Tärkeintä on, että ainakin kaikki elintärkeä toimisi.
”Jokaisella hyvinvointialueella olisi hyvä miettiä muutostöiden prioriteettijärjestystä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Vastaavasti, olisiko jotain vähemmän tärkeää, jonka toteuttaminen voi jäädä ensi vuoteen?”, Visma Publicin SOTE Program Manager Susanna Lehto sanoo.
Henkilötietojen on säilyttävä ehjinä konversiossa
Yksi kriittisimmistä elementeistä on työntekijöiden henkilötiedot sekä niiden onnistunut siirto ja muokkaus eli konversio vanhojen ja uusien järjestelmien välillä. ”Henkilötiedot on saatava ajoissa vanhan järjestelmän toimittajalta. Aikataulujen asettaminen vaatii usein keskusteluja monien eri osapuolien kanssa hyvissä ajoin”, Lehto muistuttaa.
Siirron epäonnistuminen saattaisi pahimmillaan jopa vaarantaa potilasturvallisuuden, jos sairaalahenkilökunnan luvitustiedot eivät säily konversiossa oikeellisina. Mitä tapahtuisi, jos lääkekaapit tai ovet eivät enää aukea työntekijöille?
Konversiot on tehtävä jo hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta, mutta henkilötietoihin voi tulla muutoksia minä päivänä tahansa. Konversion ja uusien hyvinvointialueiden aloittamisen väliin jää väistämättä ajanjakso, jonka aikana tapahtuvat muutokset henkilötietoihin on vietävä uuteen järjestelmään manuaalisesti.
”Henkilötietojen muutoksenhallinta on sovittava tarkasti ja hyvissä ajoin. Kuka tekee muutoksia, miten ja mihin”, Lehto toteaa.
Työntekijä on palkkansa ansainnut ensi vuonnakin
Henkilöstön kannalta kriittistä on tietysti palkanmaksun tapahtuminen oikein ja ajallaan. Henkilötiedot ovat avainasemassa.
Yksi vastuukysymyksistä, joita henkilötietoja luovuttavien organisaatioiden ja hyvinvointialueiden täytyy keskenään ajoissa sopia, on kuluvaan vuoteen liittyvien palkkojen maksamisesta huolehtiminen.
”Tämä voi kuulostaa helpolta, mutta esimerkiksi kaikkien 31.12.2022 asti kertyneiden lisien maksaminen on vain koordinoitava ajoissa. Voiko esimerkiksi sopia, että tämänhetkinen organisaatio maksaa kaiken kuluvaan vuoteen liittyvän, vai ottaako hyvinvointialue vastuun kontolleen”, Lehto sanoo.
Samanlaista pohdintaa on tehtävä myös taloushallinnossa. Kuluvan vuoden tilinpäätökset tehdään ensi vuoden alussa. Tämän huomiointi ja vastuut on mietittävä valmiiksi.
Integraatiot selville ja äkkiä
Susanna Lehto on mukana ohjausryhmissä niillä hyvinvointialueilla, jotka ovat Visma Publicin asiakkaita. Lisäksi hän pitää tiivistä yhteyttä suuriin palvelukeskuksiin. Hänen tuntumansa mukaan hyvinvointialueissa on suuria eroja sen suhteen, missä vaiheessa niiden järjestelmäprojektit ovat.
”Esimerkiksi järjestelmien väliset integraatiot voivat olla vielä joillain alueilla kartoittamatta”, Lehto sanoo.
Järjestelmätoimittaja ei välttämättä vielä tiedä, mihin kaikkiin osapuoliin liittymiä tarvitaan, ja missä vaiheessa keskustelut niiden toimittajien kanssa ovat. Lehto neuvookin kiirehtimään, jos tilanne on vielä auki.
Kaikki ei muutu – mahdollisuuksia parempiin prosesseihin
Kaikille hyvinvointialueiden riveihin siirtyville työntekijöille muutos ei tarkoita muutoksia käytettäviin järjestelmiin. Ne ovat voineet tulla tutuiksi jo nykyisessä organisaatiossa.
”Sitten on heitä, joille järjestelmä – tai jopa useampi – tulee uutena”, Lehto sanoo. Koulutustarpeen tunnistaminen ja kohdistaminen olisi syytä tehdä mahdollisimman hyvissä ajoin.
Opittavaa esimerkiksi uusien toiminnallisuuksien hyödyntämisestä voi olla niilläkin, jotka ovat järjestelmää jo aiemmin käyttäneet. Tällaiset puutteet voi paikallistaa käyttötapakartoituksella. Se osoittaa osa-alueet, joissa käyttäjällä on kehittämisen varaa.
Siirtymä uuteen organisaatioon on myös mainio tilaisuus virtaviivaistaa prosesseista vuosikymmenien pölyt.
”Kannattaa ehdottomasti tarkastella kriittisesti tämän hetken tekemisiä. Ajan mittaan ihmiset ovat tottuneet tekemään asioita tietyllä tavalla. Arvioimalla toimintamalleja kriittisesti voidaan tuoda sujuvuutta ja helpotusta asiantuntijoiden kiireiseen arkeen, ja näin maksimoida järjestelmien tarjoamat hyödyt”, Lehto sanoo.
Tuemme hyvinvointialueita muutoksessa. Ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii teille parhaiten!
