Kirjanpitäjä, talousosasto ja HR näkevät toisinaan samaa painajaista, sellaista jo hiukan historialta tuoksahtavaa. Siinä heidän luokseen jonottaa katkeamaton virta ihmisiä kululaskujensa kanssa. Tositteiksi on lisätty kuitteja kampaviinerihillolla ja konerasvalla päällystettynä. Edistyneemmät skannailevat kuittejaan – kun askartelutaitoja riittää, samalle arkille voi liittää jopa 48 kuittia! Assistentti paikannetaan kuittimerestä sitomalla häneen turvanaru.
Herätys! On vuosi 2021. Näitä painajaisia ei tarvitsisi enää katsoa.
Miten eKuitti helpottaa yritysten arkea?
Kuittirumbaan väsähtäneille työntekijöille ja toimihenkilöille on jo vuosia sitten kehitetty apu älypuhelimiin ladattavan sovelluksen muodossa. Sen sijaan, että kuitti rypistyy taskussa, voi siitä näpsästä ostotilanteessa kuvan ja liittää selitteineen laskutukseen. Näin siitä tulee eKuitti. Esimerkiksi Visman M2-sovelluksella tehtiin yli 2.2 miljoonaa laskua vuoden 2019 aikana.
Kun kuitit kuvataan ja käsitellään heti tuoreeltaan, ne eivät päädy pyörimään lompakkoon tai pahimmassa tapauksessa taskun pohjalle, josta niitä kaivellaan talousosaston toistuvien muistutusten jälkeen tulkittaviksi. Myös muistelemista on vähemmän, kun homma hoidetaan heti pois käsistä: viikkojen tai kuukausien päästä voi olla haastavaa kaivella mielen syövereistä selitettä maksulle. M2-sovelluksessa manuaalisen työn – ja samalla inhimillisten virheiden – määrä on minimoitu.
M2 tukee jo rikastetulla datalla varustetun luottokorttiaineiston käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että ostotapahtuma sisältää jo itsessään kaiken kirjanpitoon tarvittavan tiedon, eikä mitään tarvitse skannailla tai liittää mukaan. M2 Mobiililla on myös näppärää kuvata ja lähettää kuitit liitteiksi kulu- ja matkalaskuihin.
Kiitosta M2-sovellus onkin saanut korkean automaatioasteensa lisäksi juuri helppokäyttöisyydestään. Moni oppii sen käytön intuitiivisesti, mutta olemme myös varmistaneet tehokkaan oppimisen verkkokoulutuksen avulla.
Tulossa vieläkin isompi mullistus: eKuitti automatisoi kuittitietojen siirron
Valtiollisen eKuitti-hankkeen yhtenä tavoitteena on poistaa kuitteihin liittyvä käsityö kokonaan vuoteen 2025 mennessä. EKuitti kuuluu Teknologiateollisuuden RTECO-hankekokonaisuuteen, jossa eri alojen toimijat ovat vuodesta 2017 kokoontuneet yhteen rakentamaan reaaliaikatalouden ekosysteemiä. Hankkeen tavoitteena on muun muassa luoda standardit ja löytää parhaat ratkaisut sähköisen datan liikutteluun eri toimijoiden järjestelmien välillä.
Yrityksen kuittirumbasta eKuitti tekee lopun. Sähköisen kuitin rikastettu data ui eKuitti-järjestelmässä aina automaattisesti suoraan tilitapahtuman luo ilman kuvien näpsäyttämistä tai tietojen manuaalista käsittelyä.
Lue lisää aiheesta täällä: Paperittomat kuitit säästävät yrityksiltä noin 800 miljoonaa euroa vuodessa
Maksutapahtuman kyljessä siis kulkee reaaliaikaisena ja tarvittaessa muulla informaatiolla täydennettynä tieto siitä, mitä on ostettu. Jos selite tarvitaan, se voidaan lisätä mukaan. Joissakin tapauksissa myös selite saadaan automaattisena.
Mitä hyötyä eKuitista on talousosastolle ja HR:lle:
- Kuitteja ja kululaskuja ei tarvitse metsästää eikä odotella.
- Kadonneet, rypistetyt, tahmeat ja väärin skannatut kuitit jäävät lopullisesti historiaan.
- Manuaalisten kirjanpitotehtävien määrä hupenee olemattomiin, eikä kuitteja tarvitse enää kohdistaa kululle erikseen.
- Inhimillisiä kirjausvirheitä ei tule.
- eKuitti mahdollistaa kuittidatan laajemman hyödyntämisen esimerkiksi hiilijalanjälkeä laskettaessa
Mitä hyötyä eKuitista on työntekijälle:
- Kulukorvauksien saaminen ei edellytä aloitteellisuutta. Niitä ei kerätä, ei säilötä, ei skannata, ei edes kuvata eikä liitetä käsin järjestelmään.
- Toimintamuutos rakennetaan suoraan järjestelmään, joten opeteltavaksi ei tule kahdeksatta uutta alustaa samalle vuodelle.
- Kuittirullan loppuminen tai laadultaan surkea kuittiprintti eivät aiheuta paniikkia.
M2-kuluhallintasovelluksella yritykset ovat saaneet aikaiseksi valtavia säästöjä. Tulevaisuudessa eKuitti automatisoi kuluhallinnan ja matkalaskut inhimillisten virheiden ja viiveiden ulottumattomiin. Ja kas, kuittirumba voidaan vaihtaa johonkin vähemmän paperinmakuiseen tanssiin. Suosittelen esimerkiksi valssia tai sambaa.
Miksi Suomen vihatuinta tanssia, kuittirumbaa, yhä tanssitaan?
Kukaan ei ole vielä väittänyt pitävänsä kuittirumbasta.
Kuittien kerääminen, säilöminen ja eteenpäin toimittaminen tuntuvat työntekijästä vaivalloisilta. Joku tarvitsee skannaamiseen it-tuen rauhoittavaa läsnäoloa. Toinen kerää kuitteja vuoreksi, jonka koko on suorassa suhteessa ahdistukseen ja lykkäämistarpeeseen. Kolmas ei ahdistu, vaan toimittaa rehvakkaasti kuittinsa rapisevassa hedelmäpussissa. Silloin joku muu ahdistuu.
Kuittien vastaanottaja näkee työntekijään nähden moninkertaisesti vaivaa saadakseen kuitit kirjanpitoon selkeässä muodossa. Kuitti- ja kululaskurumbaan uppoaa valtava määrä työtunteja aivan turhaan. Aika ja raha joka tähän sijoitetaan, voitaisiin käyttää tuottaviin investointeihin – tai vaikkapa uuden työvoiman palkkaamiseen.
Silti joissakin yrityksissä rumba jatkuu. Suurimmiksi syiksi epäilen vain muutoksen pelkoa ja turvallisilta tuntuviin vanhoihin käytäntöihin takertumista. Mikäli mobiilisovelluksen helppokäyttöisyyttä ei ole päässyt vielä omakohtaisesti kokemaan, ei mieli välttämättä riitä kuvittamaan sen näppäryyttä.
Toisaalta voi olla, että muovipussiarkistointiin tottuneelle uusi systeemi todella näyttäytyy vaivalloisempana, kuittisovelluksessa kun toistaiseksi vielä otetaan kuitista kuva muovipussiin työntämisen sijaan. Muutosvastarintaisemmallekin hyödyt yleensä hahmottuvat, kun hänelle esitellään vastaanottajapuolen työtunteja tai ostetun kirjanpitopalvelun kuluja.
Haluatko tietää lisää?
Lue lisää eKuitista täältä tai varaa alta oma demoaikasi!
