Heikko suhdanne on hyvä kannustin harkitulle kehittämiselle

Miten yritykset toimivat taloudellisen laskusuhdanteen aikana tai tilanteessa, kun resurssit syystä tai toisesta ovat tiukalla?  Syyt niukkuuteen voivat olla joko ulkoisia tai sisäisiä: kysynnän lasku toimialalla, uuden kilpailija tulo markkinoille, yritysjärjestely, kannattavuuden turvaaminen, lainsäädännön ja sääntelyn muutos tms.

Viime vuodet ovat olleet jatkuvan epävarmuuden aikaa, huonoja talousennusteita on julkaistu jopa kyllästymiseen saakka. Välillä on näkynyt valopilkahduksia ja orastavaa kehitystä, mutta usein ne ovat jääneet taantumaviestin jalkoihin. Reaalitaloudessa ei kuitenkaan kaikilla toimialoilla ole tapahtunut suurta muutosta, joillain aloilla laajempi toimialan kehitystrendi on ollut vahvempi kuin suhdannemuutos ja joillain aloilla taantuma on jopa aikaansaanut laajempia muutoksia ja synnyttänyt kokonaan uusia liiketoimintamalleja.

Heikko taloudellinen suhdanne tarjoaa myös mahdollisuuksia, monet ovat sitä mieltä että taantuman aikana markkinaosuudet muuttuvat enemmän kuin kasvun aikana. Uskon itsekin tähän. Ne yritykset, jotka pysyvät aktiivisina ja kehittävät toimintaansa, ovat suhdanteen kääntyessä paljon paremmassa asemassa kuin passivoituneet kilpailijansa.

Kehittyvä organisaatio ei jää jalkoihin

Toiminnan kehittäminen on useimmiten tavalla tai toisella kytköksissä tietotekniikkaan sen mahdollistamiin uusiin liiketoimintamalleihin ja prosesseihin. En tarkoita, että yritysjohdon pitäisi olla tietotekniikan ammattilaisia, mutta johdon on ymmärrettävä, mitä uusia mahdollisuuksia kehittyvä teknologia ylätasolla tarjoaa. Tietotekniikan kehitys on liian tärkeää jätettäväksi tietotekniikka-ammattilaisille. Työtä tehdään aina enemmän tai vähemmän välineen ehdoin, pokasahalla ja kirveellä tulee vähemmän klapeja kuin moottorisahalla ja halkaisukoneella, vaikka kuinka paljon huhkisi. Kun välineet kehittyvät nopealla tahdilla, on uudistuksia tehtävä, jotta pysyy kilpailijoihin nähden edes paikallaan.

Suuret kokonaisjärjestelmäuudistukset ovat ymmärrettävästi näinä aikoina johtoryhmissä ja hallituksissa suurennuslasin alla. Niukkoja resursseja tulisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti ja suuri uudistus vie paljon voimavaroja prosessien uudelleenmiettimiseen ja joukkueen kouluttamiseen uusiin prosesseihin ja välineisiin. Karkeana nyrkkisääntönä voi sanoa, että yrityksen oma henkilöstö tekee toiminnanohjausprojektissa kolminkertaisen työmäärän toimittajan palveluihin verrattuna. Vääjäämättä tehokkuus myös laskee joksikin aikaa ennen kuin hyötyjä uusista prosesseista päästään ulosmittaamaan. Ja entäpä jos matkalla tulee odottamattomia haasteita joko sisäisistä tai ulkoisista syistä? Asioita ei saada ratkaistua suunnitellussa aikataulussa tai avainhenkilöt ovat syystä tai toisesta odottamatta poissa pelistä. Nämä uhkakuvat tekevät helpoksi päätöksen siirtämisen myöhempään ajankohtaan.

Kehittymiseen voi ottaa myös toisen näkökulman, edetä pienin askelin ja parantaa prosesseja hallitusti prosessi kerrallaan. Tehdään investointeja, joille voidaan laskea selkeä nopea takaisinmaksuaika. Hankkeita, joihin sitoutuu yrityksessä pienen joukon työpanos ja henkilöstö voidaan nopeasti kouluttaa uuteen toimintatapaan. Uusi teknologia mahdollistaa automaation kasvattamisen ilman suuria investointeja. Esimerkkejä tällaisista prosesseista ovat esimerkiksi laskuautomaatio, sekä lähtevien että saapuvien laskujen digitalisointi. Rahan kierto nopeutuu, perintä voidaan automatisoida ja ostojen kontrolli sekä niihin liittyvä kassavirtojen hallinta saadaan uudelle tasolle. Toisena esimerkkinä on työtapahtumien kerääminen kentältä, sieltä missä työ tehdään ja tieto suoritteista on paras. Vältetään lappusien lähettäminen ”hallintoon”, jossa tiedot syötetään järjestelmiin. Tieto ei manuaalisessa uudelleenkäsittelyssä ainakaan parane ja aikaa kuluu varmasti enemmän. Tutkimusten mukaan esim. asiakkailta laskutettavien tuntien osuus pienenee, mitä pidempi aika työsuoritteesta kuluu tuntien kirjaamiseen.

Muita hallittavia osaprosesseja ovat esimerkiksi matka- ja kululaskujen sähköinen hallinta. Se parantaa sekä työtyytyväisyyttä että pudottaa hallinnon käsittelyajan murto-osaan. Vastaavia pienin investoinnein nopeita hyötyjä tuovia prosessiuudistuksia on monia, edellisten lisäksi esim. raportoinnista, asiakkuuden hallinnasta tai palkkahallinnon sähköistämisestä on mahdollista löytää kehittämiskohteita, joiden investoinnit ovat pieniä ja takaisinmaksuaika lyhyt.

Laskusuhdanteen aikana ei pidä jäädä tuleen makaamaan. Olemme rallikansaa ja tiedämme, että kun tiellä on mutkia, on tärkeintä tulla mutkasta ulos mahdollisimman hyvällä vauhdilla, jotta suoran taas auetessa, matka taittuu kilpailijoita nopeammin. Sarja hallittuja, pienempiä kehittämisprojekteja johtaa kokonaisuudessaan tehokkaampaan toimintaan, vaikka yksittäinen hanke ei ehkä maata mullistakaan. Kehittämishankkeet pitää valikoida selkeiden taloudellisten faktojen perusteella eikä hurahtaa uusiin asioihin sen vuoksi, että markkinaennusteiden käyrät osoittavat kattoon.

Juha Mäntylä

 

Juha Mäntylä

Toimitusjohtaja
Visma Software Oy

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: