alue, jota harva vielä automatisoi. Visman saatavienhallintatutkimuksessa todettiin, että vain 17 % yrityksistä on automatisoinut maksumuistutusten lähettämisen. Ja vain 13 % automatisoi seuraavan vaiheen, eli perinnän.
Automatisoitu saatavienhallinta tulee usein viimeistään silloin ajankohtaiseksi, kun yrityksen asiakasmäärät ja laskutuksen volyymi kasvavat. Ei olekaan yllättävää, että myös tutkimuksen mukaan maksumuistutusten automatisointi on sitä yleisempää, mitä enemmän laskuja yritys lähettää. Ratkaisusta on kuitenkin hyötyä kaikille yrityksille, jotka haluavat käyttää enemmän aikaa liiketoiminnan kasvattamiseen.
Vielä tehdään turhan paljon manuaalista työtä, joka vie aikaa pois bisnekseltä. Anna asiakkaallesi arvokas neuvo siitä, miten rahan kierto nopeutuu ja luottotappiot vähenevät. Asiakas on tyytyväinen, ja sinulta vapautuu aikaa käyttää ammattitaitoasi hankalampien haasteiden ratkaisemiseen.
Robotti sylkäisee velkomushaasteen – tai sitten ei
Saatavienhallinnan automaatio ei tapahdu pelkästään siten, että ostetaan ohjelmisto ja odotetaan, että se ryhtyy hommiin. Kunnollinen automatisointi edellyttää koko laskutus-, muistutus- ja perintäprosessin perinpohjaista tarkastelua, jolloin ratkaisun käyttöönotto toimii samalla hyvänä kimmokkeena koko saatavienhallintaprosessin virittämiseen optimaaliseksi – niin velkojan kuin loppuasiakkaankin kannalta.
Moni arastelee turhaan saatavienhallinnan automatisointia ja kuvittelee, että se heikentää asiakaskokemusta. Tutkimuksessa on kuitenkin huomattu, että huoleen ei ole syytä. Automatisointi ei tarkoita sitä, että robotti sylkäisee persoonattoman velkomushaasteen pari päivää myöhässä olevasta maksusta. Se tarkoittaa, että olet hyvällä tavalla kiinnostunut asiakkaasi liiketoiminnan sujuvuudesta.
Varmasti ja ajallaan toimiva saatavienhallinta kertoo myös siitä, että todennäköisesti hoidat muutkin prosessisi ammattimaisesti ja järkevästi. Tulokset näkyvät ulospäin asiakaskokemuksen parantumisena – kaikkien muiden hyötyjen lisäksi.
Ei ole olemassa yhtä kaikille soveltuvaa automaatiota. On tärkeää, että yritys tunnistaa oman nykytilansa ja tekee sen pohjalta päätöksen etenemisestä. Usein on fiksua käyttää prosessin määrittämisessä apuna asiantuntijaa, jonka avulla oman asiakaskannan erityispiirteet voi ottaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti huomioon.
Mitattavia tuloksia automaatiosta
Automatisoinnille löytyy tukea myös raaoista numeroista, joita on hyvä nostaa esille, jos asiakas epäröi puuhaan ryhtymistä. Visman tutkimukseen osallistuneista yrityksistä peräti 84 % nosti hyödyksi manuaalityön vähenemisen, ja 81 % arvosti prosessien selkeytymistä ja nykytilan näkymän paranemista – kaikki erittäin hyödyllisiä asioita liiketoiminnan kehittämisessä.
Lisäksi kolme yritystä viidestä (60 %) kertoi luottotappioiden pienentyneen. Yksikään yritys ei taatusti pane pahakseen, jos voit osoittaa heille, että maksumuistutukset automatisoimalla viivan alle jää enemmän hyvää.
Kirjanpitäjän koulutus ja kokemus antavat loistavat eväät yritysten taloushallinnon neuvontaan ja konsultointiin. Kun laskutuksen ja saatavienhallinnan rutiinit automatisoidaan, sinulla jää enemmän aikaa konsultointiin ja hankalampien asioiden selvittelyyn – ja pystyt tuottamaan vieläkin suurempaa lisäarvoa asiakkaillesi.
Hanki lisätietoa siitä, miten voit olla entistäkin parempi kumppani asiakkaillesi ja ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
Vesa Laurila
Sales Director
+358 50 300 4416
vesa.laurila@visma.com
