Esihenkilön tärkein tehtävä on onnistumisten mahdollistaminen. Hyvä esihenkilö on väsymätön sparraaja ja koutsi, joka seisoo muiden rinnalla, ei heidän yläpuolellaan. Tässä artikkelissa avaan, mitä ihmisten johtaminen käytännössä on, mistä siihen löydetään aikaa ja miten siinä onnistumista voidaan mitata.
Julkaistu alunperin 30.8.2019, päivitetty 05/2021
Mitä on ihmisten johtaminen?
Pyramidin muotoisen kaavion yläpäähän sijoitetaan harvat ja valitut johtajat, joiden alapuolella toimivat keskijohto ja operatiivisen tason esimiehet. Alimmaksi jää suurilukuinen joukko ihmisiä, joiden päävastuulla on tuottava työ. Tällainen organisaatiokaavio aiheuttaa itselleni allergisen reaktion.
Hierarkialähtöisessä yrityksessä työntekijöitä käsitellään homogeenisenä joukkona, jota johdetaan toimiviksi todettujen käytäntöjen mukaisesti. Käytäntöjä on kuitenkin vaikea kehittää ilman aktiivista dialogia ja yksilöiden välisten eroavaisuuksien huomioimista. Työntekijät eroavat toisistaan esimerkiksi työskentelytapojen, motivaation ja toiveiden suhteen. Näiden tunnistamiseksi johtajan on oltava aidosti läsnä ja keskusteltava työntekijöiden kanssa säännöllisesti.
Eroavaisuudet huomioimalla onnistumisten määrää ja niiden todennäköisyyttä voidaan kasvattaa merkittävästi. Samalla parempi tuntemus mahdollistaa myös parempien ja tehokkaampien tiimien muodostamisen.
Mielestäni monet organisaatiokaaviot kannattaisi itse asiassa piirtää ennemmin ympyrän kuin pyramidin muotoisiksi. Ympyrässä johtajat työskentelevät kaiken toiminnan keskiössä, mutta kuitenkin työntekijöiden rinnalla. Sitä on todellinen ihmisten johtaminen.
Miten löytää aikaa ihmisten johtamiselle?
Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa esihenkilöiden työlistaan kuuluu yleensä paljon muutakin kuin vain ihmisten johtamista. Monet esihenkilöt tuskailevat oman ajankäyttönsä hallinnan kanssa, kun heitä revitään eri suuntiin niin johdon, alaisten kuin asiakkaidenkin suunnalta. Jos esimiehen päivittäinen työ muuttuu silppuuntuneeksi, pirstaleiseksi ja tempoilevaksi, on tarpeen suorittaa akuutti prioriteettilistan päivitys.
Ihmisten johtaminen on esihenkilön tärkein työ, joten siitä ei kannata missään tilanteessa lähteä karsimaan. Toisaalta asiakkaat useimmiten mahdollistavat yritystoiminnan jatkuvuuden, joten esihenkilötason asiakastyöstäkään on vaikea lähteä karsimaan työtunteja pois. Jäljelle jäävät erilaiset sisäiset kehityshankkeet, jotka siirtäisin to do -listan häntäpäähän silloin, kun muuta vaihtoehtoa ei yksinkertaisesti ole.
Lisää aikaa ihmisten johtamiselle voidaan löytää myös parantamalla nykyisiä työskentelytapoja esimerkiksi seuraavien asioiden suhteen:
1. Tietotekniikka
Tietotekniikan avulla esihenkilö pystyy olemaan paremmin läsnä yrityksen arjessa. Yrityksille tarkoitetut modernit työkalut mahdollistavat hallinnollisen työn tehostamisen ja kerätyn tiedon hyödyntämisen johtamisessa, jolloin esihenkilö voi hyödyntää dataa parempien päätösten tekemiseen.
Esimerkiksi työaikakirjauksista ja poissaoloista saa viitettä siitä, missä kohtaa työntekijät alkavat olla ylikuormittuneita.
Lisäksi esimerkiksi avaamalla esihenkilöiden kalenterit vapaasti muiden työntekijöiden nähtäväksi voidaan madaltaa ihmisten kynnystä varata tapaamisaikoja ja edesauttaa johtamisen onnistumista. Tekniikan avulla tapaamiset hoituvat näppärästi kotisohvaltakin.
2. Sisäinen viestintä
Panostus sisäisen viestinnän tehostamiseen on myös panostus parempaan ihmisten johtamiseen. Toimiva sisäinen viestintä mahdollistaa ajankäytön paremman suunnittelun ja ehkäisee väärinkäsitysten ja niiden selvittelyn viemää turhaa aikaa.
