Osallista myös operatiiviset tekijät budjetointiin

Kenen vastuulle budjetointi kuuluu?

Budjetointi on perinteisesti ollut johdon työkalu talouden suunnittelua, seurantaa ja päätöksentekoa varten. Jos budjetointi kuitenkin jätetään ainoastaan ylimmän johdon ja talousosaston harteille on suuri riski, ettei koko organisaatiota saada sitoutettua asetettuihin tavoitteisiin.

Miksei operatiivisesta toiminnasta vastaavia henkilöitä otettaisi mukaan budjetointiin?

Yksi yleinen syy on se, että johto haluaa pitää kaikki langat omissa käsissään. Kokonaisuutta ei kuitenkaan voi hallita ilman operatiivisten tekijöiden sitouttamista ja motivointia. Johtoporras ei mitenkään kykene hoitamaan kaikkien alaistensa työtehtäviä, joten kuinka he pystyisivät ottamaan huomioon kaikki budjetointiin liittyvät seikat?

Toinen yleinen syy lienee se, että näin on tehty aina ennenkin. Olisiko siis aika katsoa budjetointia uudesta näkökulmasta ja pohtia ketkä todella olevat budjetoitavien lukujen takana, kuka niistä tietää eniten ja miten tätä tietoa voidaan hyödyntää budjetoinnissa? Pitäisikö budjetoida erilaisten ajureiden kautta eikä vain euromääräisiä lukuja?

Budjetointiin kannattaa ottaa mukaan operatiiviset tekijätMielestäni operatiiviset tekijät kannattaa ehdottomasti ottaa mukaan budjettien laatimiseen ja ennusteiden päivittämiseen, sillä silloin saadaan sitoutettua kaikki avainhenkilöt ja yksiköt vahvemmin yrityksen toiminnan tavoitteisiin. Mieti kuinka arvokkaita näkemyksiä esimerkiksi yrityksesi eri liiketoiminta-alueiden ja tiimien vetäjillä tai tuote- ja projektipäälliköillä voi olla. Entä onko yritykselläsi varaa hukata asiakasrajapinnassa toimivien avainhenkilöiden kuten myymälä- tai myyntipäälliköiden havaitsemat muutokset markkinoilla?

Budjetointiin ja ennusteiden laatimiseen tarkoitettua joustavaa järjestelmää hyödyntäen luvut voidaan koota organisaatiosta alhaalta ylöspäin, sen sijaan, että budjetti annettaisiin vain valmiina ylhäältä käsin. Tällöin avainhenkilöt myös näkevät suoraan oman toimintansa vaikutukset kokonaisuuteen. Järjestelmää valittaessa kannattaakin kiinnittää huomiota käytettävyyteen ja työntekijöiden perehdyttämiseen, jotta myös operatiivinen henkilöstö kykenee osallistumaan sujuvasti budjetointiin ja ennusteiden laatimiseen.

Mittaa, seuraa ja kehitä – kuten valmentaja konsanaan

Visma julkaisi hiljattain uuden pääyhteistyökumppanisopimuksen Ski Classicsin, eli pitkänmatkan maastohiihdon kilpailusarjan kanssa. Tästä sujuvasti aasinsiltaa käyttäen vertaillaan hieman hiihtovalmennusta ja budjetointia toisiinsa. Johdon antamaa valmista budjettia voisi verrata tilanteeseen, jossa valmentaja antaa urheilijalle lukkoon lyödyn harjoitusohjelman, mutta ei pyydä siitä palautetta, eikä tee siihen vuoden mittaan muutoksia kehityksen perusteella. Operatiivisten henkilöiden kanssa yhteistyössä tehty budjetti ja ennusteiden laadinta puolestaan vastaavat tilannetta, jossa valmentaja myös seuraa saavutettuja tuloksia jatkuvasti ja pyytää urheilijalta palautetta sekä omia kehitysehdotuksia.

Budjetoi menestyksekkäästiOptimaalisessa tilanteessa siis kehitystä mitataan nykyaikaisilla työkaluilla ja tulosten aktiivinen seuranta auttaa saavuttamaan asetetut tavoitteet. Liiketoiminnan johtamisessa voidaan käyttää vuosibudjettia, joka antaa yritykselle taloudelliset raamit ja tavoitteet, sekä ennusteita jotka ovat jatkuvasti päivitettäviä realistisia näkemyksiä liiketoiminnan kehityksestä. Tehokas budjetointi- ja ennusteratkaisu kerää olennaista tietoa operatiiviselta tasolta ja lisäksi auttaa päättäjiä mm. rahoituksen kartoittamisessa sekä tuloksen ja kassavirran kehityksen ennustamisessa.

Olisiko aika ottaa seuraava askel?

Onko operatiivinen henkilöstönne otettu jo mukaan tavoitteiden asetantaan ja siten sitoutettu yhteisiin tavoitteisiin? Mahdollistaako nykyiset järjestelmänne tämän, vai tarvitsetteko joustavamman ratkaisun? Saat meiltä Vismalta ratkaisun, jossa kertaalleen valmiiksi rakennetut räätälöidyt raportit päivittyvät automaattisesti ja luvut siirtyvät kirjanpitojärjestelmästä budjetointi- ja ennustejärjestelmään. Varaa maksuton henkilökohtainen demo (30 min) ja tunnista hyödyt itse!

Mikäli järjestelmän käyttöönoton lisäksi on tarvetta myös uudistaa toimintamalleja, kannattaa kääntyä asiantuntijoidemme puoleen ja pyytää näkemystä esimerkiksi siitä mitkä organisaationne operatiiviset tekijät kannattaisi pikimmiten ottaa mukaan budjetointiin.

Opas budjetoinnin ja ennustamisen automatisoinnista

Tiesitkö, että…

Budjetointia voi virtaviivaistaa mm. laskennan automatisoinnilla ja ennustaminen on mahdollista laajentaa tulosennustamisesta tase- ja kassavirtaennustamiseen? Siirry rullaavaan ennustamiseen ja automatisoi talousseurantaa. Tutustu budjetoinnin ja ennustamisen automatisoinnin oppaaseemme ja poimi myös muut hyödylliset neuvot käyttöösi!

Lataa ilmainen opas:
Budjetoinnin ja ennustamisen automatisoinnin opas ››

 

budjetoinnin ennusteiden ja raportoinnin iasiantuntija SirpaTurunen

 

 

Sirpa Turunen
Consultant, Reporting and Forecasting
Visma Services Oy

 

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: