Tämän ei pitäisi olla rakettitiedettä, mutta: ”Julkisissa tarjouspyynnöissä kuvatut vaatimukset, aikataulu mukaan lukien, ovat harmillisen usein epärealistisia tai kaukana todellisista tarpeista.”, Visma Publicin Consulting Manager Riitta Karstela sanoo.
Julkisia hankintoja määrittelevät tarkat toimintatavat. Mikäli järjestelmätoimittaja ei kykene vastaamaan johonkin tarjouspyynnön vaatimuksista, sen tarjous hylätään automaattisesti. Eli jos määrittely perustuu tarpeettomaan vaatimukseen, asiallinenkin tarjoaja ja organisaation tarpeita palveleva ratkaisu tulee diskatuksi.
Tarpeiden määrittelyyn onkin syytä paneutua ajan kanssa ja ajatuksella, jottei käyttöönoton jälkeen havahduta siihen, että järjestelmä suoriutuu hienosti toiminnoista, joita kukaan ei koskaan käytä. Silloin organisaatiokaan ei saa investoinnilleen haettua tuottoa.
Panosta tarjouspyyntöön ja varaa aikaa käyttöönottoon
Huonosti laadittu tarjouspyyntö ja liian kireä aikataulu ovat merkittäviä järjestelmähankkeen riskejä.
Jos tarjouspyynnössä määritelty sisältö tai aikataulu ovat epärealistisia, on riskinä, että tuotantokäytön alkaessa järjestelmä ei vastaa tarpeita, eikä näin ollen tuo odotettua helpotusta asiantuntijoiden arkeen.
Liian kireä aikataulu nipistää usein aikaa testaamisesta, joka saattaa puolestaan johtaa jopa virheisiin teknisessä toteutuksessa. Helposti puolitiehen voi jäädä myös käyttäjien koulutustarpeiden kartoittaminen ja niihin vastaaminen. Mikäli käyttöosaamista ei heti alusta alkaen varmisteta, ei auta vaikka teknologia toimisi odotetusti, jos sitä ei ole kyvykkyyksiä hyödyntää.
Onnistuneen kilpailutuksen tärkein ainesosa on riittävä aika. Jotta tarjoukset ovat asianmukaisia ja todellisia tarpeita vastaavia, on niiden laadintaan hyvä tarjota tarpeeksi aikaa. Kun hankkeen suunnittelu aloitetaan ajoissa, saadaan aikataulut istumaan järkevästi ja hanke onnistumaan kilpailutuksesta käyttöönottoon luotettavasti.
Uudet hyvinvointialueet ovat aikataulun suhteen poikkeuksellisessa asemassa, sillä paine syntyy ulkoapäin.
”Hyvinvointialueet aloittavat toimintansa 1. tammikuuta 2023. Aikataulu ei jousta ja se voi tuottaa monelle toimijalle haasteita järjestelmäkäyttöönottojen kannalta”, Riitta Karstela sanoo.
Esimerkiksi taloushallinnon järjestelmäprojekteissa hallittu tuotantoonvienti vaatii tyypillisesti 6–8 kuukautta. Hyvinvointialueilla projektit ovat kyllä alkaneet, mutta moni asia – esimerkiksi päätökset organisaatiorakenteesta tai yhtenäisistä prosesseista ja toimintatavoista – voivat olla vielä tarkentamatta. Myös taloustietojen raportoinnin tietosisältö ja tekniset kuvaukset olivat pääsiäisen aikaan vielä lausuntopyyntökierroksella.
Hyvinvointialueiden olisi kiirehdittävä myös integraatiokartoituksessa. Järjestelmätoimittajat tarvitsevat tietoa integraatiotarpeista, sillä osa kuntien järjestelmistä liitetään hyvinvointialueiden järjestelmiin.
”Tarvitaan päätöksiä toimintatavoista ja organisaatiorakenteesta hyvinvointialueen aluehallitukselta sekä muun muassa taloustietojen raportoinnin sisällöstä valtiovarainministeriöltä, jotta järjestelmäkäyttöönotoissa voidaan edetä”, Karstela sanoo.
Kiireinen projekti vaatii muskelia toteutukseen
Hyvinvointialueiden vahva projektiosaaminen on kireän aikataulun vuoksi käyttöönotoissa ensiarvoisen tärkeää. Myös viestinnän on toimittava. Projektin johdon on varmistettava, että projektiryhmän jäsenillä on aidosti mahdollisuuksia työskennellä projektissa muilta töiltään.
Luonnollisesti myös järjestelmätoimittaja voi omalta osaltaan vaikuttaa asiakkaan erityisen kiireisen hankkeen onnistumiseen.
”Pyrimme valmentamaan ja ohjaamaan asiakkaitamme muutostilanteessa”, Karstela sanoo.
Visma Publicin ja hyvinvointialueiden projektiryhmät tekevät tiivistä yhteistyötä ja tapaavat viikoittain.
”Yhteydenpito on kaikissa projekteissamme säännöllistä, mutta erityisen tiivistä se on nyt hyvinvointialueiden kanssa. Koska tilanne on uusi ja aikataulu tiukka, projektihenkilöt tapaavat kerran viikossa ja katsovat, että asiat etenevät suunnitelmien mukaan. Samalla he sopivat noin viikoksi eteenpäin, mitä pitää tapahtua mihinkin päivään mennessä, että aikataulu varmasti pitää”, Riitta Karstela sanoo.
Huolehdi asiantuntijoiden osaamisesta
Yksi erityinen sudenkuoppa kiireen kanssa kamppaillessa on niiden käyttäjien kouluttaminen, jotka eivät käytä uusia operatiivisia järjestelmiä päivittäin.
”On tärkeää, että vaikkapa ostolaskuja tarkistavat henkilöt saavat koulutusta siihen, kuinka kirjaukset tehdään uuteen tiliöintirakenteeseen, jotta vältytään aikaa vieviltä korjauksilta kiireisessä arjessa”, Karstela kuvailee.
Uusien järjestelmien oppimisessa auttaa, jos varsinaisten koulutusten lisäksi käytössä on sähköinen oppimisympäristö, joka käyttöönoton jälkeen toimii käyttäjien jatkuvana tukena. Visma Public on kehittänyt järjestelmilleen eAkatemian, joka kokoaa kirjallisen ohjeistuksen, opetusvideot sekä mahdolliset asiakaskohtaiset koulutustallenteet ja webinaarit yhteen järjestelmään. Näin tuki on aina parin klikkauksen päässä, juuri silloin kun sitä eniten kaivataan.
Tuemme hyvinvointialueita muutoksessa. Ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii teille parhaiten!
