Henkilöstöhallintoon tehokkuutta

Visman HR- konsulttina olen havainnut suuren tarpeen kokonaisvaltaiselle henkilötietojärjestelmälle.

Taloustaantuman aikaan varsinkin yrityksen henkilöstöosasto joutuu entistä kovemmalle, kun resursseja supistetaan ja silti odotetaan enemmän tehokkuutta. Monipuolinen henkilötietojärjestelmä ja sen myötä HR- prosessien tehostaminen vapauttavat aikaa rutiiniluonteisista töistä strategisesti tärkeämpiin töihin, joiden avulla voidaan vastata yrityksen tehokkuusvaatimuksiin.

HR- järjestelmällä lisäarvoa yritykselle
Henkilötietojärjestelmien kehitys viime vuosina on ollut huikeaa. Sen vuoksi olemme halunneet johdattaa myös asiakkaamme mukaan niiden hyödyntämiseen, tarjoamalla selainpohjaista henkilötietojärjestelmää. Henkilötietojärjestelmä on kustannustehokas vaihtoehto, kun kaikki henkilön työsuhteen elinkaareen liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta.

Henkilötietojärjestelmän sisältö kootaan asiakkaan tarpeiden mukaan, jolloin asiakas saa käyttöönsä selkeän ja kohdennetun järjestelmän. Näin toimimalla ei rasiteta asiakkaan järjestelmää tarpeettomilla lisäominaisuuksilla. Käyttöönoton yhteydessä voidaan määritellä myös muut ohjelmat, joiden halutaan olevan yhteydessä HR- järjestelmään. Yleensä etenkin palkkaohjelmaan luodaan tällainen linkitys, jonka avulla saadaan oikein järjestettyä ja luokiteltua numerotietoa, jota hallinnoidaan henkilötietojärjestelmän avulla.

Koko henkilöstö mukana järjestelmän ylläpidossa
Korostan, että helppokäyttöinen järjestelmä on oiva työkalu koko yritykselle, jossa kaikille työntekijöille luodaan oma käyttäjäprofiili. Heille annetaan käyttäjätunnukset, joilla he pääsevät katsomaan ja muokkaamaan omia tietojaan.

Esimiesportaalla on käytettävissään omaa tiimiään koskevat tiedot ja näin he saavat tuen operatiiviseen johtamiseen ja työkalun henkilöstöasioiden hoitamiseen. Johdolla on pääsy kaikkiin organisaatiota koskeviin tietoihin, joita voi hyödyntää liiketoiminnan johtamiseen strategian ja tavoitteiden saavuttamiseksi sekä pitkän aikavälin suunnitteluun.

Tehokkuutta myös osaamisen hallintaan
Henkilötietojärjestelmän avulla voidaan hallinnoida myös osaamista tehokkaasti. Raportointimalleja on monia, joista esimerkiksi verkkomallinen kaavio kertoo selkeästi tämän hetkisen henkilöstön osaamistason verrattuna vuoden 2011 tavoitteeseen. Osaamisen hallinnasta tulee näin systemaattista ja johto on tietoinen siitä, minkälaista osaamista yrityksen sisältä löytyy, jotta saadaan henkilöstön voimavarat käyttöön parhaimmalla tavalla. Lisäksi ollaan tietoisia osaamisen kehittämiskohteista, jolloin henkilötietojärjestelmää voidaan käyttää monipuolisesti myös resursointitarpeiden määrittelyyn sekä koulutussuunnittelun pohjana.

Osaamisen hallinnan myötä tämä henkilötietojärjestelmä tarjoaa todella kattavan työkalun tehostamaan koko yrityksen toimintaa ja etenkin HR- prosesseja.

Visman tarjoamalla henkilötietojärjestelmän avulla toteutettavia asioita ovat mm.

  • Reaaliaikainen henkilö- ja työsuhdetietojen sähköinen hallinta ja raportointi (mm. tietojen lisäys, aktivointi ja poisto, työsopimukset, sairauspoissaolot, työtodistukset)
  • Osaamiskartoitukset; nykytila sekä tavoitteet lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä
  • Tulokselliset kehitys- ja tavoitekeskustelut
  • Perehdyttämisohjelmat, koulutus- ja urasuunnittelu
  • Koulutuskalenteri, ilmoittautuminen ja palaute
  • Työhyvinvointikartoitukset ja kehittäminen
  • Esimiestyön 360°-arviot ja kehittäminen
  • Sertifikaattien, tutkintojen ja yms. hallinta
  • Rekrytointi ja sähköiset työnhakukaavakkeet (mm. hakijatietojen käsittely, luokittelu, hakutoiminnot, haastattelut)
  • Tukitoiminnot; massaviestintä, sähköpostimuistutukset ja liitetiedostojen säilytys


Elina Hietala
HR- konsultti

About

Connect with Jaana: