Onko järjestelmäsi tehokäytössä vai tehohoidossa?

Tämän päivän järjestelmät osaavat jo lähes kaikkea maan ja taivaan väliltä. Joskus myös järjestelmien käytön taso noudattaa samaa skaalausta: Usein tulee vastaan tilanne, jossa käyttäjä ei itsekään tarkalleen tiedosta omaa osaamistarvettaan.

Tämä koskee erityisesti niitä, jotka ovat käyttäneet järjestelmää jo vuosia. Järjestelmän käyttö sinänsä sujuu ja hommat hoituvat, mutta kokemus on usein vähän hankala ja tekeminen tökkii. Yllättävän suuri osa päivitysten mukanaan tuomista uusista ominaisuuksista jää käyttäjiltä tyystin huomaamatta. 

78% käyttää järjestelmää tehottomasti

Tutkimuksissa on todettu, että lähes 80% yrityksistä käyttää järjestelmää tehottomasti (mm. Chou, Chang, Lin & Chou, 2014). Syy tehottomuuteen löytyy nimenomaan käyttöönoton jälkeisen koulutuksen puutteesta. Taustalla on usein moniakin selittäviä tekijöitä, kuten yrityksen koulutusmäärärahojen niukkuus tai sisäisesti toteutetut uuden käyttäjän perehdytykset, joissa on epähuomiossa välitetty eteenpäin vääristyneitä tai ihan virheellisiäkin toimintatapoja. Käyttöönotossa konsultti on tilattu paikalle kerran, mutta läheskään kaikki käyttäjät eivät ole päässeet osallistumaan ja näin osaamisen jalkautumisessa on tullut haasteita.

Käyttötapakartoitus paljastaa tehokkuuden

Olemme kehittäneet Tutka-kartoituksen, jonka avulla päättäjä voi helposti todeta, onko järjestelmäinvestointi tavoitellussa tehokäytössä. Kartoitus tarjoaa päättäjälle näkymän käytön tehokkuuteen koko organisaatiossa; toimipisteittäin, rooleittain ja yksittäisten käyttäjien tasolla. Sovellusten käyttäjämäärät, osaamistaso ja käyttöaste ovat helposti hahmotettavissa Tutkan Tehokkuusmittarissa. Mahdolliset osaamistarpeet ovat helposti havaittavissa ja niistä saadaan muodostettua koulutussuunnitelma jo heti tulosraportin pohjalta. Käyttäjä saa välittömän palautteen osaamisensa tasosta ja voi halutessaan verrata sitä myös toimialansa yleiseen osaamistasoon. Kartoituksessa kerätään myös palautetta ohjelmiston käytettävyydestä sekä kehitysideoita. Tuloksena syntynyt raportti jää aina myös asiakkaan omaan käyttöön.

Yhteinen hyöty

Järjestelmän käyttö on asiakkaan ja palveluntarjoajan yhteinen matka. Me haluamme olla mukana kaikissa käytön vaiheissa tarjoamalla joustavia sekä kustannustehokkaita keinoja tehokkaan käytön varmistamiseen. Esimerkki: Teemme asiakasyrityksellemme kartoituksen kahdesti vuodessa. Tulosten perusteella viilataan yhdessä rakennetun koulutussuunnitelman sisältö tarpeita vastaaviksi, kalenteroidaan koulutukset, webinaarit ja sovitaan asiakkaan käyttämässä oppimisympäristössä julkaistava sisältö. Monimuotoisia kanavia käyttämällä varmistetaan opitun jalkautuminen tehokkaasti koko organisaatiossa ajasta ja paikasta riippumatta. Kartoituksen tukena toimivat osaamistestit, jotka mittaavat koulutuksissa läpi käytyjen aiheiden sisäistämistä. Toisen kartoituskerran avulla voimme todentaa koulutusten vaikuttavuutta. Näin ollen pystymme tarjoamaan täsmällistä koulutusta aitoihin tarpeisiin, asiakas ei maksa “tyhjästä” tai palveluntarjoajan yrityksestä ratkaista jäsentymätöntä osaamistarvetta.

Käyttötapakartoitus on tuonut paitsi asiakkaillemme tietoa järjestelmän käytön nykytilasta ja tehostamisesta, myös Vismalle selkeämpää ymmärrystä eri asiakasryhmien käyttötavoista. Kartoitus lisää erittäin tarpeellista vuorovaikutusta tarjoajan ja tilaajan välillä, asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä kartoitukseen ja hyödyntävät raporttia henkilöstön kehittämisessä, kehityskeskusteluissa sekä johtoryhmätyöskentelyssä. Me Vismalaiset pystymme tarjoamaan käytön tehostamista tukevia palveluja täsmällisemmin ja kustannustehokkaammin. Tuloksista on kätevä nostaa esiin käyttöä tehostavia vinkkejä paitsi koulutuksiin, myös esimerkiksi asiakasportaalimme FAQ-sivulle. Mikä parasta, tarjoamme käyttötapakartoituksen asiakkaillemme veloituksetta.

Olen koulutusalan ammattilainen, ja tehtäväni Vismalla on auttaa asiakkaitamme käyttämään ohjelmistojaan tehokkaammin. Ideoin intohimoisesti uusia, ketterämpiä tapoja toteuttaa järjestelmäkoulutuksia ja mottoni on: Koulutuksen on oltava siellä missä käyttäjänkin.
Connect with Johanna: