Ihmisten johtamisen ABC

Esimiehet ovat palvelutyössä ja jokaisen esimiehen tärkein tehtävä on johtaa ihmisiä ja mahdollistaa heidän onnistumisiaan. Hyvä esimies on väsymätön sparraaja ja koutsi, joka seisoo muiden rinnalla eikä heidän yläpuolellaan.

Organisaatiokaavioiden perinteinen muoto on useimmille tuttu. Pyramidin muotoisen kaavion yläpäähän sijoitetaan harvat ja valitut johtajat, joiden alapuolella toimivat keskijohto ja operatiivisen tason esimiehet. Alimmaksi jää suurilukuinen joukko ihmisiä, joiden päävastuulla on tuottava työ. Edellä kuvattu organisaatiokaavio aiheuttaa itselleni allergisen reaktion – kuva pitäisikin kääntää päälaelleen.

Hierarkialähtöisessä yrityksessä työntekijöitä käsitellään homogeenisenä joukkona, jota johdetaan toimiviksi todettujen käytäntöjen mukaisesti. Käytäntöjä on kuitenkin vaikea kehittää ilman aktiivista dialogia ja yksilöiden välisten eroavaisuuksien huomioimista. Työntekijät eroavat toisistaan esimerkiksi työskentelytapojen, motivaation ja toiveiden suhteen. Näiden asioiden tunnistamiseksi johtajan on oltava aidosti läsnä ja keskusteltava työntekijöiden kanssa säännöllisesti. Eroavaisuudet huomioimalla työntekijöiden onnistumisten määrää ja niiden todennäköisyyttä voidaan kasvattaa merkittävästi, samalla kun parempi tuntemus mahdollistaa myös parempien ja tehokkaampien tiimien muodostamisen.

Mielestäni monet organisaatiokaaviot kannattaisi itse asiassa piirtää ennemmin ympyrän kuin pyramidin muotoisiksi. Ympyrässä johtajat työskentelevät kaiken toiminnan keskiössä, mutta kuitenkin heidän rinnallaan.

Miten löytää aikaa ihmisten johtamiselle?

Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa esimiesten työlistaan kuuluu yleensä paljon muutakin, kuin vain ihmisten johtamista. Monet esimiehet tuskailevat oman ajankäyttönsä hallinnan kanssa, kun esimiestä revitään eri suuntiin niin johdon, alaisten kuin asiakkaidenkin suunnalta. Jos esimiehen päivittäinen työ muuttuu silppuuntuneeksi, pirstaleiseksi ja tempoilevaksi on tarpeen suorittaa akuutti prioriteettilistan päivitys.

Ihmisten johtaminen on esimiehen tärkein työ, joten siitä ei kannata missään tilanteessa lähteä karsimaan. Toisaalta asiakkaat useimmiten mahdollistavat yritystoiminnan jatkuvuuden, joten esimiestason asiakastyöstäkään on vaikea lähteä karsimaan työtunteja pois. Jäljelle jäävät erilaiset sisäiset kehityshankkeet, jotka siirtäisin mahdollisimman nopeasti to do -listan häntäpäähän, silloin kun muuta vaihtoehtoa ei yksinkertaisesti ole.

Lisää aikaa ihmisten johtamiselle voidaan löytää myös parantamalla nykyisiä työskentelytapoja esimerkiksi seuraavien asioiden suhteen:

1. Tietotekniikka

Tietotekniikan avulla esimies pystyy olemaan paremmin läsnä yrityksen arjessa. Yrityksille tarkoitetut modernit työkalut mahdollistavat hallinnollisen työn tehostamisen ja kerätyn tiedon hyödyntämisen johtamisessa, jolloin esimies voi dataan perustuen tehdä parempia päätöksiä. Esimerkiksi avaamalla esimiesten kalenterit vapaasti muiden työntekijöiden nähtäväksi voidaan madaltaa huomattavasti ihmisten kynnystä varata tapaamisaikoja ja edesauttaa johtamisen onnistumista. Tekniikan avulla tapaamiset myös hoituvat näppärästi vaikka kotisohvalta.

