käyttäjäystävällinen matkalaskujärjestelmä

Matkalasku – pakkopullaa matkustajalle?

Matkalasku, tuo pieni pakollinen paha ennen rahojen kilahdusta omalle pankkitilille. Moni ajattelee näin matkalaskuja tehdessään. Mikä olikaan salasana, mistä piti painaa, missä järjestyksessä kirjata tiedot? Voiko siltikään olla varma, onko varmasti muistanut tehdä kaikki asiat oikein? Tällaistako matkalaskun teko oikeasti on? Toivottavasti ei.

Sähköisen työkalun, kuten matkalaskujärjestelmän, keskeisenä ideana pitäisi nimenomaisesti olla helppokäyttöisyys. Hyvä järjestelmä sisältää selkeät toiminnot, ja sen käyttö on sujuvaa sekä ennen kaikkea ripeää. Säästetty aika on säästettyä rahaa.

 

Helppo, aikaa ja hermoja säästävä matkalaskujärjestelmä – onko sellaista?

Oleellista on, että sen käyttöoikeudet on rajattu tarpeiden mukaan siten, ettei käyttäjän tarvitse nähdä mitään ylimääräistä, mikä ei hänen matkalaskujensa tekemiseen liity. Joissakin organisaatiossa hyödynnetään matkasuunnitelmia tai käytetään matkaennakkoja kun taas toinen organisaatio jopa samalta toimialalta saattaa toimia aivan toisin. On ensiarvoisen tärkeää, että prosessi on mahdollisimman selkeä, ja matkalaskun tekoa määrittävät ohjaustiedot on perustettu fiksusti myös matkustajan näkökulmasta. Esimerkkinä kululajit, jotka on nimetty matkalaskujärjestelmässä mahdollisimman yksiselitteisesti ja informatiivisesti.

Toinen keskeinen asia matkalaskujen teossa ja käsittelyssä on johdonmukaisuus. Vaikka ei olisi koskaan ennen käyttänyt kyseistä järjestelmää, saa heti käsityksen, mistä ja kuinka uutta matkalasku tehdään. On myös tärkeää, että järjestelmä ohjaa matkalaskun tekijää mahdollisimman paljon ja muistuttaa esimerkiksi puuttuvista kuiteista, ilmaisten aterioiden ilmoitusvelvollisuudesta tai vaikkapa liittää jo suoraan matkalaskulle samoille päivämäärille osuvia luottokorttiostoja. Se jos jokin on helppoutta.

Helppokäyttöiset toiminnot, selainkäyttöisyys sekä selkeä käyttöliittymä ovat avainasemassa, kun puhutaan hyvästä käyttäjäkokemuksesta. Kaikki elämää helpottavat lisätoiminnot korostuvat, kun halutaan tehostaa ja yksinkertaistaa kenties aiemmin hankalaksikin koettuja prosesseja. Helppokäyttöisyyden symboliksi otan mobiilisovelluksen, jolla voi muun muassa helposti kerätä kilometrikorvauksia painamalla puhelimesta nappia matkaan lähtiessä ja uudestaan perille päästyä. Sovellus jolla kilometrit, kellonajat ja etenkin osoitetiedot saadaan helposti lähetettyä suoraan ajopäiväkirjaan, on erinomainen esimerkki siitä kuinka sähköiset työkalut aidosti helpottavat elämää ja säästävät aikaa ja hermoja. Lisäksi kun puhelimella vielä nappaa kuvan kuitista, ei enää tarvitse muistaa minkä takin taskuun kuitti on jäänyt eikä sitä myöskään tarvitse lähteä enää sen kummemmin skannaamaan, koska myös kuitit on nykyisin mahdollista lähettää suoraan matkalaskulle mobiilisovelluksen kautta.

Hyvän sähköisen järjestelmän hyödyistä viimeinen hyötynäkökulma matkustajalle on tietenkin se, että omista tiedoista voi aina saada kattavan raportin; missä on matkustanut ja mistä saanut esimerkiksi päivärahaa. Missä vaiheessa tai kenellä aiemmin hyväksyttäväksi lähetetty matkalasku on tai vaikkapa vain se, että olihan varmasti muistanut ilmoittaa uuden tilinumeronsa järjestelmän pääkäyttäjälle matkalaskujen maksua varten. Kaikki perustiedot sekä vanhojen matkalaskujen historiatiedot ovat siis tallella ja helposti saatavilla. Loppujen lopuksi toimiva ja nykyaikainen matkalaskujärjestelmä on aidosti käyttäjää helpottava työkalu, jolla pakkopulla on mahdollista muuttaa herkkuviineriksi… tai ainakin edes ihan kivaksi kahvikeksiksi.

 

mikko joki-korpelaMikko Joki-Korpela
Sales Executive
Visma Enterprise Oy

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: