Sote-uudistuksen myötä uusien hyvinvointialueiden vastuulle tulee huima määrä julkisia palveluita, esimerkiksi perusterveydenhuolto, erikoissairaanhoito, sairaalapalvelut, mielenterveyspalvelut, lastensuojelu sekä kotihoito. Palveluiden lisäksi hyvinvointialueille siirtyy suuri joukko työntekijöitä. Hallinnollisesti uudistus aiheuttaa valtavasti työtä, kun työntekijät kaikkine esimerkiksi palkkoja ja erityisosaamista koskevine tietoineen siirretään uuden työnantajan alle.
Uudistuksen vaatimien muutosten toteuttaminen ilman hallinnollisia häiriöitä on ensiarvoisen tärkeää – ja sen vuoksi palkka-, henkilöstö- ja taloushallinto tarvitsevat tuekseen luotettavia ohjelmistoja.
“Hallinnon ohjelmistot ovat usein iäkkäitä, ja esimerkiksi palkkahallinnon puolella järjestelmiä ei ole vaihdettu tai kilpailutettu pahimmillaan vuosikymmeniin. Sen lisäksi, että ohjelmistot ovat vanhoja, niitä ei välttämättä osata hyödyntää tarpeeksi. Jos hallintoon saataisiin nykyaikaisia, automatisoituja ja digitaalisia ohjelmistoja, niin se vapauttaisi lisää resursseja hoitotyöhön”, kertoo Visma Publicin liiketoiminnan kehityksen johtaja Marita Tolvanen.
Hyödynnetäänkö ohjelmistoja tarpeeksi sote-hallinnossa?
Kuntien, sairaanhoitopiirien ja muiden sosiaali- ja terveysalan toimijoiden täytyy pitää huolta toimintansa taloudellisuudesta ja vaikuttavuudesta, ennakoida tulevaisuuden haasteita ja varautua niihin – sekä tuottaa tietoa niin hallinnon kuin päätöksenteonkin tueksi. Tässä työssä tärkeässä roolissa ovat työvälineet, joiden avulla toiminnan tuloksellisuutta on mahdollista arvioida, joilla palkat voidaan laskea ja joilla pystytään ylläpitämään henkilöstö- ja työsuhdetietoja.
Visma Publicin tuoreen raportin mukaan jopa 63 prosenttia kyselyyn vastanneista oli sitä mieltä, että heidän työnsä on huomattavasti sujuvampaa ja nopeampaa heidän käyttämiensä ohjelmistojen ansiosta. Kuitenkin vain noin neljä kymmenestä vastaajasta koki, että heidän työpaikallaan hyödynnetään hankittuja ohjelmistoja laajasti.
“Työaika on arvokasta jokaisessa organisaatiossa ja siksi hallinnon järjestelmiä sekä työprosesseja tulisi tarkastella kriittisesti säännöllisin väliajoin. Erilaiset hallinnon ohjelmistot ovat osa jokaisen työntekijän arkea: on matkalaskuja, työaikakirjausta, lomia ja poissaolojen merkintöjä. Kaikkia ohjelmia ei kuitenkaan käytetä päivittäin ja pahimmassa tapauksessa kaikille toimille on oma erillinen järjestelmänsä, eikä yhtäläistä käyttöliittymää ole. Voi miettiä, onko tämä resurssien kannalta järkevää”, Tolvanen pohtii.
Raportin mukaan suurin osa vastanneista kertoi ohjelmistojen sujuvoittavan heidän työtään, mutta vain vajaa puolet ilmaisi tyytyväisyytensä käyttämiinsä ohjelmistoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelmistojen laadussa ja käytettävyydessä on yhä kehitettävää.
Toimivat ohjelmistot tukevat niin arjessa kuin muutoksenkin keskellä
Uudistuksen astuttua voimaan sote-hallinnon tulee muun muassa tuottaa tietoa talousvaikutuksista sekä tarjota välineitä toimintakustannusten analysointiin. Arjen pyörittäminen puolestaan tarvitsee tuekseen ohjelmistoja, jotka auttavat rutiinien kanssa ja estävät turhat virheet. Toimivat talous- ja HR-ohjelmistot ovatkin merkittävässä osassa toimivassa sosiaali- ja terveyshuollossa. Mutta millainen on hyvä ohjelmisto?
“Tärkein osa ohjelmistojen käyttökokemusta on niiden intuitiivisuus, helppokäyttöisyys ja selkeä käyttöliittymä. Työntekijät joutuvat avaamaan päivän aikana useita ohjelmistoja, ja jos jokainen on erilainen niin ulkonäöltään kuin toimintatavaltaan, ei se ainakaan tehosta työtä. Näiden lisäksi on tietenkin tärkeää, että ohjelmiston käyttöön on tarjolla tukea ja koulutusta”, Tolvanen kertoo.
Tolvasen mukaan hallinnon tehtävä uudistuksessa on tukea muutoksessa ja huolehtia siitä, että taustalla pyörivät prosessit ovat kunnossa. Silloin henkilöstö voi keskittyä tuottamaan laadukkaita palveluja uudistuneessa sote-rakenteessa. Hallinnon työkalut ja niiden toimivuus ovat siis olennainen osa niin uudistusta kuin uutta arkeakin.
Visma Public haluaa auttaa hyvinvointialueita onnistumaan henkilöstön siirtämisessä ja vastaanottamisessa, perehdyttämisessä sekä osaamisen kehittämisessä murroksen keskellä, turvaten hallinnon sujuvuuden valmisteluista toteutukseen asti. Lataa Visma Publicin tuore raportti talous- ja HR-ohjelmistojen vaikutuksesta sote-hallinnon ammattilaisten arkeen!
