Siirry sisältötekstiin

Selvitys etäkokoustarpeista: mitä isännöitsijän ja taloyhtiön tulee ottaa huomioon?

Korona on laittanut monin tavoin uusiksi isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden kokouskäytäntöjä. Mitä siis isännöitsijän ja taloyhtiön kannattaa nykyisin ottaa huomioon?

Taloyhtio-isannointi

Visma Softwaren yhteistyökumppanin Neomeet Oy:n tuottamassa tutkimuksessa kartoitettiin, miten yhtiökokouksien ja hallituksen kokouksien tarpeet ovat muuttuneet. Tutkimukseen kuului myös perehtyminen asunto-osakeyhtiölakiin ja siihen liittyviin, kokouskäytäntöjä koskeviin erityispiirteisiin. Haastateltavia olivat Visma Fivaldin ja muiden ohjelmistojen isännöitsiöitä ja taloyhtiöitä.

Selvitysten pohjalta havaittiin, että isännöitsijät ja taloyhtiöt ovat siirtyneet käyttämään pääosin Microsoft Team -ohjelmistoa yhtiökokouksissa ja hallituksen kokouksissa. Lisäksi käytettiin useita muita ohjelmia kokouksen järjestämiseen, dokumentaation hallitsemiseen sekä äänestämiseen. Isännöitsijät olivat ottaneet ison digiloikan uusien ohjelmien kanssa siirtyessään järjestämään kokouksia täysin etänä tai hybridikokouksena, joissa osa osallistujista on paikan päällä ja osa etänä.

Tutkimuksissa kävi ilmi, että isännöitsijät pystyivät täyttämään ainakin perustasolla taloyhtiön kokousten vaatimukset: kokoukset lähtivät etäosallistujille sähköpostilla, esityslistat tulivat postissa tai sähköpostilla, etäosallistujat tulivat Teamsin kautta paikalle kokoukseen, äänestykset hoidettiin ennakkoäänestyksinä tai niitä vältettiin sekä pöytäkirjat täytettiin digitaalisen allekirjoituksen ohjelmilla tai toimistossa paikan päällä.

Perustarpeet kokousten järjestämiselle oli siis tyydytetty, mutta useasta ohjelmasta punottu järjestelmä ei voi olla pitkäaikainen ratkaisu kaikille taloyhtiön kokoustamisen erityispiirteille. Käymme seuraavassa läpi näistä havainnoista tärkeimmät.

  1. Päätäntävalta

Teams täyttää hyvin äänen ja kuvan siirtoon liittyvät tarpeet, mutta toiminnallisuuksiltaan yleisessä chat- ja neuvottelualustassa ei ole huomioitu esimerkiksi sitä, että yhtiökokouksessa päätäntävaltaa saavat käyttää  pelkästään osakkeenomistajat. Teams-kokoukseen on helppo tulla ulkopuolisena osallistujana ja näin päätöksentekoon pääsee mukaan ilman taloyhtiön osakkeiden omistusta.

  1. Käytettävyys

Haasteita muodostuu myös käytettävyydestä: joissakin laitteissa ohjelma voi vaatia asennuksia, ja mobiilikäyttäjien voi olla vaikea seurata, missä päätöskohdassa kokouksessa ollaan menossa. Isännöitsijälle tulee lisätöitä, kun hänen on huolehdittava, että osallistujat ovat ajan tasalla kokouksen etenemisestä. Lisäksi Teamsin puheenvuoropyynnöt eivät tule näkyviin kokouksen järjestäjälle organisoidusti yksi kerrallaan, vaan näkyvät erillisinä kuvakkeina käyttäjäikonien päällä.

  1. Äänestykset

Teams-kokoukseen voidaan tuoda erillisiä äänestysohjelmia, mutta ne vaikuttavat kokouksen sujuvuuteen. Kahden ohjelman yhtäaikainen käyttö voi olla hankalaa henkilöille , jotka eivät ole tottuneet käyttämään useampaa ohjelmaa yhtä aikaa. Toisaalta kahden ohjelman käyttö puhelimella on usein haastavaa. Lisäksi erillinen äänestysohjelma ei välttämättä tarjoa kaikkia taloyhtiön yhtiöjärjestyksen edellyttämiä ominaisuuksia, kuten äänileikkuria. Äänestäminen ja äänten käsittely perinteisenä lappuäänestyksenä on puolestaan aikaavievää.

  1. Järjestelyt

Kokouksen järjestämiseen käytetään useita välineitä mm. liitetiedostojen käsittelyyn ja sähköisten kutsujen lähettämiseen. Ne toimivat monesti erillään isännöintijärjestelmistä, joissa on tiedot osakeomistuksista. Tutkimuksen perusteella erilaisten ohjelmien käyttö vaatii merkittävästi harjoittelua sekä ylimääräistä aikaa kokousten järjestämisessä. Tämän takia isännöitsijältä voi kulua jopa kokonainen työpäivä hybridikokouksen eri vaiheisiin.

Asukkaiden ja osakkaiden toiveet

Asiaa tutkittiin myös taloyhtiön edustajien näkökulmasta Omataloyhtiö.fi:n ja Neomeetin teettämässä tutkimuksessa. Taloyhtiön osakkaiden mielipiteissä oli selvää hajontaa etäkokousten laillisuudesta ja tietoturvallisuudesta kysyttäessä merkittävä joukko koki, että nykyisissä etäkokouskäytännöissä on kehitettävää ja parannettavaa.

Tulosten pohjalta kiteytimme merkittävimmät tarpeet uusille etäkokouspalveluille:

  1. Yhtiökokouksen päätöksiä saavat tehdä pelkästään tunnistetut osakkeenomistajat.
  2. Etäkokouspalvelun äänestyksen pitää ottaa huomioon asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen erityispiirteet.
  3. Kokoukseen osallistumisen ja vaikuttamisen pitää olla yhdenvertaista. Kaikille osakkeenomistajille on tarjottava yhtäläiset kokoustoiminnallisuudet teknologiaosaamisesta tai käytössä olevasta laitteesta riippumatta.
  4. Kokouksessa pitää pystyä jakamaan helposti puheenvuoroja ja niitä pitää pystyä seuraamaan hyvin.
  5. Etäkokouspalvelun pitää helpottaa ja tehostaa isännöitsijän arkea sekä hybridikokousten järjestämistä.
  6. Kokouksiin liittyvää tietoturvaa pitää parantaa.

Myös Visma Fivaldia käyttävät isännöitsijät vastasivat tutkimuksiin, joiden perusteella Neomeet on kehittänyt kokonaisvaltaista kokouspalvelua suomalaisine tukitoimintoineen. Tällä kokouspalvelulla isännöitsijä ja taloyhtiön päättäjät voivat huoletta tarjota laillisen, tietoturvallisen ja yhdenvertaisen ympäristön taloyhtiön osakkaille päätöksentekoon. Palvelun avulla myös isännöitsijä tehostaa ja yhtenäistää omaa työtään taloyhtiön hybridikokousten järjestämisessä.

Isännöitsijät halusivat tuoda laajemmat toiminnallisuudet myös nykyisten Teams-käytäntöjen rinnalle sekä toisaalta helpottaa Neomeetin käyttöönottoa käyttämällä karsittuja ominaisuuksia. Isännöitsijät voivatkin valita sopivan ratkaisun kolmesta eri vaihtoehdosta:

  • Neomeet Vote: Microsoft Teamsin rinnalla toimiva, itsenäinen käyttäjien tunnistautumis- ja äänestysohjelma. Osakas- ja osaketiedot tulevat kätevästi Visma Fivaldi -taloushallintojärjestelmästä.
  • Neomeet Lite: Sisältää tunnistautumis- ja äänestystoiminnallisuuksien lisäksi kehittyneen kokousjärjestelmän mm. puheenvuoropyyntöineen, valtakirjoineen ja Visma Fivaldi -liitoksineen.
  • Neomeet Premium: Laajentaa edellä mainittuja ratkaisuja kattamalla koko kokousprosessin hallinnan esityslistan teosta ja kutsujärjestelmästä aina pöytäkirjan käsittelyyn asti. Neomeet Premiumin avulla isännöitsijä saa parhaimman hyödyn Visma Fivaldi -integraatiosta sekä tehostuneesta hybridikokousprosessista.


Lue lisää Visma Fivaldi isännöinnistä tästä linkistä. Fivaldin Neomeet-integraatioon pääset tutustumaan täällä.

Suosituimmat