KATRE eli Kansallinen tulorekisteri vilahtelee uutisotsikoissa, vaikka onkin näyttänyt jäävän kevään tieto-suojauudistuksen varjoon. KATRE koskee kaikkia palkkojen maksajia tai palkkatiedon ilmoittajia ja kyse on isosta muutoksesta, johon tutustuminen ja valmistautuminen on tärkeä aloittaa jo nyt – ei vasta vuodenvaihteen tienoilla.
Jokaisen yrityksen on ilmoitettava työntekijöidensä palkkatiedot sähköiseen tulorekisteriin 1.1.2019 alkaen. Myös maksetut verovapaat kustannustenkorvaukset (kuten päivärahat ja km-korvaukset) tulee ilmoittaa samalla tavoin.
Mikä tulee muuttumaan yrityksen palkanlaskennan kannalta?
Tällä hetkellä palkkatietoja ilmoitetaan monelle eri taholle, eri muodoissa ja eri tahtiin. Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Yksi rekisteri ja yhdenmukainen tapa ilmoittaa palkkatietoja varmistaa, että tiedot ovat reaaliajassa vastaanottavien tahojen käytettävissä.
”Miltä kuulostaa vuodenvaihde ilman palkkojen vuosi-ilmoitusrumbaa?”
Maksukohtainen ilmoittaminen voi kuulostaa alkuun haasteelliselta, varsinkin jos yrityksessä maksatus tapahtuu useamman kerran kuussa. Tulorekisterin myötä nykyinen palkkatietojen moninkertainen raportointivelvollisuus kuitenkin poistuu ja tiedon välityksen määrä vähenee. Miltä kuulostaa vuodenvaihde ilman palkkojen vuosi-ilmoitusrumbaa?
Muutos vaikuttaa myös palkka-, matka- ja kuluhallinnan järjestelmiin. KATREn myötä ohjelmiin tulee muutoksia, mutta varsinaiset toteutukset versiojulkaisuineen painottunevat 2018 jälkimmäiselle vuosipuoliskolle. Kannattaakin varmistaa, että yrityksesi käytössä oleva ohjelmisto on KATRE-yhteensopiva ja seurata muutoinkin ohjelmatoimittajan tiedottamista KATREn tiimoilta.
Yrityksen näkökulmasta KATREn tuomiin muutoksiin liittyy uuden opettelua, järjestelmän perustietojen kohdentamista ja mahdollisia muutoksia nykyisiin prosesseihin. Näihin tulee varata aikaa ja resursseja. KATRE ei ole pelkästään palkkahallinnossa työskentelevien juttu, se koskettaa koko yritystä, kaikkia palkansaajia.
Raportoitavien tietojen tarkkuus ja oikeellisuus korostuvat entisestään
Maksukohtainen tieto välittyy tulorekisterissä reaaliaikaisesti ko. tietoon oikeutetuille vastaanottajille, mikä vaikuttaa myös mm. etuuksien käsittelyyn. Virheitä tapahtuu, mutta niiden huomaaminen, korjaaminen ja erityisesti ennaltaehkäisy nousee tärkeään rooliin.
Yrityksissä kannattaakin tarkastella nykyisiä prosesseja myös tiedonvälityksen näkökulmasta. Onko joitain sudenkuoppia havaittavissa? Kuinka paljon tällä hetkellä joudutaan oikaisemaan tietoja jälkikäteen? Kuinka tarkasti ja oikein tieto palkkatapahtumista, poissaoloista jne. välittyy yrityksen sisällä tai käytettävien järjestelmien välillä?
4 kohtaa muutokseen valmistautumiseksi
- Tutustu KATRE:en, tietoa saat Visman koulutuksista tai esimerkiksi Verohallinnon sivuilta
- Varmista, että käyttämäsi ohjelma on KATRE-yhteensopiva ja seuraa ohjelmatoimittajan tiedotuksia aiheeseen liittyen.
- Keskustele, mitä vaikutuksia tai tarpeita KATRE tuo nykyiseen palkkojenne käsittelyyn ja järjestelmiinne, olipa palkanlaskenta yrityksellä itsellänne tai ulkoistettuna palveluna.
- Muutoksiin liittyvään opetteluun, työmäärään ja resursseihin on hyvä varautua hyvissä ajoin, erityisesti loppuvuosi 2018 ja vuodenvaihde tulee olemaan työntäyteinen. 2018 palkat raportoidaan vanhaan malliin ja 2019 alkaen raportointi verohallinnolle, eläkevakuutusyhtiöille sekä työttömyysvakuutusrahastolle tehdään tulorekisterin kautta maksukohtaisesti.
Tutustu kattavaan tietopakettiin
Tutustu koottuun tulorekisteriä koskevaan ohjeistukseen osoitteessa https://www.visma.fi/tietopankki/tulorekisteri/.
