Sähköinen taloushallinto, sähköinen palkkalaskelma, sähköinen kuittienhallinta. Sähköisyyttä ovista ja ikkunoista, mutta mitä sillä loppujen lopuksi tarkoitetaan? Suoraviivainen vastaus on, että tieto ei enää liiku paperilla, vaan verkossa. Tämä vastaus ei kuitenkaan usein ole se, mitä vaikkapa me ohjelmistotoimijat tarkoitamme ja tavoittelemme, kun puhumme sähköisyydestä. Sähköisyydellä haluamme kirjanpitäjän arkeen jotain paljon tärkeämpää – tehokkuutta. Samaa lopputulosta pienemmällä vaivalla.
Tehokkuutta ei siis ole se, että samat vaiheet, jotka ennen tehtiin paperilla, tehdään nyt tietokoneella – vaikka nämäkin ratkaisut ovat sähköisiä. Kun pohditaan esimerkiksi kuitin matkaa kassakoneesta kirjanpitoon, on olemassa sähköisiä ratkaisuja, jotka eivät merkittävästi vähennä kirjanpitäjän tai tilitoimiston asiakkaan vaivaa. Verrataan hieman karrikoidusti kolmea tilannetta:
| Perinteinen | ”Sähköinen” | Tehokas |
| 1. Asiakas saa kuitin kaupasta. | 1. Asiakas saa kuitin kaupasta. | 1. Asiakas saa kuitin kaupasta. |
| 2. Asiakas kuljettaa kuitin tilitoimistoon. | 2. Asiakas ottaa kuitista kuvan. | 2. Asiakas ottaa kuitista kuvan Visma Scannerilla ja painaa ”lähetä”. |
| 3. Kirjanpitäjä vastaanottaa ja tarkistaa kuitin. | 3. Kirjanpitäjä vastaanottaa ja tarkistaa kuitin. | 3. Kuitti tietoineen siirtyy automaattisesti kirjanpitäjälle Fivaldiin, ilman tarvetta syöttää tositteen tietoja. |
| 4. Kirjanpitäjä syöttää kuitin tiedot kirjanpitoon. | 4. Kirjanpitäjä syöttää kuitin tiedot kirjanpitoon. | 4. Kirjanpitäjä tarkastaa ja hyväksyy kuitin, jolloin kuitin kuva siirtyy automaattisesti Fivaldin sähköiseen arkistoon. |
| 5. Kirjanpitäjä arkistoi kuitin mappiin. | 5. Kirjanpitäjä liittää halutessaan kuitin. |
Yllä olevista tilanteista sähköisessä säästetään asiakkaan kävelyaskeleita, mutta ei sinun, kirjanpitäjän, työvaiheita. Usein eteen tulee monelle tuttu tilanne, jossa kuitteja tulee joka tuutista, esimerkiksi WhatsAppilla, sähköpostilla ja paperisena, joten työpäivä pirstaloituu eri kanavia päivystäessä.
Vastauksena tähän ongelmaan olemme julkaisseet Visma Fivaldin kanssa yhteensopivan kuittisovelluksen, Visma Scannerin. Kirjanpitäjänä työsi nopeutuu merkittävästi, kun yksi työvaihe poistuu täysin – pikkukuitteja ei enää tarvitse manuaalisesti syöttää ohjelmistoon, sillä kuitin tiedot siirtyvät asiakkailtasi suoraan Fivaldin Kuittienhallintaan.
Kuittisovellus osaa tunnistaa kuitista automaattisesti tietoja, kuten päivämäärän ja kokonaissumman, ja täyttää ne valmiiksi. Kun asiakas kuvaa kuitit heti kulun synnyttyä, siirtyvät ne suoraan suoraan Fivaldiin – eli ei enää kadonneiden kuittien metsästystä!
Sinun aikaasi säästyy merkittävästi, mutta Scanneria on helppo suositella myös asiakkaillesi. Sovellus on suoraviivainen ja nopea käyttää, joten myös asiakkaidesi arki helpottuu. Kirjanpidon raportitkin antavat ajankohtaisemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, kun kulut kirjataan reaaliaikaisesti.
Tutustu paremmin kuittisovellukseen ja -hallintaan täältä.
Lue myös: Fivaldin Tilinpäätös 2022 – Mitä ensi vuosi tuo tullessaan?