2. Sisäinen viestintä

Panostus sisäisen viestinnän tehostamiseen on myös panostus parempaan ihmisten johtamiseen. Toimiva sisäinen viestintä mahdollistaa ajankäytön paremman suunnittelun ja ehkäisee väärinkäsitysten ja niiden selvittelyn viemää turhaa aikaa. Niin esimiesten kuin alaistenkin resursseja ja energiaa säästyy rutkasti, kun samoja asioita ei tarvitse käydä jokaisen kanssa erikseen läpi ja kaikki tietävät mistä milloinkin tarvittava tieto löytyy nopeasti ja helposti. Tietotekniikka ja sisäinen viestintä kohtaavat myös keskenään esimerkiksi viestintäsovellusten, kuten Slackin tai vaikkapa Happeon kautta.

Miten arvioida onnistutaanko ihmisten johtamisessa?

Hyvä mittari ihmisten johtamisen onnistumisen arviointiin on ENPS, Employee Net Promoter Score. ENPS:ssa hyödynnetään asiakaskokemusten mittaamisesta tuttua Net Promoter -mallia, jossa tutkitaan säännöllisin väliajoin kuinka todennäköisesti henkilö suosittelisi tuotetta tai palvelua läheiselleen.

Ihmisten johtamisen tapauksessa tutkimuskysymyksenä toimii “Suosittelisitko työpaikkaasi omille ystävillesi tai kollegoillesi asteikolla 0-10?”. Lisäksi pyydetylle luvulle kannattaa myös kysyä perusteluja. Tällainen kysely on helposti toteutettavissa anonyymisti sähköpostin välityksellä, jolloin kaikki esimiestyötä tekevät henkilöt saavat käyttöönsä todellista ja ajantasaista tietoa johtamiskäytäntöjen toimivuudesta ja henkilöstön yleisestä hyvinvoinnista.

Ihmisten johtamiseen kiinteästi liittyvällä työhyvinvoinnilla on myös monia hyödyllisiä mittareita, joita johtamisenkin näkökulmasta kannattaa tarkastella. Visman blogista löydät asiantuntijamme Jani Vertasen vinkit työhyvinvoinnin mittariston muodostamiseen.

Suuria muutoksia pienillä teoilla

Kuten työntekijät, myös yritykset ovat erilaisia. Asiat, jotka meillä Vismalla toimivat johtamisen käytäntöinä, eivät varmasti ole suoraan kopioitavissa teollisuuden jättiläisen tai alustatalouden start up -yrityksen käyttöön. Johtamisen kehittämisessä tärkeää on huomioida aina myös ne ominaisuudet, jotka tekevät yrityksestä ainutlaatuisen.

Tulevaisuudessa ihmisten johtamisen megatrendejä ovat tunneäly ja empatiakyvyn tunnustaminen. Menestyvien esimiesten tulee pystyä viestimään alaisilleen heidän merkityksensä yrityksen liiketoiminnassa ja nähdä mihin sekä yritys että työntekijä ovat seuraavaksi matkalla. Tukemalla työntekijöiden kasvua tuetaan myös yrityksen menestystä ja yleensä silloin myös parhaista osaajista on helppoa pitää kiinni.

Ihmisten johtamisessa on ennen kaikkea kyse pienistä asioista, joiden avulla saadaan aikaiseksi suuria muutoksia. Kun kaikkien työntekijöiden ja esimiesten välinen luottamus on kunnossa, niin vaikeistakin asioista selvitään helpommin.

Lopuksi vielä yksi mittari, jolla voit arvioida ihmisten johtamisen onnistumista: siinä vaiheessa, kun yritys alkaa saada yhteydenottoja työnhakijoilta, jotka haluavat yritykseen töihin roolista riippumatta, voit olla varma, että esimiestyössä on onnistuttu.

Lue lisää aiheesta:
Miksi ja miten seurata työaikaa asiantuntijaorganisaatiossa?
Näin mittaat yrityksesi terveyttä
Miksi työajanseuranta kannattaa – myös nykypäivän työelämässä?