Niin esihenkilöiden kuin alaistenkin resursseja ja energiaa säästyy rutkasti, kun samoja asioita ei tarvitse käydä jokaisen kanssa erikseen läpi ja kaikki tietävät mistä tarvittava tieto löytyy nopeasti ja helposti. Tietotekniikka ja sisäinen viestintä kohtaavat myös keskenään esimerkiksi viestintäsovellusten, kuten Slackin tai vaikkapa Happeon kautta.
Mistä tiedät oletko onnistunut ihmisten johtamisessa?
Hyvä mittari ihmisten johtamisen arviointiin on ENPS, Employee Net Promoter Score. ENPS:ssa hyödynnetään asiakaskokemusten mittaamisesta tuttua Net Promoter -mallia, jossa tutkitaan säännöllisin väliajoin kuinka todennäköisesti henkilö suosittelisi tuotetta tai palvelua läheiselleen.
Ihmisten johtamisen tapauksessa tutkimuskysymyksenä toimii “Suosittelisitko työpaikkaasi omille ystävillesi tai kollegoillesi asteikolla 0–10?”. Lisäksi pyydetylle luvulle kannattaa kysyä perusteluja. Tällainen kysely on helposti toteutettavissa anonyymisti sähköpostin välityksellä, jolloin kaikki esimiestyötä tekevät henkilöt saavat käyttöönsä todellista ja ajantasaista tietoa johtamiskäytäntöjen toimivuudesta ja henkilöstön yleisestä hyvinvoinnista.
Ihmisten johtamiseen kiinteästi liittyvällä työhyvinvoinnilla on myös monia hyödyllisiä mittareita, joita johtamisenkin näkökulmasta kannattaa tarkastella. Visman blogista löydät asiantuntijamme Jani Vertasen vinkit työhyvinvoinnin mittariston muodostamiseen.
Ihmisten johtamisen tulevaisuuden trendit
Covid-19 on mullistanut työelämää nopeammin kuin ikinä osasimmekaan ajatella. Työelämässä tapahtui luottamusloikka, joka näkyy ihmisten johtamisessa myös tulevaisuudessa.
Itse- ja tiimiohjautuvuuden taidot ovat korostuneet. Etänä se, että jokainen hoitaa omat tehtävänsä ja kantaa vastuunsa on saanut uudenlaista painoarvoa. Ja niinhän sitä sanotaan, että pakko on paras muutosdraiveri.
Etäjohtamisesta tuli yhtäkkiä arkea ja esihenkilöt ovat joutuneet pakon edessä, ilman minkäänlaista valmistautumista, opettelemaan uusia tapoja johtaa ihmisiä. Täytyy sitouttaa, innostaa, priorisoida tavoitteita ja huolehtia ajankäytöstä – ja kaikkea tätä puhtaasti ruudun takaa. Esihenkilöt ovat kipuilleet sen kanssa, miten pitää etänä huolta, että tiimissä on riittävä yhteisöllisyyden tunne, yksilöt kokevat kuuluvansa johonkin, ja että heistä välitetään.
Mielenterveysongelmat ovat kasvaneet valtaosassa yrityksiä, joten työntekijöiden hyvinvoinnin johtamisen taidot korostuvat. Tunneäly ja empatiakyky ovat edelleen merkityksellisiä taitoja.
Jatkossa hybridityö tulee valtaamaan arkeamme, joten koronan aikaan opitut asiat eivät katoa. Esihenkilöiden tulee jatkossakin osata johtaa tiimiläisiä, joista osa on kotona ja osa toimistolla. On supertärkeää, että isoa kuvaa ja suuntaa tulevaisuuteen osataan viestiä tarpeeksi kirkkaasti ja selkeästi. Merkityksellisyyden tunne syntyy siitä, pystyykö oman työnsä jäljen linkittämään yrityksen liiketoimintaan ja menestykseen.
Covidin tuomista muutoksista huolimatta myös perusjutut pitävät edelleen pintansa. Esihenkilön tärkein tehtävä on tukea työntekijöiden kasvua. Ihmisten johtamisessa on lopulta kuitenkin kyse kohtaamisista, ihmissuhteista, luottamuksesta ja lukuisista pienistä asioista, joiden avulla saadaan aikaan suuria muutoksia. Kun työntekijöiden ja esihenkilöiden välinen luottamus on kunnossa, vaikeistakin asioista selvitään helpommin.
Lopuksi vielä yksi mittari, jolla voit arvioida ihmisten johtamisen onnistumista: siinä vaiheessa, kun yritys alkaa saada yhteydenottoja työnhakijoilta, jotka haluavat yritykseen töihin roolista riippumatta, voit olla varma, että esihenkilötyössä on onnistuttu.
Kaipaatko lisää työkaluja ihmisten johtamiseen? Lue miten työajanseuranta kannattaa rakentaa asiantuntijaorganisaatioon, ja millaista tietoa siitä saat.
Lataa opas työajanseurannasta
