Huomioi alla olevat asiat ERP-ohjelmistoja vertailtaessa, jotta ohjelmiston käyttö sujuu alusta alkaen mahdollisimman hyvin ilman yllätyskustannuksia.
Järjestelmän integroitavuus muihin järjestelmiin
Hankittavien ohjelmistojen rajapinnat ja yhteensopivuus kannattaa tarkastaa jo valintavaiheessa, sillä järjestelmät eivät ole saaria vaan saaristoja, joiden välillä tulisi olla helppo kulkuyhteys. Kun järjestelmät puhuvat keskenään, tulevat kehitystyötkin ovat todennäköisesti kevyempiä toteuttaa.
Ota ohjelmistoa valitessa huomioon järjestelmien yhteensopivuus, jotta järjestelmä helpottaa työtä, eikä tuo sitä lisää. Esimerkiksi verkkosivulomakkeella lähetetyt tiedot tulisi kulkea suoraan CRM-järjestelmään, ei sähköpostin kautta manuaalisesti CRM:ään, joka kuitenkin on harmittavan yleistä.
Toimitusprojektin projektimalli
Ei ole yhdentekevää, millainen projektimalli ohjelmistoa kehittäessä otetaan käyttöön. Oletko täysin varma halutusta lopputuloksesta, vai voiko liiketoimintasi muuttua projektin varrella niin, että ohjelmistolta halutaankin eri asioita silloin, kun ohjelmiston olisi määrä olla valmis?
Perinteinen kehitysmalli on vesiputousmalli, jossa projektin päämäärä lyödään lukkoon projektin alussa, ja sen saavuttamiseksi työskennellään vaikuttavista tekijöistä huolimatta. Ketterät menetelmät ovat vaihtoehto perinteiselle vesiputousmallille, jossa kehitys tapahtuu sprinteissä, joiden aikana tarpeiden määrittely tapahtuu. Ketterissä projektimenetelmissä huomioidaan muuttuvat vaatimukset projektin aikana.
Ketterät menetelmät vaativat kuitenkin paljon aikaa liiketoiminnan edustajalta, sillä kehitys tapahtuu tiiviissä yhteistyössä ohjelmistokehittäjän kanssa, sillä koodari ei ole liiketoimintasi asiantuntija. Ketterät menetelmät priorisoivat jatkuvasti tehtävän työn ja tekemättä jätettävän työn välillä, jolloin asiakas maksaa vain tarpeellisesta työstä.
Mahdollista on myös valita ketterien menetelmien ja vesiputousmallin yhdistelmä, jossa otetaan huomioon menetelmien parhaat puolet ja asiakas tietää saavansa jonkin lopputuloksen.
Kokonaishinta
Huomioi toimitusprojektin realistinen kokonaishinta. Ohjelmiston kokonaishinta koostuu usein neljänlaisista kuluista, joten pelkkää toimittajan antamaa toimitusprojektin hintaa ei kannata tuijottaa. Toimitusprojektin lisäksi ohjelmiston kokonaishintaan kannattaa laskea omien resurssien kulut ja aina tulisikin muistaa, että mitä tiiviimmin omaa henkilökuntaa on sidottu projektiin, se on aina pois hänen omasta työstään.
Näiden lisäksi hintaa vertailtaessa tulisi ottaa huomioon ylläpito- ja kehityskulut. Ylläpitokulut voivat olla kiinteähintaisia tai käytön mukaan laskutettavia. Ylläpitokulut kannattaa laskea vähintään kolmen vuoden mukaan, sillä ohjelmisto voi olla edullinen toimittaa, mutta kätkeä taakseen kalliita ylläpito- ja kehityskuluja, joita ilman järjestelmällä ei tee mitään. Huomionarvoista on myös se, että lisenssimaksuihin voi tulla muutoksia.
Hintaa vertailtaessa kannattaa myös huomioida mahdolliset pienkehitystyön tarpeet. Vaikka ohjelmisto pyrittäisiinkin rakentamaan kerralla toimivaksi, jatkokehitys on useimmissa tapauksissa täysin relevanttia jo muutaman vuoden kuluttua järjestelmän käyttöönotosta.
Sopimus
Ohjelmistoja hankkiessa virheluulo on, että asiakkaalla ei olisi mahdollisuutta vaikuttaa sopimuksen sisältöön. Sopimus on syytä lukea huolella läpi, jotta ongelmatilanteilta ja ikäviltä lisälaskuilta vältytään. Sopimuksessa kannattaa kiinnittää tarkasti huomiota siihen, mitä hintaan kuuluu ja mikä on lisälaskutettavaa. Jos et asiakkaana ymmärrä sopimuksen määrittelyjä, kysy toimittajalta tarkennuksia sopimuksen sisältöön tai pyydä avuksesi kokenut hankintakonsultti, joka lukee sopimuksia viikoittain ja osaa kiinnittää huomiota tarvittaviin asioihin. Sopimuksen ehdot tulisi perustua IT2018 -sopimusehtoihin.
Kari Heikkilä
Kirjoittaja on Rubic HR Finlandin Managing Director.
Lue Karin aikaisemmat blogit:
Ymmärrä ekosysteemi hankittavan ohjelmiston ympärillä
Miten sitoutat henkilöstön ohjelmistoprojektiin?
Lue myös:
Opas: ERP-järjestelmän hankinta – näin onnistut varmasti
Opas: ERP järjestelmän vaihtajan opas ja äänikirja