KATRE tulee 2019 – mitä yrityksissä tulee huomioida jo nyt?

KATRE eli Kansallinen tulorekisteri vilahtelee uutisotsikoissa. Kyse on isosta muutoksesta, johon on tärkeää tutustua ja valmistautua hyvissä ajoin. 

Tulorekisteri otetaan käyttöön vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa, 2019 alkaen, tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot. Vuodesta 2020 alkaen ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot. Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee siis kaikkia palkkojen maksajia tai palkkatiedon ilmoittajia heti 1.1.2019 lähtien.

Mikä tulee muuttumaan yrityksen palkanlaskennan kannalta?

Tällä hetkellä palkkatietoja ilmoitetaan monelle eri taholle, eri muodoissa ja eri tahdissa. Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin maksun yhteydessä, viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Yksi rekisteri ja yhdenmukainen tapa ilmoittaa palkkatietoja, varmistaa sen, että tiedot ovat reaaliajassa niitä tarvitsevien toimijoiden käytettävissä.

”Miltä kuulostaa vuodenvaihde ilman palkkojen vuosi-ilmoitusrumbaa?”

Maksukohtainen ilmoittaminen voi kuulostaa alkuun haasteelliselta, varsinkin jos yrityksessä maksetaan palkkoja useamman kerran kuussa. Tulorekisterin myötä nykyinen palkkatietojen moninkertainen raportointivelvollisuus kuitenkin poistuu ja tiedon välityksen määrä vähenee. Miltä kuulostaa vuodenvaihde ilman palkkojen vuosi-ilmoitusrumbaa?

Muutos on iso myös palkkaohjelmien kannalta. KATRE:n myötä ohjelmiin tulee muutoksia, mutta varsinaiset toteutukset versiojulkaisuineen painottunevat 2018 jälkimmäiselle vuosipuoliskolle. Muutoksiin liittyy mm. uuden opettelua ja perustietojen kohdentamista, joten siihen tulee varata aikaa ja resursseja. On hyvä varmistaa, että yrityksen käytössä oleva ohjelmisto on KATRE-yhteensopiva ja muutoinkin seurata ohjelmatoimittajan tiedottamista KATRE:n tiimoilta.

Raportoitavien tietojen tarkkuus ja oikeellisuus korostuvat entisestään

Maksukohtainen tieto välittyy tulorekisterissä reaaliaikaisesti ko. tietoon oikeutetuille sidosryhmille, mikä vaikuttaa myös mm. etuuksien käsittelyyn. Virheitä tapahtuu, mutta niiden huomaaminen, korjaaminen ja erityisesti ennaltaehkäisy nousee tärkeään rooliin.

Yrityksissä kannattaakin tarkastella nykyistä palkkaprosessia myös tiedonvälityksen näkökulmasta. Onko joitain sudenkuoppia havaittavissa? Kuinka paljon tällä hetkellä joudutaan oikaisemaan tietoja jälkikäteen? Kuinka tarkasti ja oikein tieto palkkatapahtumista, poissaoloista ym. välittyy yrityksen sisällä tai käytettävien järjestelmien välillä?

4 kohtaa muutokseen valmistautumiseksi

  1. Tutustu KATRE:en, tietoa löytyy esimerkiksi Verohallinnon sivuilta
  2. Varmista, että käyttämäsi ohjelma on KATRE-yhteensopiva ja seuraa ohjelmatoimittajan tiedotuksia aiheeseen liittyen.
  3. Keskustele, mitä vaikutuksia tai tarpeita KATRE tuo nykyiseen palkkojenne käsittelyyn ja järjestelmiinne, olipa palkanlaskenta yrityksellä itsellänne tai ulkoistettuna palveluna.
  4. Muutoksiin liittyvään opetteluun, työmäärään ja resursseihin on hyvä varautua hyvissä ajoin, erityisesti loppuvuosi 2018 ja vuodenvaihde tulee olemaan työntäyteinen. 2018 palkat raportoidaan vanhaan malliin ja 2019 alkaen raportointi verohallinnolle, eläkevakuutusyhtiöille sekä työttömyysvakuutusrahastolle tehdään tulorekisterin kautta maksukohtaisesti.
Sari toimii Visma Softwarella talous- ja palkkahallinnon sovellusten tuotepäällikkönä.
Connect with Sari: