Jätettiinkö saatavastanne reklamaatio?

Reklamaation käsittely

Jokainen yritys voi kohdata tilanteen, jossa asiakas reklamoi. Tilanne voi olla yllättävä, eikä tilanteita ole aina helppo hoitaa. Tästä kirjoituksesta löydät neuvoja reklamaation käsittelyyn.Tilanteissa, joissa asiakas reklamoi saamansa laskun, on reklamaation huolellinen käsittely tärkeää jo asiakaspalvelun kannalta ja siihen tulisi aina vastata mahdollisimman nopeasti, selkeästi sekä ytimekkäästi.

Aiheellinen ja aiheeton reklamaatio

On kuitenkin tärkeää erottaa aiheelliset ja aiheettomat reklamaatiot toisistaan. Aiheelliset reklamoinnit johtavat aina virheen välittömään oikaisemiseen. Ongelmallisiksi sen sijaan muodostuvat tilanteet, joissa velkoja ei katso reklamaatiota aiheelliseksi taikka perustelluksi. Tällöin saatava on riitainen.  Saatavan riitauttaminen vaikuttaa olennaisesti saatavan perintään. Reklamoitua saatavaa voidaan periä vain oikeudellisen perinnän kautta.

Riitautunut saatava kannattaa siirtää nopeasti lakimiehelle oikeudelliseen perintään.  Nopealla siirrolla saadaan raha kotiutettua nopeammin, saadaan asiakassuhde paremmin säilytettyä ja sovinnon mahdollisuudet ovat monesti velallisen kanssa paremmat.

Riitaisen saatavan oikeudellinen perintä

Kun saatava on riitautunut, sitä ei voida saattaa käräjäoikeuteen vireille suppealla haastehakemuksella vaan saatavasta on laadittava lakimiehen toimesta käräjäoikeuteen laaja haastehakemus. Suppeaa haastehakemusta voidaan käyttää vain riidattomien saatavien perintäkeinona. Laajaa haastehakemusta laadittaessa on tiedettävä, miltä osin ja millä perusteilla riitautus on tapahtunut.

Reklamaatioiden käsittelyssä on oltava alusta asti huolellisia. Jotta asiassa saadaan laadittua riittävän perusteltu haastehakemus, on velalliselta kannattavaa pyytää jo heti ensimmäisen riitautuksen yhteydessä kirjallinen reklamaatio. Tällä pystytään varmistamaan se, että velallisen väitteet ovat perusteltuja. Samalla voidaan välttyä keinotekoisilta väitteiltä, joilla pyritään vain saamaan lisää maksuaikaa.

Kirjallinen reklamaatio on myös laajaa haastehakemusta laadittaessa tarpeellinen ja helpottaa haastehakemuksen laatimista. Reklamaation perusteella pystytään varautumaan velallisen tuleviin väitteisiin oikeusprosessissa sekä hankkimaan asiassa tarvittavat todisteet.

On kuitenkin huomioitava, että velallisella ei ole velvollisuutta toimittaa reklamaatiota kirjallisessa muodossa. Suullisesti tehty reklamaatio on yhtä pitävä ja kannattaa kirjata itse mahdollisimman hyvin ylös, jotta sen jälkikäsittely on mahdollisimman helppoa.

Paras tapa reklamaatioiden käsittelyyn on se, että pyritään kaikin keinoin välttämään niiden synty. Tätä silmällä pitäen sopimukset ja yleiset sopimusehdot tulee laatia huolellisesti. Mikäli velalliset usein reklamoivat samoista sopimuksen kohdista, kannattaa sopimusehdot tarkastuttaa lakimiehelle näiden tilanteiden välttämiseksi. Lisäksi reklamaatioiden käsittelyn tulisi olla yrityksissä järjestelmällisesti hoidettua.

Kahdeksan asiaa jotka on hyvä muistaa reklamaatioihin liittyen:

  1. Selvästi laadittu lasku maksetaan helpoiten
  2. Lasku lähetetään nopeasti saatavan syntymisen jälkeen
  3. Eräpäivästä sovitaan aina etukäteen
  4. Viivästyskorosta ja sen maksuvelvollisuudesta sovitaan etukäteen
  5. Reklamaatiot pyydetään kirjallisesti
  6. Reklamaatiot käsitellään huolella ja viipymättä
  7. Käsittely keskistetään yrityksessä
  8. Myyntiosaston reklamaatiot välitetään aina myös luottohallinnon tietoon

Blogin kirjoitti lakimies Anni Liukka. Jos tarvitset apua reklamaatioiden hoitoon katso Visman lakipalveluiden yhteystiedot täältä>>

About

VT Anni Liukka työskentelee Visma PPG Oy:ssä lakimiehenä.
Connect with Anni: