Isännöinti siirtyy nyt joustotyön aikaan

Isännöinnissä on laajasti käytössä kokonaistyöaikaan perustuvat työsopimukset, joissa työaikaa ei ole määritelty lainkaan. Silloin syntyy helposti tilanteita, joissa isännöitsijä istuu iltamyöhään toimistolla valmistelemassa peruskorjaushankkeen laskelmia tai yhtiökokousten aineistoja työtunteja laskematta. Onko tämä mielikuva myös nykyaikaisesta freesistä, innostuneesta ja osaavasta isännöitsijästä? Kuka huolehtii isännöitsijän jaksamisesta? Ovatko pitkät työpäivät se houkutin, jolla saamme alalle nuorta ja innokasta voimaa?

Joustotyöstä uusi normaali myös isännöintiin

Korona-aika on tuonut monen päivittäiseen rutiiniin muutoksen, kun olemme joutuneet siirtymään toimistotyöstä etätyöhön. Toiset ovat kokeneet asian välttämättömänä pakkona, kun toiset taas ovat nähneet tilanteessa uuden mahdollisuuden. Aivan varmaa on, että paluussa poikkeustilanteen jälkeiseen arkeen nähdään etätyön ja erityisesti joustotyön voimakas lisääntyminen.

Vuoden 2020 alusta voimaan tulleessa uudessa työaikalaissa joustotyöaika tarkoittaa sitä, että paikallisesti voidaan sopia, että yli puolet viikkotyöajasta on isännöitsijän itse päätettävissä. Kokonaan uusi säännös laissa on joustotyön lisäksi työaikapankki. Isännöinnin paineaikoja voidaan nyt paikallisella sopimisella helpottaa työajan joustolla vähemmän kiireisenä aikana. Silloin työaikapankista sopimalla annetaan isännöintiyrityksen henkilökunnalle mahdollisuus säästää ylitöitä työaikapankkiin ja lunastaa pankkiin talletettuja vapaita loman muodossa.

Uusi työaikalaki koskee myös isännöintiyrityksiä

Vuoden 2020 alusta voimaan tullut työaikalaki tuo muutoksia myös isännöintiyrityksilleYksi oleellinen muutos on kaiken tehdyn työn lukeminen työajaksi riippumatta siitä, missä ja milloin työ on tehty. Kokouksista ja ylitöistä on usein sovittu työsopimuksissa, mutta nyt myös etätyö kannattaa huomioida sopimuksissa.

Viime aikoina myös Aluehallintovirasto on seurannut tiiviimmin työantajan velvollisuutta organisoida työajan seurantaa ja valvoa enimmäistyöajan ylittymistä. AVI:n huomautus on herättänyt monet isännöintiyritykset hankkimaan modernin työajanhallintajärjestelmän, jolla tämä velvollisuus voidaan täyttää. Enimmäistyöaika on keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden seurantajaksossa. 

Usein isännöitsijän on laskettu kuuluvan työaikalain ulkopuolelle, mutta uuden työaikalain tulkinnoissa tämä määrittely kaventuu entisestään. Pääsääntöisesti isännöitsijän työ kuuluu työaikalain piiriin. Lain ulkopuolelle jääminen on mahdollista, jos isännöitsijä voi päättää täysin itsenäisesti työajastaan, eikä työnantaja valvo tai seuraa hänen työaikaansa. Myös isännöintiyrittäjät ja heidän perheenjäsenet ovat työaikalain ulkopuolella.

Työajan seurannasta työajan hallintaan

Uusi työaikalaki tarjoaa isännöintiyritykselle laajemmat mahdollisuudet liukuvasta työajasta sopimiseen ja tämä mahdollisuus kannattaa hyödyntää. Neljän tunnin liukuma vuorokaudessa tarkoittaa monen kokouksen mahtuvan lain määritelmän mukaiseen työaikaan. Näissä liukumissa sallitaan 60 tunnin plussaldo ja 20 tunnin miinnussaldo neljän kuukauden seurantajaksossa. Liukumien käyttäminen edellyttää isännöintiyrityksen henkilökunnalta työajan seuraamista ja työtuntien kirjaamista.

Moderni työajanseurantaohjelma tarjoaa kehittyneen tavan tehdä työaikakirjaukset kerralla kuntoon jo kohteessa. Hektisen työpäivän aikana töiden kirjaukset voidaan tehdä valmiiksi jo kohteessa tapaamisen, työtehtävän tai kokouksen jälkeen. Kirjaus tapahtuu älypuhelimella, tabletilla tai selaimella, jolloin toimistolla jälkikäteen tapahtumien muisteleminen vähenee ja virheitä tulee varmastikin vähemmän.

Reaaliaikaisen työajanhallinnan lisäksi työnantaja saa myös asiakkaita koskevaa taloudellista seurantaa. Usein myös laskutusaste nousee, kun kaikki erillislaskutettavat työt kirjataan heti kohteessa. Kootut tapahtumat voidaan tarkistuksen kautta viedä suoraan sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan.

Isännöinnin asiakkaille tämä kehitys tarkoittaa tarkempaa tietoa isännöinnin työajan käytöstä taloyhtiön asioissa. Mitä tarkemmin ja läpinäkyvämmin asioita kirjataan ja esitetään, sitä luotettavampaa tietoa isännöinti tuottaa ja sitä parempi on luottamus isännöintiyritykseen.

_______

Visma Entry on markkinoiden helpoimmin käyttöönotettava työajanseurantajärjestelmä, joka tarjoaa monipuoliset ratkaisut isännöintiyrityksen työtuntien kirjaukseen, tulkintaan sekä seurantaan ja raportointiin. Yhdessä Visma Fivaldin talous- ja kiinteistöhallinnan pilvipalvelun kanssa tuot isännöintiyrityksen toiminnan hetkessä nykyaikaan. 

5